Как к нам пришла идея разработать собственного телеграм-бота
Не так давно мы переехали на коробочную версию Битрикс24. Теперь все наши задачи по клиентам фиксируются в полном объеме с указанием ответственного сотрудника и крайнего срока выполнения.
Следующем этапом мы задумались. Как можно автоматизировать некоторые рутинные задачи? Например, сбор первичной документации, подготовка закрывающих документов по запросу клиента, выставление счетов и т.д.
Сейчас многим нашим клиентам удобно отправлять первичку в электронном виде. Это делается и в чаты, и на эл. почту. Откуда только мы ее не собираем 😉.
Однако это занимало много времени. Файлы приходится брать из разных источников и перекладывать в файловое хранилище выделенное под проект. Где они уже разбираются бухгалтером.
Так же было замечено, что некоторые поручения от клиентов фиксируются в CRM с задержкой. Что приводит к увеличению срока выполнения 🤔.
Вопрос принятия этих поручений тоже стоял остро. Время на это тратится много. Хорошо бы было дать возможность клиентам отправлять их через понятный и привычный интерфейс. Заранее уточняя вводные данные, например, контрагентов, суммы, даты.
Резюмирая все эти наблюдения. Мы решили попробовать разработать телеграм-бота. Я уже видел несколько удачных кейсов автоматизации в телеграм и решил применить кое-какие из них на бухгалтерском аутсорсе.
Разработка бота заняла чуть меньше месяца в достаточно свободном графике при выделенном бюджете 12 тыс. рублей.
Сейчас наш бот проходит финальное тестирование. Мы уже готовим его к подключению в первые проекты клиентов.
Чему мы научили нашего телеграм-бота
Бот, которого мы назвали "Скрепка". Уже умеет:
- Принимать запрос на консультацию. Он получает текстовое сообщение от клиента. Фиксирует его в CRM, ставит ответственного и назначает крайний срок выполнения. Теперь клиенту не нужно звонить. Он может сделать это в мессенджере и быть уверенным, что его запрос принят в полном объеме.
- Ставить задачи на подготовку документов. Счетов, накладных, актов, актов сверки. Он уточняет тип документа, фиксирует комментарий и закрепляет отправленные поясняющие файлы к задаче.
- Делать платежки. Уточнять сумму, контрагента и т.д. Также спрашивать, где клиенту удобно получить подготовленный документ.
- Собирать первичную документацию. Это просто гора с наших плеч. Все файлы размещаются в специальной папке в едином хранилище. Бухгалтеру остается только заглядывать туда и "разбирать".
Учитывая наши вложения, бот получился классный. Мы еще не наделили его остроумным юмором. Но думаю, если большинство наших клиентов перейдут на него. Мы обязательно наградим "Cпрепку" самыми классными бухгалтерскими анекдотами 😇.
Думаю через пару месяце я поделюсь итогами нашего эксперимента в очередной записи в ежедневнике команды ЭтиНалоги. Всем пока!
Щербаков Виктор
Специалист компании ЭтиНалоги