Снабжение крупного промышленного холдинга — это попытка усидеть сразу на нескольких стульях, поскольку участники производственного процесса ожидают разного «эффекта».
Производственники хотят непрерывности поставок, при этом сырье и материалы им «нужны были еще вчера». Акционеры требуют полной прозрачности процесса. Руководителям нужна исчерпывающая информация о сделках и поставщиках, чтобы выбирать в партнеры благонадежные компании с привлекательными условиями.
За последние несколько лет случилось уже несколько крупных разрывов мировых цепочек поставщиков. Локдауны на уровне стран, геополитическая ситуация в мире и другие факторы приводят к выпадению «звеньев». Компании, которые сильно зависят от поставок (производственные и строительные предприятия) должны быстро реагировать на потерю части поставщиков.
Ситуация усложняется пропорционально размеру организации и объемам ее производственных мощностей.
Как одновременно решить все эти задачи?
Ответ есть у группы компаний «Акрон» — одного из крупнейших мировых производителей минеральных удобрений. Мы расскажем, как производственный гигант повысил эффективность своего процесса снабжения.
Что мешает быстро закупать нужный товар
Производственная или строительная компания всегда имеет критический срок поставки. Любые задержки — это простои и убытки. Посмотрим на факторы, которые могут негативно влиять на непрерывность производственного процесса.
Первый фактор — долгие согласования внутренних служб, в результате чего продукция не попадает вовремя к потребителю.
Менеджер по закупкам, как правило, взаимодействует с партнерами компании по электронной почте. Для сбора предложений по поставкам он, чаще всего, задействует наработанную базу. Если ее не хватает — прибегает к поиску в интернете.
Как только закупщик собирает нужное количество предложений, он готовит на их основе отчет для технического эксперта. На этом этапе часть предложений отпадает, часть — требует уточнений. Менеджер может возвращаться к поставщикам за нужной информацией и дорабатывать отчет несколько раз.
Когда предложения удовлетворят технического эксперта, закупщик сделает конкурентную карту и вынесет ее на комиссию. На этом шаге его могут попросить исключить каких-то поставщиков или предложить еще варианты. Зачастую, специалист «уходит на второй круг»… И снова начинает искать поставщиков в интернете.
Второй фактор — отсутствие обратной связи между потребителем и снабженцем.
К моменту, когда закупленные товары прибудут на склад, может оказаться, что они уже не актуальны для внутреннего потребителя. В результате отдел заказчика не только не решит поставленную перед ним производственную задачу, но и получит новую проблему — как избавиться от ненужной продукции, чтобы освободить склад и «разморозить» деньги.
«Кандидаты» на автоматизацию в процессе закупок
Группа компаний «Акрон» имела схожие процедуры закупок. Первым шагом к оптимизации стал анализ процесса.
Что можно сделать, чтобы работа отдела снабжения стала эффективнее:
- Устранить избыточные или дублирующие этапы согласований.
- Установить сроки на согласования.
- Обеспечить специалистов, принимающих участие в закупочном процессе, необходимой информацией о поставщиках и их предложениях, истории сделок.
- Отслеживать потребность внутреннего заказчика на товар на всех этапах закупочной деятельности.
«Акрон» внедрил ИТ-решение для автоматизации закупок на базе продукта Naumen SRM. Это позволило перенести все процессы, связанные со снабжением производств, в единую ИТ-среду.
Что изменилось в процессе после внедрения Naumen SRM?
- Каждый участник закупочного процесса видит данные о предложении и поставщике, как только их внесли в систему. Это существенно ускоряет время на оценку и согласование.
- Процедуру согласования параметров закупки перенесли в ИТ-решение. Таким образом компания минимизировала время на определение критериев к предложениям поставщиков.
- Менеджер по закупкам обладает детальной информацией о поставщиках и прошлых сделках. У него появился доступ к номенклатуре лотов, базе поставщиков в привязке к видам поставляемой продукции, данным предыдущих поставок по всем предприятиям холдинга. В результате закупщик быстрее и эффективнее составляет списки потенциальных партнеров и реже вынужден дополнительно собирать предложения.
- В системе реализована процедура экспертизы коммерческих предложений. Технический специалист получает доступ к данным предложений поставщиков в едином формате и сопоставляет исходные требования к продукции с содержанием предложений, после чего выносит заключения в разрезе каждой позиции. Закупщик видит заключение эксперта и может мгновенно отреагировать на него. Например, запросить у поставщика корректировку предложения.
- Система «на автомате» формирует конкурентную карту и составляет топ предложений поставщиков — с наилучшими условиями согласно установленными критериям и прошедших техническое согласование. Перед вынесением такого решения на комиссию система автоматически проверяет актуальность исходных потребностей заказчиков. Если были изменения — система предложит внести правки.
- В решении на Naumen SRM сокращается время оформления документации. Карточка договора со спецификацией формируется автоматически на основании предложения победителя. Перед запуском процедуры подписания договора система еще раз проверяет актуальность потребностей и может внести соответствующие корректировки в спецификацию к договору.
Рекомендации по улучшению процесса снабжения
«Точечной» автоматизации может быть недостаточно. Если вы ликвидируете «бутылочное горлышко» в конкретных процедурах, то, разумеется, улучшите показатели, но, чаще всего, требуется пересмотреть весь процесс снабжения, чтобы добиться прозрачности сделок, максимально ускорить время поставок, снабдить менеджеров и руководителей детальной информацией для принятия решений и т.д.
Предприятия холдинга могут находиться на разном уровне готовности к автоматизации, поэтому следует предусмотреть участки процессов, которые потребуют ручной обработки или «творческого подхода». Например, если в отдельных случаях подключение технических экспертов к согласованию предложений поставщиков затруднительно или невозможно, функцию согласования может обеспечить закупщик, приложив «для истории» все материалы о согласовании к карточке закупки.
Текущие показатели проекта:
- Ежеквартальный прирост количества поставщиков - около 900;
- Среднеквартальное количество объявлений лотов в 2022 году выросло на 25% по сравнению с 2021 годом (за счет подключения новых производственных площадок);
- Сопоставимый прирост количества заключенных сделок.
Михаил Баранов, И.о. директора по закупкам: «Нам удается осуществлять закупки по оптимальной эффективной цене за счёт расширения списка поставщиков и упрощения получения улучшенных предложений.»
Спасибо, что прочитали статью! Надеемся, описанный опыт будет полезен вам в работе.
Запросить коммерческое предложение.
Мы всегда готовы обсудить автоматизацию закупочных процессов, рассказать о возможностях продукта Naumen SRM или ответить на ваши вопросы. Пишите на нашу электронную почту: sales@naumensrm.ru
Группа НАУМЕН:
Сайт: https://naumensrm.ru
Дзен: zen.yandex.ru/naumen_srm
Телефон: +7 (495) 145 90 45
Группа «Акрон»:
Сайт: acron.ru
Дзен: zen.yandex.ru/acron
Телефон: +7 (495) 745-77-45
