Задачи прихода сырья и отгрузки готовой продукции очень тесно связаны с ведением соответствующих договоров. Хотелось, чтобы с помощью системы ведения договоров можно было всегда знать что, когда, в каком количестве должно поступать и отгружаться с предприятия.
Это был первый опыт столь масштабной работы. Технический – канцелярский - деловой документооборот в полный рост. Всё как единое целое без разделений на виды. Да и подразделений в этом задействовано не мало. Практически все, кто работает на внешнюю клиентуру. Договора-то как договора, но вот в процессе работы они обрастали таким количеством изменений. А за всем этим надо следить. И более того - еще и кое-чего считать. Сейчас можно было бы сказать - PLM-система договоров и их приложений.
Заключается договор скажем с фирмой "А" на поставку товара "Б" в количестве "В" в срок "Д". Проходит какое-то время и что-нибудь изменяется. Или "А" или "Б" или "В" или "Д". Или все сразу вместе. В зависимости от. Да хоть от чего. От изменения наших самых стабильных в мире законов, или от настроений самой справедливой в мире налоговой, или от поменявшегося регионального начальства, или смены курса собственников.
И всю эту историю надо вести от начала и до конца – иметь, так сказать, итого по все операциям. Уметь выстроить цепочку передачи полномочий и кто за что в конкретный момент отвечает. А жизнь сильно быстро меняется. Или же должна поступить продукция А первого сорта, а поступила А, но второго сорта. Это надо зафиксировать, разницу в цене посчитать, к оплате предъявить, или в дальнейшем засчитать по какой-либо другой поставке. Да и бумажки оформить.
Договоры. Изменения юридических аспектов и не только юридических. Изменения спецификаций поставки, отгрузки, как по номенклатуре, так и по количеству и по срокам. Ко всему этому письма, распоряжения на отгрузку, рекламации, сертификаты, служебные записки и так далее. Постоянная свистопляска по передаче полномочий от одной управляющей компании к другой. Хранение истории как по старой, так и, с определенной точки, по новой фирме. И так далее, и тому подобное. Надо было обеспечить ведение всего этого. Вот и обеспечивали.
Много позже, когда занялись архивом 3D-моделей для всяких разных CAD систем - этот опыт сильно пригодился. Да и похоже всё это. И по подходам, и по решаемым задачам. Какая разница - графика или текст? Суть в том, что в любой момент времени нужно уметь получить дерево вхождений файлов друг в друга, действующее именно на этот конкретный момент. Но так, чтобы сами эти файлы знали кто в них входит в данный момент и на кого они сами ссылаются. Чтобы каждый знал своего родителя и своих потомков. Иваны, не помнящие родства не проходят. Нужны памятливые. Если это получается - всё остальное - дело техники.
Одной из особенностей интерфейса было, например то, что если позиции не было в договоре поставки и спецификации соответствующего поставщика, её невозможно было оприходовать. То есть приходуемые позиции можно было только выбрать. Вот на что договор заключен - то и выбирается. А если пришло и не выбирается, к договору делалась рекламация, в которой указывалась эта самая позиция, отсутствующая в договоре, но пришедшая на предприятие. Тогда эта позиция приходовалась уже на основании спецификации к рекламации на пересортицу (так по-моему эта штука называлось).
Довольно эффективно получилось. Народ не шарится по всему справочнику, в поисках нужной позиции, а выбирает только то, что надо. А если не пришло то, что написано в договоре - то тут же фиксируется.
Со временем стало понятно, что совсем не обязательно все реквизиты вводить в базу. Достаточно чтобы они были, например в файлах. И этот файл был доступен для просмотра. Ни к чему перегружать окна ввода реквизитов по договорам - достаточно минимального количества. А все что свыше этого - факультативно и только тогда когда нужно. Для этого был придуман простой механизм - ведение произвольного количества атрибутов к любому элементу (договор, спецификация, строка в спецификации, сопроводительный документ и тому подобное), а также возможность по этим самым атрибутам что-то выбирать, искать, фильтровать, сортировать.
Договора обвешивались сканированными изображениями различных приложений, сертификатов, требований. Никак без этого - синяя печать, подписи и все такое должны быть. А как ещё это получить? Только сканируя оригиналы. Ну и в виде файлов обычных конечно тоже рядышком что-то лежало - для потребностей последующей правки. Ко всем этим файлам доступ организовали не только со стороны классификатора поставщиков - потребителей, но и через отдельный классификатор – типа архивной службы. И получился архив документов разнообразнейших. По каждому файлу можно проследить для каких целей он создан и с кем связан. Весьма удобно.
Начали обвешивать номенклатуру поставки нормативными документами - постепенно сформировался архив нормативно-справочной информации. Так шаг за шагом, как бы сам по себе и получился архив предприятия. И задачи решаются и архив формируется, постепенно и без напряга к тому же и актуальный и выверенный. Да и технологии работы с архивом обкатались. Тоже штука непростая. Требующая понимания и сноровки. Это я уже попозже напишу - про сноровку в архивном деле.
А пока так потихоньку всё и заработало само по себе. Казалось бы договора ведутся только, а вместе с ними и номенклатура выверяется и архив создается. Как бы само по себе. А всё потому, что делали не для того чтобы делать. А для того чтобы сделать. Что-то полезное. И себе и людям. Никаких революций. Постепенно. Эволюционно. От простого к удобному. Шаг за шагом. Не спеша, но поторапливаясь. Как-то так.
#Приход #Договора #Сырье #Учет #Архив #PLM