Часто бывает так, что сотрудник не выходит на работу. Он может быть в отпуске, на больничном или отсутствовать по иным обстоятельствам. Его обязанности необходимо передать коллегам, чтобы рабочий процесс оставался непрерывным.
В Битрикс24 это можно сделать, не прибегая к помощи разработчиков. Для этого мы создали специальные активити, которые вам помогут.
Как это сделать?
Решить вопрос с делегированием обязанностей сотрудника необходимо в кратчайшие сроки. Нужно понять, на кого и какие рабочие задачи распределить в программе, а также найти быстрый и понятный способ решения данного вопроса.
Для этого устанавливаем разработанное нами приложение «Роботы и Активити rvspace» из Маркета Битрикс24.
Внутри него есть большое количество роботов и активити, которые способны не только найти замену отсутствующему работнику, но и решить массу других задач. Для удобства мы сделали краткое описание с принципом работы к каждому такому активити.
Теперь вернемся к замене. Для неё нужно установить 3 активити:
1. Сброс регистрации замены;
2. Проверка зарегистрированного пользователя подмены;
3. Регистрация подмены пользователя.
После их установки переходим к стандартному процессу, который уже внедрён во всех Битрик24 – это «Заявление на отпуск».
Мы действуем по следующему алгоритму:
1. В каталоге бизнес-процессов ленты новостей находим процесс «Заявление на отпуск» и в нём добавляем поле «Замещающее лицо». Тип поля выбираем «Привязка к сотруднику».
2. В бизнес-процессе «Заявление на отпуск» в самом конце добавляем наше активити – «Регистрация подменного сотрудника».
3. В установленном активити указываем пользователя, которого нужно подменить, подменного пользователя и срок, на который мы осуществляем подмену.
4. В разделе CRM создаём тестовый бизнес-процесс для утверждения документа руководителем отдела и заполняем все пустые поля. Разумеется, вы можете использовать уже созданные процессы.
5. После этого мы добавляем новое активити «Проверка зарегистрированного пользователя».
6. В настройках активити в поле «Пользователь» вставляем значение из активити «Выбор сотрудника» и сохраняем его.
7. Нам остался последний шаг. Активити «Утверждение документа» необходимо установить и настроить на этом этапе.
Далее нам остается только подставить значение из активити «Проверка зарегистрированного пользователя» и проверить его корректность.
Здесь проверяется присутствие сотрудника в CRM-системе. К примеру, если работник заполнил заявление на отпуск, то приложение далее будет использовать «Замещающее лицо», когда как при стандартной процедуре такой документ должен утверждать напрямую руководитель отдела. Но когда он в отпуске, это задание придет «Замещающему лицу».
Вывод
Вы можете начать тестировать новые активити уже сейчас и совсем скоро оценить всё их удобство и продуманность. Наша инструкция доступна также в видео-формате: https://youtu. be/k2kUQO4Cam8
Наши разработки упрощают систему замещения сотрудника и решают вопрос коммуникации в отделе.
Замена сотрудника в Битрикс24 это:
· Быстро (пара минут на установку и настройку);
· Просто (не нужно обладать особыми знаниями программы);
· И эффективно (у вас точно всё получится!)
Эти активити лишь малая часть того, что можно внедрить в комфортный рабочий процесс. Мы проектируем обширный функционал, который решит множество вопросов, задач и проблем, которые могут возникнуть.
Устанавливайте, тестируйте и уходите в отпуск без волнений и переживаний!
Если у вас возникли сложности с настройкой, можете обратится за помощью заполнив эту форму.