Знания — это ресурсы. Хорошо, когда их много. Еще лучше, когда есть удобное место для их хранения, куда в любой момент может обратиться пользователь. В этой статье разбираемся, что такое база знаний, в каких ситуациях она полезна и как ее создать.
Знакомая ситуация: в компанию приходит новый сотрудник. Ему непросто освоиться на рабочем месте, поэтому за ответами на каждый возникающий вопрос он подходит к более опытным коллегам. Последние и рады помочь, вот только дел у них не меньше, чем вопросов у новичка, а времени как назло не хватает.
Разумеется, информации, которую должен усвоить новенький, много. Здесь пригодится база знаний. В ней можно сохранить весь многолетний опыт ваших сотрудников и отправлять новобранца штудировать статьи при появлении каждого, казалось бы, очевидного вопроса.
Внутрикорпоративная база
База знаний — это централизованная библиотека любой полезной в работе информации и удобный инструмент передачи опыта коллегам. В ней можно разместить информацию о миссии компании, FAQ по отпускам и начислению зарплат.
Отдельные базы знаний можно создавать для каждого из отделов. Так маркетологи всегда смогут освежить знания о запуске рекламы, организации вебинаров и акций. У продажников под рукой будут скрипты, регламенты и инструкции. Руководители смогут черпать друг от друга знания о менеджменте персонала.
Внутрикорпоративная база становится еще более актуальной, если компания работает в отрасли, которая постоянно меняется. Коллеге, который первым освоил новый рабочий инструмент или сервис, можно поручить наполнение базы соответствующими статьями. В результате сотрудники будут делиться знаниями между собой и прокачивать свои компетенции, а компания сможет сэкономить на обучении.
Если команда работает на удаленке, база знаний становится предметом первой необходимости. Сборник статей сэкономит вам нервы и десятки часов созвонов.
Пользовательская база
Делиться знаниями можно не только с коллегами, но и с клиентами. База знаний на вашем сайте будет актуальна для любого технически сложного продукта. Там же можно разместить ответы на часто задаваемые вопросы.
Свои внешние базы знаний используют наши клиенты. Например, веб-студия, которая создает интернет-магазины под ключ, размещает на своем сайте документацию по продуктам. С ее помощью клиенты могут с легкостью управлять своими сайтами, а также своими силами решать часть технических проблем. В результате специалисты техподдержки тратят куда меньше времени на то, чтобы «тыкать пальцем» в очевидные элементы интерфейса.
4 правила ведения базы знаний
Увы, просто иметь базу знаний недостаточно. Ее нужно регулярно пополнять и следить за ее актуальностью. Наш отдел маркетинга следует нескольким правилам:
- Если существующая статья не актуальна — актуализируем.
- Нет нужной статьи — пишем ее.
- Используем новый инструмент в работе — документируем это в базе знаний.
- Полезные ссылки сохраняем, чтобы не потерялись.
Как создать свою базу знаний
Функционал для создания внутрикорпоративной или внешней базы знаний есть в Аспро.Agile. Модуль доступен прямо «из коробки». С его помощью можно:
- писать и редактировать статьи в удобном визуальном редакторе;
- комментировать и оценивать материалы;
- менять статус статей — из «Черновика» в «Опубликовано»;
- управлять доступом пользователей к чтению и редактированию базы, ограничивать круг авторов;
- открыть внешний доступ к базе;
- выгружать базу на свой сайт или на отдельный поддомен.
База знаний — это простой и удобный инструмент, с помощью которого коллеги смогут делиться опытом как друг с другом, так и с клиентами. Поскольку модуль создания базы знаний уже встроен в функционал нашего таск-менеджера, тратиться на поддержание работоспособности базы или отдельный хостинг для нее не нужно. Попробовать Аспро.Agile вы можете прямо сейчас: у системы есть бесплатный тариф.