Любой биллинговый бизнес, в том числе аренда недвижимости, подразумевает работу с огромными массивами данных. Работа эта регулярная, повторяется из месяца в месяц — идеальное поле для автоматизации рутинных задач.
Пример — наш кейс автоматизации бизнес-процессов известного российского застройщика, управляющего коммерческими площадями в жилых комплексах и торговых центрах.
За 6,5 месяцев мы разработали и запустили дополнительный модуль для «1С:Управление холдингом». Каждый блок в этом модуле по нажатию кнопки закрывает проблемы, характерные для биллинга и управления недвижимостью на коротких и длинных дистанциях — от составления договоров до финансового планирования.
Ниже – подробности о реализованном решении.
Задача №1. Составлять печатные документы быстро и без ошибок
У биллинговой компании с большим количеством абонентов договоры могут серьёзно различаться. В случае аренды коммерческих площадей варьируется стоимость квадратного метра, действующие скидки, сроки оплаты и повышения тарифов. Если всякий раз составлять сложные печатные документы вручную, велик риск ошибок по вине человеческого фактора. Кроме того, это долго.
Решение — функция автозаполнения печатных договоров
Наш модуль автоматически подставляет в загруженный вордовский шаблон данные из электронного документа. Это помогает сэкономить время и сократить количество опечаток.
Задача №2. Рассчитывать постоянную арендную плату с учётом всех условий
Условия аренды меняются как от клиента к клиенту, так и в рамках сотрудничества с одним арендатором. Структура начислений может значительно усложняться. Например, в первый месяц, по договору, арендатор ничего не платит, во второй — платит со скидкой, а 20-го числа третьего месяца ставка поднимается до стандартной.
Расчёт аренды должен учитывать каждое из заявленных положений — и так для сотен помещений. Систематизировать это руками трудоёмко: на составление отчётов будут уходить часы. А без структурированных по месяцам данных не получится вовремя выставлять корректные документы и прогнозировать денежные потоки.
Решение — блок учёта условий договоров и начисления постоянной арендой платы
В блоке создаётся карточка договора и вводятся параметры изменений по периодам. На основании этих данных система рассчитывает повышения и понижения ставок и показывает будущие начисления. В результате пользователи получают отчёты, наглядно отображающие порядок начислений для каждого арендатора вплоть до даты расторжения договора.
Задача №3. Вести точный учёт договоров и дополнительных соглашений
Заключению договора с арендатором предшествует немало процедур: появление заявки, согласование условий, юридические проверки, контроль службы безопасности и прочее. Все эти стадии нужно отслеживать и фиксировать — иначе высока вероятность путаницы и проволочек. Но и это не всё: постфактум может произойти изменение тарифной ставки или внеплановое расторжение. Поскольку править заключённые договоры нельзя, оформляются дополнительные соглашения. Их, в свою очередь, следует особым образом учесть в программе, чтобы избежать рассогласования данных.
Решение — блок согласования заявок на договоры, дополнительные соглашения, досрочное расторжение
Помимо отслеживания этапов, по которым проходит договор, блок даёт возможность добавлять дополнительные соглашения, перекрывающие положения ранее загруженных документов. Это позволяет держать под контролем сложную архитектуру договорных условий и получать в отчётах только актуальные данные.
Задача №4. Рассчитывать переменную арендную плату и платежи за услуги
Нередко арендодатель выносит плату за пользование коммунальными услугами в переменную часть арендных платежей. Раз в месяц сотрудники со стороны владельца или управляющей компании снимают показания счётчиков, привязанных к помещениям. После этого стоит задача подсчитать потребление ресурсов и сформировать переменную часть. Также есть начисления по услугам, которые оказывают сами арендодатели: от выписки пропусков и организации въезда на территорию до установки дверных ручек и ремонта розеток. Можно ли автоматизировать и эти ветви учёта? Конечно, да.
Решение — блоки начисления переменной арендной платы и прочих услуг
Мы разработали подсистему счётчиков по типам коммунальных услуг и функционал установки или снятия счётчика на объекте. В договорах прописывается, будет ли вычисляться арендная плата по факту затраченных ресурсов, в систему вносятся показания. Далее пользователь по кнопке рассчитывает потребление коммунальных услуг и переменную плату по всем договорам и площадям. В отдельном блоке можно получить отчёт и по дополнительным услугам.
Задача №5. Автоматически формировать и рассылать пакеты документов
Представьте, что блоки, перечисленные выше, уже запущены, а в бизнес-центре, которым мы управляем, бурлит жизнь. Арендаторы открывают офисы, пользуются коммунальными услугами, заказывают ремонт... В конце месяца требуется всё это заактировать, выставить счета и разослать документы. А ещё убедиться, что клиенты действительно получили нужные бумаги.
Решение — блок формирования документов
Пара кликов по кнопкам — и система сама выставляет бухгалтерские акты, счета, делает расшифровки расчётных листов и автоматически рассылает арендаторам. Пользователи экономят время и могут не беспокоиться о забытых отправлениях.
Задача №6. Отслеживать задолженности и своевременно принимать меры
В разных договорах обозначены разные сроки предоплаты. В одном указано 5-е число месяца, в другом — 10-е и так далее. Вносят предоплату тоже по-разному: какие-то компании делают это день в день, а какие-то опаздывают. Просроченная предоплата — это ещё не дебиторская задолженность, поскольку услуга не оказана в полном объёме. Но и её необходимо контролировать. Также важно систематически напоминать арендаторам о датах платежей.
Решение — блок управления сбором денег (Cash Collection)
По всем условиям договоров автоматически, без введённых счетов и актов, составляется подробный отчёт — Cash Collection. Он категоризирует клиентов на платящих вовремя и клиентов с просрочкой (большей или меньшей) и раскладывает задолженность по периодам. Вся эта информация доступна сотрудникам, контролирующим оплату. Пользуясь отчётом, они могут вести работу с арендаторами: связываться с ними, напоминать, оставлять комментарии, фиксировать статус и договорённости. Что самое главное, становится прозрачной динамика задолженностей: арендодатель сразу видит, кто платит исправно, а кто движется к расторжению.
Задача №7. Точно прогнозировать денежные потоки
Чтобы прогнозировать денежные поступления, компании, которые реализуют товары или оказывают разовые услуги, опираются на конкретные факты отгрузки/заказа и применяют статистические методы. В биллинге же есть постоянные условия договоров, которые позволяют делать более точные прогнозы. Остаётся лишь воспользоваться этим преимуществом.
Решение — блок управления доходностью (Rent-Roll)
Мы добавили возможность формирования большого отчёта, который включает в себя информацию о категориях помещений, доходах от них по месяцам, метраже, средней стоимости метра. На базе этих данных можно предсказывать доходность на продолжительные периоды.
Задача №8. Максимально эффективно распоряжаться площадью
У бизнеса в сфере аренды недвижимости есть сдерживающий фактор — ограничение по площади. Чтобы извлечь из имеющегося метража максимум прибыли, нужно грамотно управлять заполняемостью: следить, чтобы все помещения были заняты, а арендаторы — платёжеспособны, формировать очередь заявок или заранее привлекать новых клиентов. Это возможно, только если вся информация по условиям договоров и платежам представлена в наглядном виде и регулярно обновляется.
Решение — блок управления заполняемостью (экспликация)
Здесь создаётся так называемая экспликация — отчёт, который отображает состояние площади: какой процент заполнен, когда истекают сроки договоров, добросовестно ли платят съёмщики. Можно построить отчёт на определённую дату и увидеть, как будут обстоять дела через месяц или полгода. Благодаря экспликации специалисты понимают, как избежать простоев и не прерывать поступление денежных средств.
Общий результат работы по автоматизации — переход компании на качественно иной уровень управления. Если раньше клиенту приходилось тратить время на составление специфической для его отрасли отчётности вручную, то теперь она стала доступна в любой момент и без лишних усилий. Это помогло в несколько раз сократить трудозатраты и быстро принимать корректные бизнес-решения.
Если и вы задумываетесь об автоматизации процессов, мы будем рады обсудить ваши задачи. Чтобы проконсультироваться, оставьте заявку на сайте или позвоните по телефону: +7 812 309-88-39.