Ввод в программу информации из первичной документации — это большой массив работы любого специалиста, всегда занимающий уйму времени и сил. Сервис «1С:Распознавание первичных документов» создан для того, чтобы превращать бумажные документы в документы базы 1С.
✅ Сложно ли работать с этим сервисом?
Работа выполняется всего в три шага:
1. С помощью сканера или смартфона вы сканируете первичные документы. Можно по одному, можно сразу несколько – сервис сам соберёт их в комплекты.
2. Распознавание сфотографированных или отсканированных бумаг происходит в несколько этапов: сначала они находятся в обработке, затем программа присваивает документу статус «распознанный» либо выдаёт ошибку.
3. Успешный документ необходимо проверить: сверить суммы, поставщика и т.д. Форма документа (счёт на оплату, счёт-фактура) и его признак (входящий или исходящий документ) присваиваются автоматически.
Эти три простых шага позволят вам сэкономить рабочее время в 5-10 раз! При этом вы работаете в программе, которая предельно знакома и понятна. Не нужно посторонних установок на ваш компьютер.
✅ В чём же плюсы автоматического распознавания первичных документов?
Сервис распознаёт поставщиков, покупателей, товары и услуги. Вам больше не придётся каждый раз вручную вводить в документ программы одно и то же наименование товара. Сервис соотнесёт их с соответствующими справочниками. Если же в базе и отсканированных документах будут различия, то сервис предложит наиболее подходящие варианты. Но без вашего подтверждения он эти варианты не применит.
При различиях номенклатур поставщика и покупателя программа запомнит выбор последнего. В следующий раз этот выбор будет автоматическим – вам больше не придётся менять или перевыбирать единицы товара.
Приятными бонусами сервиса являются такие функции, как проверка чисел в таблицах по формулам и подсвечивание мест, на которые нужно обратить внимание.
Если в информационной базе будут храниться сканы документов-оснований, то произойдёт их автоматическое прикрепление к созданному документу. Что является большим плюсом даже при проверках: не нужно будет искать в бумагах документ-основание.
Сервис поможет сформировать недостающую номенклатуру. Её можно будет создать через групповой ввод, что существенно ускорит этот процесс.
Возможно сканирование и прикрепление не только одного, но и сразу нескольких документов, причём не обязательно связанных между собой. Сервис сам рассортирует файлы по отдельным документам учёта, например, к документу «Поступление ОС» прикрепит сканы накладной, счёта-фактуры и акта ввода в эксплуатацию.
Здесь включена помощь с распознаванием документов, которые не являются шаблонными для базы 1С, но по тем или иным признакам касаются бухгалтерских операций, таких как поступление или списание товаров.
✅ А каким образом можно передать документ для его создания в базе 1С?
Документы можно отсканировать на компьютере, а можно с помощью смартфона. После скачивания приложения сотрудник добавляется в базу и определяется ответственным за сканирование документов. К сервису можно подключить не только сотрудника, но и контрагента при определенном уровне доверия. Тогда он будет оперативно передавать первичные документы на обработку.
С каждым обновлением расширяются возможности сервиса, и пополняется список распознаваемых документов.
✅ Не произойдёт ли утечка информации, если пользоваться данным сервисом?
Приложение является максимально безопасным, поскольку обрабатывает документы только на сервисе 1С и не передаёт их третьим лицам. Отключение пользователя от системы также не представляет сложности, если сотрудник уволен, переведён, или же потерял смартфон.
✅ Как приобрести и установить «1С:Распознавание первичных документов»?
В ГК КАМИН есть несколько тарифов сервиса «1С:Распознавание первичных документов» – переходите на наш сайт https://www.kaminsoft.ru/soprovozhdenie/raspoznavanie-pervichnykh-dokumentov.html и выбирайте подходящий. Тем более что для легальных пользователей программ 1С действует бесплатный тестовый период на год. А наши специалисты помогут вам разобраться с данным продуктом и настроить его на вашем рабочем месте.