Отпуск за свой счёт — это отпуск без зарплаты и без отпускных. Регулируется он статьёй 128 ТК РФ. Предоставить отпуск или нет, зависит от ситуации: одни из них регулируются законом, а другие зависят от вашего желания и возможностей. Например, если к вам пришёл водитель и сказал, что его пригласили на юбилей, ваше право его отпустить или не отпустить.
Когда по закону нужно предоставить отпуск за свой счёт?
- Сотрудник работал сверх нормы, в выходные или праздничные дни. Согласно статьям 152 и 153 ТК РФ переработка должна оплачиваться в двойном размере или компенсироваться отгулом, продолжительность которого равна длительности переработки.
- Сотрудник сдавал кровь или её компоненты, например, плазму. Это зафиксировано в статье 186 ТК РФ. Сотрудник имеет право не выходить на работу в сам день процедуры и в день, когда он сдаёт необходимые для неё анализы. Если сотрудник выйдет на работу в один из этих дней, вы должны предоставить ему отгул в другой день на выбор специалиста, но по согласованию с вами.
Есть финансовое уточнение: за такой отгул зарплата не удерживается, а считается по среднему.
- У сотрудника родился ребёнок, умер близкий родственник, сотрудник женится / выходит замуж. Во всех этих случаях по статье 128 ТК РФ полагается до 5 дней отпуска. Есть нюанс: в Трудовом кодексе не обозначено, кто является близким родственником, так что действуйте по собственным представлениям. Если возникнет спорная ситуация, опирайтесь на Семейный кодекс, там к близким относятся муж / жена, родители, дети (в том числе приёмные), полнородные или неполнородные братья / сёстры, бабушки / дедушки и внуки.
- Сотрудник входит в определённую категорию граждан (делимся списком чуть ниже). Учитывайте это, когда берёте на работу новых людей.
Вы можете не отпускать сотрудника на свадьбу сестры, но на его собственную свадьбу вы обязаны его отпустить. Смерть дяди тоже не является причиной брать отгул, как и рождение у брата ребёнка. Это не значит, что вы не должны отпустить работника, просто решение вы принимаете самостоятельно, закон даёт свободу.
Кому нельзя отказать в отпуске и сколько дней нужно предоставить:
- студентам, получающим высшее образование — 15 дней на аттестацию, 4 месяца на диплом и 1 месяц на госэкзамены
- работникам, получающим среднее образование — 10 дней на промежуточную аттестацию, 2 месяца на итоговую
- инвалидам — 60 дней
- пенсионерам по возрасту — 14 дней
- родителям и супругам сотрудников внутренних органов, погибших при исполнении или из-за связанной с работой болезнью — 14 дней
- участникам ВОВ — 35 дней
- ветеранам боевых действий — 35 дней
- инвалидам войны — 60 дней
- сотрудникам с двумя и более детьми до 14 лет, одним ребёнком-инвалидом, одинокой матери или отцу ребёнка до 14 лет — 14 дней
- сотрудникам по совместительству, если на основной работе отпуск длиннее — на длину основного отпуска
Важное уточнение: это максимальные значения за год. Если студент отгулял свои законные 28 дней отпуска и потом взял 15 дней на аттестацию, то взять ещё один отпуск на аттестацию в этом году он уже не может. Но если он, например, женится, то на 5 дней отпуска он имеет право — один отпуск не исключает другой.
Что будет, если отказать сотруднику в отпуске?
Неоплачиваемый отпуск редко планируют заранее, поэтому решение сотрудника взять несколько дней может застать вас врасплох. Но если работник всё сделал правильно (отпросился по веской причине и написал заявление), отказать ему нельзя — это грозит штрафом до 50 000 рублей.
Всегда узнавайте точную причину отпуска: если сотрудник не назвал её, а она оказалась веской, в случае вашего отказа он может обратиться в суд и выиграть дело.
Можно ли отправить сотрудника в отпуск за свой счёт?
Отпуск — вещь добровольная. Если сотрудник не хочет уходить, нельзя заставлять его делать это, даже если в компании временно нет работы.
Как оформляется отпуск за свой счёт?
Как и любой отпуск — по заявлению (шаблон и образец есть по ссылке). В шапке сотрудник пишет: кому заявление (должность, компания и ФИО) от кого (должность и ФИО), в тексте указывает тип отпуска (без сохранения заработной платы), причину и срок, а ниже ставит дату и подпись. Получите заявление, оформите приказ и дайте его сотруднику на подпись.
Иногда сотрудники не пишут заявление, а согласовывают всё устно. Лучше так не поступать: если будет какая-то проверка или с сотрудником что-то случится, вам придётся объяснять, почему он не на рабочем месте.
Ещё сложнее, если сотрудник получит травму: если по документам он находится на работе, вас могут обязать компенсировать ущерб.
Вести учёт нужно и в кадровом делопроизводстве. Если сотрудник берёт отпуск больше, чем на 14 дней, то его стаж сокращается на те дни, которые превышают две недели. Для сотрудника это значит, что он останется без пенсионных отчислений за этот период, а для вас, что начало рабочего года сотрудника придётся сдвинуть.
Платить ли сотруднику больничные, если он заболел во время отпуска?
Сотрудник, ушедший в отпуск за свой счёт, и болеет за свой счёт. Продлевать ему отпуск автоматически или оформлять больничный не нужно.
Можно ли уволить сотрудника во время отпуска?
Статья 81 ТК РФ запрещает увольнять сотрудников во время отпуска. Если увольнение неизбежно, обсудите его с работником, когда тот вернётся.
Можно ли отозвать сотрудника из отпуска?
Точного ответа трудовое законодательство не даёт. Можно опираться на статью 125 ТК РФ, посвящённую ежегодному оплачиваемому отпуску, но учтите: отгулять «недогуленную» часть отпуска за свой счёт сотруднику нельзя, поэтому он может не слишком обрадоваться отзыву.