PRO-проекты. Часть 1. П-Планирование.

Внимание! Будет очень много текста!

Первая важная часть реализации проекта - его Планирование. Об этом и поговорим в данном материале (вступительная публикация тут)

Для меня этап ассоциируется с бессонными ночами. И не из-за того, что так много нужно всего сделать. А лишь потому, что невозможно заснуть, когда в голове крутиться такая крутая идея нового проекта.

Основные инструменты на этапе Планирования: голова, блокнот и электронная текстовая программа.

Я, конечно, любитель спонтанного планирования (подробности тут), но все же понимаю важность первоначального обдумывания проекта. Ведь, чем подробнее будет описан этот этап, тем спокойнее будет на всех остальных.

Интересное наблюдение. Больше 80% студентов, которые приходили ко мне с идеями крутых проектов, не доводили даже первый этап до конца. Что говорить про других. 80% моих собственных идей так и остались идеями в ежедневниках. И это нормально! Концентрироваться нужно на оставшихся 20% (Принцип Парето 80/20).

Все на примерах

Чтобы информация была намного понятнее и нагляднее, и чтобы уйти от сплошной теории, буду разбирать каждый этап на примере трех проектов из моей профессиональной деятельности и личной жизни.

Проекты

1. Проведение мероприятия "Премия Творческого союза БГУ"

Церемония награждения лучших активистов Творческого союза БГУ по различным творческим номинациям (лучший вокалист, ведущий, хореограф, фотограф и т.д.). А также определение двух самых важных номинаций - Человек Года и Самый творческий факультет.

2. Проведение проекта "Курсы ведущих БГУ"

Обучение на протяжении месяца студентов, которые мечтают стать сценическими ведущими, а также определение победителя, который проведет самое массовое мероприятие БГУ - "Виват, студент!" 1 сентября.

3. Приобретение привычки вставать в 5 утра (видео-отчеты)

Подъем на протяжении 30 дней каждое утро в 5:00 и ведение видео-отчета в социально сети ТикТок.

Планирование

Идея проекта

Самый любимый момент! Когда лампочка над твоей головой загорается. И понимаешь, вот оно! То, что искал. То самое, что так хочу сделать. То, что позволит приблизиться к моей мечте еще на один шаг.

Не жди! Сразу записывай. Весь поток мыслей. Все что приходит в голову. Есть очень большая вероятность что-то упустить и не вспомнить в будущем.

Если идей нет, то нужно заняться развитием креативности. И отталкиваться от того, какую проблему нужно решить с помощью создаваемого проекта.

1. Провести красивую и душевную церемонию награждения активистов Творческого союза БГУ на специальном мероприятии в каждой из творческих номинаций (а их больше 10).
2. Подготовить студентов, которые будут заниматься сценическим ведением мероприятий. Обучить их основам конферанса, актерского мастерства, техники речи и необходимым базовым навыкам.
3. Приобрести привычку вставать утром как можно раньше. Вести видео-отчет о процессе внедрения привычки на протяжении 30 дней.

Проблема

Иногда определятся проблема, а потом уже продумывается идея, которая ее решает (об этом писал тут). Бывает и наоборот. Но суть в том, чтобы выявить, что за проблему решает проект. Очень важно! Иначе смысл что-то создавать и делать.

1. Как еще немного больше замотивировать студентов, которые активно занимаются творческой деятельности в университете? Как красиво подвести итоги работы организации за год?
2. Низкий уровень подготовки ведущих факультетских и университетских мероприятий, а также сложность в поиске подходящих кандидатов под разный формат мероприятий.
3. Катастрофическое отсутствие времени и желания на дела, которые важны лично для меня и развития необходимых навыков. В течении дня обычно на них не хватает времени и сил (в ход идут любые оправдания).

Цель и задачи

Два предыдущих пункта помогают сформулировать чёткую цель, которая в свою очередь определяет задачи проекта. Описываем результат, которого очень желательно достигнуть по завершению проекта.

По всем правилам целеполагания - цель должна быть четкой, позитивной, конкретной, с временными и количественными показателями.

Но не стоит забывать, что фокусировка только на цели ведет за собой потерю удовольствия от реализации проекта. Очень важен сам путь к цели!

На основе поставленной цели и задач будут продумываться и выполняться конкретные действия для реализации проекта на этапе Подготовки и Продвижения.

1. Определить и наградить лучших активистов Творческого союза БГУ по 10 творческим направлениям на однодневном мероприятии. Определить Самый творческий факультет БГУ и победителя в номинации Человек года ТС БГУ. Поощрить творческой и интерактивной программой активистов.
2. За 1,5 месяца создать базу подготовленных ведущих для проведения городских, университетских, факультетских мероприятий. Определить ведущего для ежегодного мероприятия для первокурсников "Виват, студент!". Обучить студентов навыкам ведения мероприятий.
3. Выработать привычку раннего подъема каждый день за 30 дней. Создавать и публиковать видео-отчет о процессе в социальной сети Тик Ток.

Полезность и актуальность

Описания только проблемы для проекта мало. Ведь в итоге для его проведения нужно будет получить официальное разрешение. А при презентации есть необходимость понимать, какая польза для того, кому представляется проект. Какая польза будет для Целевой аудитории (ЦА), для всех окружающих людей, для какой-то организации.

Со всех сторон рассматривать проект и находить все его плюсы. Пока только плюсы. Включать на максимум позитивное восприятие!

Подумать нужно и о актуальности проекта. Возможно уже что-то вышло из моды. Или ЦА давно таким не пользуется.

1. Активисты в большей степени замотивированы участвовать в культурной жизни университета за счет собственного желания и понимания, почему им это надо (опыт, знакомства, реализация, продвижение таланта и т.д.). Но знать героев, лучших из лучших, нужно в лицо. Награждение позволяет получить им чувство значимости, что их достижения увидели и оценили. Увидеть свой рост, сравнивая пройденный путь за пару лет. Ну, и возможность лишний раз собраться одной компанией, которая работает вместе, и провести классно и душевно время. Для руководства это один из вариантов увидеть работу организации за год в необычном формате.
2. Ведущие мероприятий в университете нужны будут всегда. Каждый новый учебный год проект не теряет актуальность, так как студенты заканчивают универ и уходят. Для меня (и для всех остальных организаторов) проект закрывает боль при работе с ведущими. Ты можешь доверить важную часть мероприятия и знать, что будет сделано все на достойном уровне. Студенты, кроме того, что осваивают профессию ведущего, еще получают навыки, которые им пригодятся в повседневной жизни. Они находят единомышленников, которые поддерживают. Новые полезные знакомства с преподавателями и спикерами. Для спикеров - возможность пропиарить свою деятельность на студенческую аудиторию.
3. Возможность научится вставать с первого раза, а то и раньше прозвеневшего будильника. Показать себе, что ты умеешь контролировать свою жизнь, свое расписание. Что у тебя получается получать новые полезные привычки, а не бросать все на полпути. Утро использовать для приобретения привычек, выполнение утренних ритуалов и дел, которые на протяжении дня не получалось сделать. А если этим всем делиться, то кто-то может вдохновиться и начнет менять свою жизнь к лучшему. Возможность найти себе близких по духу людей, чтобы поддерживать друг друга и мотивировать.

Концепция. Формат. Наполнение.

Еще один пункт, где проявляется навык креативного мышления по максимуму. Придумываем общую концепцию и в каком формате будет проходить проект. Заполняем его различными фишками, интерактивами. Думаем насчет визуального оформления.

С данным пунктом подробнее будем работать на этапе Подготовки и Продвижения.

1. За пару лето проведения мероприятия мы попробовали несколько концепций. Это было и максимально пафосное награждение в стиле Оскара, и Внутряк с уютной домашней обстановкой (НеПремия). В зависимости от концепции подбиралось оформление, место проведения, встреча гостей и все остальное.
2. Обучение всем формат знаком. Конечно, максимально хотелось отойти от того, что происходит на парах при обычном получении знаний. Поэтому был сделан упор на максимальную интерактивность и практическую значимость проекта.
3. Концепция раннего подъема описана во многих книгах по саморазвитию, где есть множество советов и лайфхаков. А вот формат ежедневного видео-отчета я выбрал именно в социальной сети ТикТок. Продумывал наполнение в виде утренних ритуалов и лайфхаков, которые помогут сделать это менее болезненно.

Планирование бюджета. Ресурсы.

Чтобы сделать любой проект - нужно потратить или использовать различные ресурсы (время, деньги, энергию, материальные ценности и так далее). Что именно и когда пригодиться проекту продумываем на этапе планирования. Иначе придется включать режим "как выкрутиться из сложившейся ситуации".

1. Основные финансовые затраты идут на подарки для победителей в номинациях. Если бюджет запланирован на мероприятие, то за него все и покупается. Остальное все через партнеров мероприятия получается. Материалы для оформления, фотозон и всего, что может пригодиться собирается по системе, что есть и "с миру по нитке".
2. Проект стал самоокупаемым. Последние несколько лет студенты оплачивают обучение. Полученный доход идет на реализацию проекта, работу преподавателей и спикеров. Других глобальных затрат нет. А вот основной ресурс - время.
3. Пока получение привычки обходится мне бесплатно. Зато есть другие сферы жизни, где чем-то жертвую ради итогового результата. Например, поздние посиделки с друзьями будут болезненно сказываться на подъеме в 5 утра. Кроме того, много личного времени уходит на съемку, монтаж и продвижение видео-отчетов.

Время проведения

И снова Время. Определим четкие временные рамки проекта. Начиная от выбора поры года и заканчивая в какой части дня будут проходить различные этапы проекта. Ведь от времени может зависеть концепция мероприятия, место проведения и многие другие факторы.

1. Так как это подведение итогов работы за год, то оптимально проводить в конце учебного года или в конце календарного года. В конце учебного года уже стоит важное выездное мероприятие для лучших активистов. Поэтому выбор упал на конец календарного года. Декабрь, перед началом сессии. Когда уже вокруг начинает царить новогоднее настроение (что в свою очередь тоже влияет на концепцию и оформление мероприятия). Все студенческие мероприятия обычно проходят в будние дни в вечернее время. Идеальные дни считаются вторник и четверг.
2. Проект длится практически 1,5 месяца. На самом деле было сложно найти не загруженное время, чтобы не пересекаться с важными ивентами. Остановились мы на весне, апрель-май. Встречаются студенты с преподавателями 2 раза в неделю по 2 часа. К выбору дней недели тоже нужно было подойти ответственно. Как написал выше, основные дни мероприятий - вторник и четверг. Это значит, что там участвую активисты, в том числе и ведущие. Поэтому обучение поставил на понедельник и среду. Где нет такой сильной нагрузки на ивенты. В вечернее время.
3. Один из важных пунктов появления хорошей привычки - простота действий. Чем проще что-то делать, тем меньше наш мозг будет сопротивляться. Вставать зимой, когда еще в 5 утра ночь на улице, не совсем кажется простым. Поэтому начать такую привычку лучше всего летом. Когда и работы меньше, и отпуск проходит, и утром в 5 уже светло и красиво. Собственно само время проведения проекта указано в самой формулировке, а вот публикация видео-отчета проходит вечером (как итог все происходящего за день). Съемки утром, днем и вечером по возможности.

Место проведения

Скорее всего этот пункт будет рассматриваться после того, как будет определена концепция и формат проекта. После этого можно подумать (именно подумать, ведь это этап планирования, договариваться с местом проведения нужно будет на этапе подготовки), где провести проект.

1. Церемония награждения звучит богато и красиво. В голове сразу ассоциации с Оскаром и другими престижными премиями. Где есть ковровая дорожка, все в красивых (и очень необычных) нарядах. Такое мероприятие в обычной аудитории проводить не совсем хочется. Поэтому нужно выбирать просторное и красивое помещение. Где есть часть нужного оформления. Холл актового зала, например, может подойти под такой формат.
2. Обучение обычно проводят в аудитории. Но тут кабинеты с партами не совсем подойдут. Часто будут проходить практические занятия для всей группы, где нужно вставать и двигаться. А еще нужна будет аппаратура для симуляции мероприятий. Благо в нашем распоряжении есть такое замечательное помещение, которое называется Подвал. Там я провожу все собрания, репетиции, кастинги, мастер-классы, игротеки Клуба настольных игр. Для курсов это тоже подходящее место.
3. Место - там где я просыпаюсь. Лучше, конечно, чтобы это была моя комната. Но, в экстренных случаях, например, при выездных мероприятий, подойдет любое место, где можно проснуться. А вот уже съемки проходят в разных локациях. Подбираются они по мере необходимости, где удобнее и лучше всего снимать (основное - комната, где стоит кольцевая лампа).

Продолжительность проекта и отдельных этапов

Стараемся точно ответить, сколько в общей сложности продлится проект с момента подготовки, и сколько времени займет само проведение проекта.

1. Это однодневное мероприятия (длительностью до 3 часов). Но до самого награждения нужно провести отбор и определение победителей. Этап занимает достаточное количество времени (нужно учитывать время на прием заявок и на работу комиссии).
2. Обучение длится на протяжении 1-1,5 месяца. Это самое оптимальное время для студентов, чтобы учеба была не сильно в напряг, но и можно было получить достаточное количество знаний и практический опыт. До курсов нужно заложить время на прием заявок и определение тех, кто попадает на курсы (а это не все желающие).
3. В полезной литературе можно найти информацию, что привычку можно приобрести за 21 или 30 дней (в зависимости от сложности привычки). Я решил взять целый месяц, чтобы наверняка все получилось.

Риски

Без их учета нельзя! Да, можно идеализировать свой проект, и представлять как все приходят вовремя, как нет никаких форс-мажоров, как все ярко, позитивно и круто!

Но это жизнь! В любом деле есть непредвиденные ситуации, которые могут все резко изменить. Вопрос только в том, готовы мы к ним или нет.

Я думаю, что лучше подготовиться по максимуму. И не переживать, если что-то пойдет не так, а спокойно (если есть возможность) исправить ситуацию в лучшую сторону.

1. Главный риск проведения мероприятий последние три года - ковидная ситуация. Поэтому один год мы провели максимально закрытую церемонию в полу-онлайн формате, а последний раз сделали только для участников конкурса в формате Квартирника (мило, душевно и атмосферно). Остальные риски стандартные, как для любого мероприятия (форс-мажоры у студентов, работа аппаратуры, документация, оплаты и др.).
2. Учитывая, что курсы проводим платно, то риск заключается в том, что студенты могут отказаться от участия по понятным причинам (благо, есть подтверждение того, что мы делаем по настоящему крутой проект). Второй самый большой риск: совместить расписание преподавателей и спикеров с курсами. У них могут в любое время появится важные дела, которые в приоритете будут по сравнению с нашим проектом.
3. Риск не услышать будильник можно, конечно, тоже учитывать. Но есть более важный. Например, моя работа, увлечение и стиль жизни часто забирают мое вечернее время (да и в принципе все остальное тоже). И, например, на выездных мероприятиях можно продумать в какой форме будут проходить подъем и съемки.

Одобрение и официальное разрешение на реализацию

Все предыдущие пункты ведут именно к этому. Ведь в любой сфере без официального одобрения не запустить проект.

Получать его нужно или у твоего руководства, или у инвесторов, или у родственником или друзей, ну и наконец, у себя самого тоже.

Здесь важно презентовать правильно идею. Показать все плюсы, какие есть риски, и как их избежать. Важными пунктами будет показать, какие именно проблемы решит проект, какая будет польза тому, кому вы презентуете.

На словах, конечно, рассказать можно, но в лучше всего, если ваш проект будет представлены в бумажном или электронном варианте. Это не только будет более наглядно, но и покажет вашу заинтересованность в проведении проекта.

1. Одобрение на проведение мероприятия Премия ТС было получено у начальника управления по делам культуры (УДК). После чего, запускается официальный приказ на проведение и готовятся остальные документы.
2. Как и в случае с Премией, разрешение было получено у начальника УДК. И дальше по всем основным инстанциям подписывались документы. Важно здесь отметить, что нужно было еще отдельное разрешение (и куча согласований),чтобы проводить платные курсы.
3. На внедрение полезной привычки разрешение получил у самого себя. Взвесив все плюсы и минусы, принял решение (это официальное разрешение на проведение у каждого человека). Если кажется, что это очень просто, то я бы поспорил! Кстати, тут тоже могут быть согласования и с другими людьми (например, с кем ты живешь, а то может им будет не совсем по нраву твой подъем в 5 утра).

Итог этапа

После того, как все представленные пункты продуманы, задокументированы и представлены, с чистой совестью можно переходить к следующему этапу - Подготовка Проекта.

Во время подготовки в описанных пунктах могут производиться изменения. Нужно быть мобильным и гибким, чтобы потеря, например, какого-то ресурса не повлияла на общий успех проекта.

Бывает такое, что в конце выходит совершенно другой проект, отличный от первоначальной идеи. В течении последующих этапов нужно проводить сверку и корректировку плана, чтобы двигаться в правильном направлении.

Спасибо за внимание!

P.S. Я разбил все запланированные публикации на части, но в итоге и отдельные этапы оказались по объему значительными. Но это лишь малая часть того, что можно было рассказать про каждый пункт этапа. Если возникнет желание узнать подробнее о каком-то пункте, или будет нужно пояснение, пишите в комментариях.

#проект #project #мероприятие #event #планирование