Шаг 1. Ознакомить с локальными актами организации
Факт ознакомления - подпись сотрудника. Знакомить с локальными актами необходимо всех сотрудников независимо от должности, в том числе руководителя (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Если организация относится к микропредприятиям и заключает трудовые договоры с сотрудниками по типовой форме, то она вправе отказаться от локальных актов или принять только часть из них. При отказе все условия и гарантии нужно включить в трудовой договор (ст. 309.2 ТК РФ).
Есть три способа ознакомить сотрудника с локальными актами.
способ 1 – через лист ознакомления к каждому локальному акту.
способ 2 – через общий журнал ознакомления с локальными актами.
способ 3 – через условия в тексте трудового договора.
Шаг 2. Принять документы и заявление о приеме на работу
Сотрудник на имя руководителя компании в произвольной форме пишет заявление о приеме на работу (составлять не обязательно, однако это удобно для кадровой службы).
Список документов, которые должен предоставить сотрудник при приеме на работу - приведен в ст. 65 ТК РФ.
Внимание. Роскомнадзор может привлечь к административной ответственности (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ), если работодатель снимет копии документов и будет хранить в личном деле сотрудника.
Дополнительно. Допустить к работе сотрудника без подтверждающих документов — нарушение. Организация в этом случае несет гражданско-правовую и административную ответственность (часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ). Если есть специальные статьи, то ответственность наступит по ним. Так, за допуск иностранного гражданина (лица без гражданства) к деятельности, которая запрещена для иностранцев (лиц без гражданства), организацию могут оштрафовать либо приостановить деятельность (ч. 1 ст. 18.17 КоАП РФ).
Гражданско-правовая ответственность наступает, если сотрудник причинил вред при исполнении трудовых обязанностей (п. 1 ст. 1068 ГК РФ). Дополнительно против организации могут заявить иск о запрещении деятельности, которая создает опасность (п. 1 ст. 1065 ГК РФ).
Внимание. Когда организация принимает на работу бывшего чиновника, она должна проверить, подпадает ли будущий сотрудник под действие антикоррупционного законодательства (Федеральный закон «О противодействии коррупции» от 25.12.2008 № 273-ФЗ»). Если подпадает, то работодатель обязан сообщить о трудоустройстве или запросить согласие соответствующей комиссии. В противном случае его могут привлечь к административной ответственности (ст. 19.29 КоАП РФ).
Шаг 3. Получить согласие на обработку персональных данных (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).
Шаг 4. Заключить трудовой договор - не позднее трех рабочих дней с даты, когда сотрудник начал выполнять трудовые обязанности (ч. 2 ст. 67 ТК РФ).
Оформить договор можно и до допуска к работе, то есть сразу после того, как организация решила принять на работу кандидата. При этом в договоре нужно указать дату начала работы. Если в этот день сотрудник не появится на своем рабочем месте, то трудовой договор можно аннулировать (ст. 61 ТК РФ).
Внимание. Если организация не оформит трудовой договор или оформит с нарушениями, то ее могут привлечь к административной ответственности (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ (апелляционное определение Омского областного суда от 29.01.2015 № 33-419/2015)).
Шаг 5. Внести соответствующую запись в трудовую книжку.
Шаг 6. Оформить иные документы - приказ о приеме на работу (унифицированная форма № Т-1 или № Т-1а, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, или форму, которую разработал сам). Основанием для издания приказа служит заключенный трудовой договор.
С приказом о приеме на работу сотрудника знакомят под подпись.
Срока, в течение которого нужно издать приказ и ознакомить сотрудника с его содержанием, закон не содержит. Его работодатель вправе установить в локальном акте (ст. 8 ТК РФ).
Внимание. Если должность в трудовом договоре не соответствует штатному расписанию, то трудовые инспекторы оштрафуют работодателя и его должностных лиц (ч. 1 и 2 ст. 5.27 КоАП РФ).