Должностная инструкция – это перечень задач, функций, которые должен выполнять работник, его права и обязанности, требования работодателя к квалификации, формы отчетности и еще много всего, что работодатель посчитает нужным добавить в нее.
Идеальная должностная инструкция включает в себя:
1. Функционал должности – что должно быть сделано и когда
2. Требования к квалификации – хорошо провести тестирование при приеме на работу
3. Иерархия – кому работник будет подчиняться, смотрим по организационной структуре
4. Бизнес-процессы – как надо делать эту работу
5. Документы и отчетность – как, кому и когда отчитываться о результатах выполненной работы
6. Мотивация денежная и не денежная
7. Ответственность работника
Все это должно быть в формате инструкций, видео, чек-листов, блок-схем и т.д.
Рассмотрим должность бухгалтера.
Во-первых, надо сказать, что в бухгалтерии тоже существует разделение труда. Количество бухгалтеров в вашей компании напрямую зависит от масштаба и специфики вашей деятельности. Например, начинать компания может с одного специалиста, который будет в себе совмещать и должность бухгалтера, и должность главного бухгалтера. Еще это называется «главный бухгалтер в единственном лице».
Затем, с ростом компании главному бухгалтеру требуется помощник – берут бухгалтера – операциониста. Следующий уровень – выделяют участок «заработная плата» - появляется бухгалтер по расчету заработной платы. Следующий уровень – «бухгалтер по расчету с поставщиками», «бухгалтер по учету основных средств и материалов», «бухгалтер-кассир» и т.д.
Как правило, главный бухгалтер просто приходит к руководителю компании и говорит: «Надо. Нам очень надо еще одного сотрудника в штат. Мы не успеваем. Объемы растут».
И конечно же, руководитель соглашается, потому что не вникает, ЧТО именно и КАК делает бухгалтерия, ПОЧЕМУ она не успевает и КАК можно ОРГАНИЗОВАТЬ работу бухгалтерии иначе. Руководителю просто некогда решать эти вопросы. Тем более, если он еще и совмещает в себе функции владельца бизнеса.
Что можно рекомендовать в таких случаях:
1. Разобраться, почему бухгалтерия не успевает делать нужный объем работы к нужному сроку – аудит вам в помощь. Причины могут быть разные – от низкого уровня автоматизации учета, до состояния учета. Потому что, если в течении рабочего дня бухгалтер и текущую работу делает, и восстановлением учета занимается – это заранее проигрышный вариант – вам завалят и текущую работу, и «прошлые периоды». Мы всегда на восстановление учета приглашаем отдельные команды, которые только этим процессом и занимаются.
2. Оценить уровень автоматизации учета – прогресс не стоит на месте и уже очень много рутинных бухгалтерских функций научились делать роботы.
3. Оценить должностные инструкции и систему мотивации всей бухгалтерии. Бухгалтеров можно нанимать на сдельную систему оплаты труда. Вы не поверите, но это так. Например, мы так работаем с бухгалтерами – операционистами. Сколько сделал – столько получил. И компания тоже экономит свои деньги разумно. Бухгалтеров можно нанимать на проектные работы. Например, проект по восстановлению учета. Главное здесь – грамотно составить ТЗ (техническое задание) и принять результаты работ. По проекту «восстановление учета» я вам настоятельно рекомендую принимать работы только и исключительно в присутствии аудитора. Потому что вам такое там могут восстановить и насчитать, что вы сами не рады будете, что вообще этим вопросом занялись. Зато налоговая обрадуется. Подробнее об этом расскажем в наших следующих статьях.
4. Внедрить ежемесячную отчетность главного бухгалтера владельцу компании – перечень отчетности и сроки ее предоставления. Финансовый результат по всем направлениям вам должны показывать ежемесячно, а не ежеквартально. Один раз в месяц, в срок до 15 числа месяца, следующего за отчетным ваш главный бухгалтер обязан это делать. Иначе это – агент налоговой, за ваш счет. Посчитает вам миллионы к уплате, и вы заплатите, потому что не проконтролировали его в срок.
5. Внедрять гибридные бухгалтерские команды. Например, операционисты в штате и главный бухгалтер на аутсорсинге. Или главный бухгалтер в штате и операционисты на аутсорсинге. Финансовый директор в штате, главный бухгалтер на аутсорсинге, операционисты в штате. Вариантов может быть 128. Мы уже все их посчитали в «Матрице ГЛ».
6. Оценить внутренние ресурсы компании. Возможно, кто-то из сотрудников, например, работник склада или менеджер может осуществлять работу по перемещению материалов между складами, оприходованию товаров и т.д. Это называется «внутреннее совмещение». Оно разрешено законом.
А если вам наша помощь будет нужна – обращайтесь!