Очень многие руководители мечтают работать 4 часа в сутки и иметь 2-3 выходных в неделю, путешествовать и уделять много времени семье. То есть хотят делать меньше, а получать финансовый результат больше, чтобы компания работала без них, или с минимальным участием. Но мечты остаются только мечтами и они продолжают работать 24/7, чтобы все контролировать и участвовать во всех бизнес-процессах компании. Давайте разберёмся, что мешает руководителям делегировать часть своих обязанностей:
1 Неумение доверять другим людям. Установка “Если хочешь сделать хорошо, сделай это сам”
Очень часто в своей практике я сталкиваюсь с тем, что руководителям которым
очень сложно найти себе хорошего сотрудника, кажется, что у них все отберут. Часто руководители не дают своим сотрудникам доступ к аккаунтам, личной почте как раз из-за недоверия, и продолжают захлебываться в рутине.
Берут на себя руководство всеми проектами, думая, что сотрудник этого не сможет сделать лучше и его еще долго нужно будет учить этому. Зачастую делают всю работу сами, и это приводит их к болезням, отсутствию энергии, выгоранию и желанию все бросить.
А также срабатывает всем известная установка “Если хочешь сделать хорошо, сделай это сам” И у меня когда-то был этот пунктик тоже.
Что же делать, как бороться с «чувством собственной важности» и перфекционизмом?
В первую очередь важно развивать навык или умение доверять людям.
Также важно заменить установку: "Если хочешь сделать хорошо, сделай это сам" на мысль: «Я открыт миру и людям можно доверять , а сотрудники сделают иногда дело лучше меня".
Эти убеждения рекомендуется распечатать и повесить на видное место. Можно прямо прописать от руки 21 день, чтобы закрепить эту программу в своем подсознании.
Записывать 2 дела сотрудника, каждый день , которые он сделал хорошо и хвалить его за это. Необходимо задавать себе вопрос: «Что сегодня сделал хорошо мой сотрудник?» Ввести себе новую привычку видеть в человеке больше хорошего, чем плохого.
А еще найти во внешнем мире доказательства, что сотрудники во многих компаниях делают некоторые действия лучше, чем сам руководитель. Можно почитать статьи, поговорить с руководителями других компаний и убедиться, что так бывает на самом деле.
2 Неудачный опыт и работа не с теми людьми.
Начну с моей любимой фразы: «Нет плохих сотрудников, есть компания которая не подходит данному человеку».
Здесь я расскажу о своем опыте. Я много лет управляла в агентстве недвижимости, оффлайн , персоналом и командой более 20 человек. Потом, когда я продала бизнес, я пошла в онлайн и мне предстояло научиться управлять персоналом удаленно.
Уже через месяц у меня появился первый удаленный онлайн помощник и мне реально приходилось все за ним переделывать. Меня это очень сильно злило. Сотрудник не справлялся с моей скоростью и делал все медленно без особой инициативы. Потом многие жаловались, как им тяжело впадая в контекст выживания, постоянно ждали когда я дам им задачу, некоторые допускали колоссальные ошибки, не могли мыслить вариативно и самостоятельно решать проблемы. Мы просто хорошо расставались, понимая что нам просто не по пути. Но были и те сотрудники, которые вырастали до предпринимательской деятельности и уходили в свободное плавание. Мне так хотелось, чтобы не я давала задачу, а сотрудник сам просил ее и был мотивирован внутренне. Потом был 2, 3, 4, 5, 6, 7 сотрудник. Спасибо им, они меня многому научили. Мне хотелось окружить себя сильными людьми, которые смогут делать работу лучше меня и мне не придется работу переделывать и сильно вникать в процесс, главное для меня был результат. Но у меня был большой управленческий опыт и образование по специальности: «управление персоналом» за спиной, я знала, что смогу найти решение и я его нашла, но об этом расскажу в следующей статье.
Многие мои клиенты сдаются уже после второй попытки, подтверждая установку: «Если хочешь сделать это хорошо, - сделай это сам» и больше не совершают новых попыток, так как нет знаний и навыков по управлению персоналом.
3 Отсутствие навыков и умений эффективного руководителя:
- умение быть требовательным,
- умение вдохновлять и мотивировать сотрудников,
- навыки планирования и управления персоналом,
- организация деятельности,
- делегирование полномочий и контроля.
Начнем с навыка Быть требовательным +умение вдохновлять и мотивировать сотрудников.
Этому и правда стоит учиться. Очень часто не мы управляем сотрудниками, а они нами. Сначала у сотрудника высокая мотивация , но потом она снижается, если у руководителя нет этих навыков.
И как-то на эфире в инстаграме, у меня была в гостях бизнес-тренер Ольга, которая сказала такую фразу: «Стальная рука в бархатных перчатках” . Эта фраза о том, что важно быть требовательным но при этом вдохновлять сотрудника так, чтобы он сам захотел сделать важное для вас дело. Как говорит Дейл Карнеги: “Существует только один путь под небом убедить кого-либо что-либо сделать. Приходилось ли
вам задумываться над этим? Да, один единственный путь — это заставить другого захотеть сделать это. Запомните, другого пути нет.”
И очень много лет, мне хотелось сделать так, чтобы благодаря моей компании сотрудники могли реализовать и свои цели и желания, делали только то, что дает им энергию в плюс и доставляет удовольствие.
Очень многим руководителям не хватает навыков планирования и организации деятельности. Нет понимания четкой стратегии и видения на год, 3, 5 лет, миссии и ценностей компании, четких и ясных целей. Нет понимания что можно делегировать, а что нельзя и как это контролировать. Поэтому часто есть беспорядок и хаос, в котором не может выжить ни один сотрудник.
4 Трудоголизм, как плохая привычка. Желание все контролировать.
«Очень много работать» входит в привычку. Часто руководители выполняют очень много работы, которую могли бы выполнить другие люди и в итоге работают без выходных и не видят, как растут их дети. Приведу пример из личной практики.
Когда я была экспертом по недвижимости и открыла ИП, чтобы работать на себя, я работала против себя. У меня не было выходных. До часу, двух ночи я размещала объявления в интернете, днем я клеила объявления, принимала объекты на продажу и показывала. Старшая дочь, тогда пошла в первый класс и видела только мою спину. Когда она меня о чем-то спрашивала я говорила: «Не мешай, я работаю». Я упустила тогда воспитание дочери. Потом я поняла, что мой бизнес стоит на месте и совсем нет времени на развитие, обучение, стратегию, себя и семью. Я вообще забыла, что такое отдых. Тогда я начала читать книги по управлению, посещать тренинги и у меня появился первый коуч. У меня появился тогда первый сотрудник, потом второй, третий. У меня появилось свободное время на обучение, развитие компании. Появился второй ребенок. Через несколько лет я перестала работать по воскресеньям и после 20.00. Была тогда растерянность, что делать в освободившееся время. Со временем я построила свою работу так, что у меня появился выходной в субботу и я стала работать до 17.00. Это стало самым большим достижением в моей жизни.
Это был непростой период личной трансформации. Я стала “Продуктивным лентяем”
и за 5 лет сделала больше, чем за всю свою жизнь во всех сферах жизни.
Если вы сейчас понимаете, что эта история про вас, то из нее есть выход.
Перестаньте много работать, начинайте думать и управлять стратегией. Ставьте себе рамки, научитесь делегированию и управлению, создайте команду и перестаньте все контролировать. Если вам поступило какое-то дело спросите себя: «Эту работу может выполнить еще кто-то кроме меня?» Начинайте говорить себе каждый день:“Все, что могу сделать не я, должно быть сделано не мной”.
5 Вы перестали мечтать или ваша мечта вас не зажигает.
Умение мечтать - это навык, который важно развивать каждому руководителю. Когда у компании нет большой мечты, компания останавливается в развитии. Руководители должны понимать, зачем нам все это нужно. Какая мечта стоит за финансовой целью? Ради какой мечты я это делаю? И как то, я прочитала фразу у Дипака Чопры: «Когда все твои поиски не принесли счастья и ты потерял смысл, стоит поискать новую мечту».
Когда глаза руководителя не горят, он не сможет вдохновить своих сотрудников и зажечь их внутренний огонь.
Был момент в моей жизни, что все мои мечты сбылись. 5 лет я мечтала стать коучем и бизнес-тренером и я им стала. Сбылись даже мои детские мечты у меня есть дом в Краснодарском крае, семья, двое здоровых детей и я собрала ведро черешни с собственного сада. Был момент, что мои глаза потухли и не было понимания,зачем я это делаю дальше? Но в то время у меня появилась большая мечта и вновь пришла энергия, желание действовать, учиться и покорять новые вершины. Даже стало интересно жить. Очень важно оказалось, как любят говорить тренеры «целиться в звезды, чтобы попасть на луну».
Часто руководители не знают, какие обязанности можно делегировать, а какие нет.
Бывает так, что сотруднику дают непосильную задачу, которая не находится в области его компетенций и он просто уходит без объяснения причин. Давайте более подробно рассмотрим, что можно делегировать, а что нет.
Давайте начнем с понятия, что же такое делегирование.
Делегирование - это передача полномочий и задач подчиненному, предоставление ему свободу действий в решении тех или иных вопросов. Если кратко то руководитель передает часть своих полномочий, но как правило полную ответственность продолжает нести сам.
Что делегировать можно:
1 Текущие дела. Краткосрочные и среднесрочные задачи, решение которых может стать важным стимулом для подчиненного.
Временем управлять невозможно и всегда будут текущие дела, которые может сделать кто-нибудь другой. Отправить письмо, сделать договор, договориться о встрече или ее отменить и много чего еще. При любом поступившем срочном деле. Я всегда задаю себе вопрос. А это сможет сделать кто-то другой? Если ответ да, то я это делегирую, если ответ нет, то делаю сама.
2 Сбор необходимой информации для реализации какой либо задачи.. Составление проектов документов, черновиков, предложений.
Вот например у меня личный помощник часто собирает мне необходимую информацию. Это может список досок для размещения объявлений на площадках в интернете, список блогеров у которых мы можем дать рекламу в инстаграме, список потенциальных агентств недвижимости, где мы мы могли проводить живые тренинг в г. Краснодаре или удаленно в Москве и по России. Список рейсов и самые выгодные билеты и так далее.
3 Непосредственные свои должностные обязанности, на которые он согласился при устройстве на работу.
Очень важно проговаривать все зоны ответственности и закреплять их в должностной инструкции или четко прописать в регламенте работ. Это могут быть узкоспециализированные экспертные задачи, в которых сотрудник разбирается значительно лучше.
Частные задачи, требующие уникальных качеств (квалификации, опыта) сотрудника. Комплексные задачи, имеющие невысокую степень риска.
4 Дела занимающие очень много времени. Рутинная (простая и однотипная) работа.
Уже более 5 лет я управляю сотрудниками удаленно. Я четко для себя понимаю, какие дела у меня занимают слишком много времени. Для меня как для предпринимателя нудная монотонная и скучная работа отнимает много времени и дает мне энергию в минус. Это например сделать лендинг или сайт, опубликовать пост в инстаграм и добавить хештеги, транскрибация вебинаров, рассылка, работа с чат ботами, таргетированная реклама, техническая работа. Но всегда найдется человек, которому именно такая работа нравится и доставляет удовольствие.
Что делегировать нельзя:
1 Долгосрочное стратегическое планирование. Определение целей, задач, Определение основных направлений развития компании.
Каждый руководитель как голова птицы. Без планирования и понимания траектории полета птица может упасть и разбиться. Так и руководитель должен понимать свою личную миссию, миссию компании и у него должно быть стратегическое видение минимум на 5 лет, четкие, цели, структурный план реализации и дорожная карта пути.
2 Оценка деятельности, дисциплина. Управленческие решения по результатам контроля (поощрение и наказание)
Помните фразу в начале статьи. “Стальная рука в бархатных перчатках”
Если у вас нет показателей эффективности, метрик, то вам сложно будет оценить эффективность и результативность сотрудников. А если нет дисциплины и ритма, то сотрудники просто будут «протирать штаны» на рабочем месте в ожидании заветного оклада.
3 Вопросы безопасности и задачи конфиденциального характера. Масштабные финансовые вопросы.
4 Задания, выходящие за рамки опыта и знаний.
Когда-то в 2008г я работала рядовым менеджером по персоналу в нефтяной компании. И руководитель вдруг решил, что я смогу оптимизировать и описать бизнес-процессы в компании. Хотя специальные компании за это в то время брали более миллиона рублей. Помню как тогда я поехала в Москву и оплатила за свой счет это обучение, и конечно, моя самооценка очень сильно пострадала. Этот уровень был на то время мне не под силу. Через время я уволилась и открыла свое ИП.
5 Задачи высокой степени риска, особой важности и срочности.
А еще это награждение лучших сотрудников и участие руководителя в корпоративных праздниках и мероприятиях.
Для того, чтобы высвободить время, нам важно понять какие обязанности можно делегировать. Давайте сделаем несколько упражнений:
1 . Заведите себе журнал учета времени и проанализируйте несколько дней.
Начертите таблицу и разделите ее на 4 столбика. В первом напишите время начала вашей деятельности, во втором вид деятельности, а в третьем время окончания вашего дела, 4 анализ. Это, конечно, нудная работа, но она помогает понять сколько времени вы тратите на разные виды работы в вашем графике и какую работу выполняете. Важно прописать весь ваш день и все ваши действия которые вы делали с момента пробуждения до сна.
Желательно такой журнал вести минимум 3 дня, а лучше неделю и писать очень подробно: какой вид работы вы делали. Учитывать все телефонные переговоры, перекусы, отвлечение на другие виды деятельности и домашние дела. Это упражнение поможет понять, куда вы тратите свое время и на что.
После этого упражнения проанализируйте, сколько времени вы тратили и на что. В графе «Анализ» проанализируйте все ваши дела и ответьте на вопрос: Как именно это действие ведет меня к результату? Какой конкретно практический результат я получу? Ведет ли это действие меня к увеличению дохода? Дает ли это действие мне «энергию в плюс»?
Далее начертите табличку и разделите ее на 2 части.
В первой напишите, что я люблю делать и это важно для развития моего бизнеса, бизнес проекта, на выходе дает мне «энергию в плюс», во второй - что необходимо делать, но я это не умею или не люблю делать и это дает мне «энергию в минус». Потом вы просто вписываете в эти графы все то, что вы написали в журнале учета времени и то, что приходит еще вам в голову после ответов на эти вопросы.
Все что попало во 2 столбик важно делегировать.
Приведу свой пример.
Приятного делегирования!
Напишите мне в личные сообщения ВК или на почту, чтобы познакомиться со мною лично и бесплатно обсудить индивидуальный план ваших будущих занятий по созданию команды мечты и трансформации системы управления командой и компанией.
Согласны что один в поле не воин и нужна команда? На какие мысли натолкнула вас статья?
Бизнес-коуч, бизнес-тренер, предприниматель.
Маркина Светлана @svetlanamarka
#бизнескоуч #коучкраснодар #коучмосква #маркинакоуч #делегирование