Приветствую вас, уважаемые читатели!
Мой многолетний опыт работы специалистом по тендерам, я думаю, позволяет мне поделиться с вами мнением по поводу организации участия в государственных и коммерческих закупках.
Многие собственники бизнеса или руководители предприятий принимая решение о выходе на рынок государственного заказа и корпоративных закупок сталкиваются с вопросом как организовать эту деятельность.
Давайте рассмотрим один из вариантов решения этой задачи. Надеюсь, что информация из этой статьи поможет вам принять верное организационное решение для вашего предприятия.
Вариант 1.
Руководитель принимает решение об участии в тендерах, и чтобы не тратить время и деньги на обучение, организацию рабочего места и найма специалиста, заключает договор с аутсорсинг –компанией. Как правило это одна из трех-пяти компаний известных в регионе. В представлении руководителя то, что он обращается к профессионалам, которые будут приносить контракты на «блюдечке с голубой каёмочкой», о чём говорится в рекламе каждой подобной организации. Менеджеры по продажам аутсорсинг – услуг рассказывают о перспективах успешного старта в государственных закупках. Как тут руководителю потенциального участника закупок сопротивляться? Тем более, имея только поверхностное представление о механизмах и правилах работы на этом рынке, лучше пусть всё сделают ОНИ – профессионалы.
В течение последних двух месяцев ко мне обратились несколько предпринимателей и руководителей малых предприятий за консультацией. Суть заключалась в том, чтобы я объяснила, какой результат по такому договору получит Заказчик услуг. Информация, сказанная в ходе преддоговорных переговоров менеджером Исполнителя, не нашла отражение в тексте договора. Хорошо, что мои клиенты обратились за консультацией до заключения таких договоров. Мы разобрали каждый пункт и просчитали потенциальную выгоду, а что из этого вышло в краткой форме опишу ниже.
Я не собираюсь никого убеждать в том, что отдавать тендерные продажи на аутсорсинг — это как-то плохо и не эффективно. В любом случае выбор способа организации своего бизнеса выбирает собственник / руководитель.
На что следует обратить внимание при заключении договора с аутсорсинг – компанией:
· Не подписывайте договор в день проведения преддоговорных переговоров. Получите свой экземпляр документа для тщательного изучения и возьмите паузу дня на три.
· В договоре обратите внимание на описание услуги (она должна быть расписана подробно). Если написано «комплексное сопровождение», требуйте расписать что входит в комплекс и, если вас не устроит, не подписывайте договор. Помните, что в случае конфликтных ситуаций единственный документ, который регулирует ваши отношения с аутсорсинг – компанией – это договор.
· Обратите внимание на срок действия договора и оговорки (например, в 2 из 5 договоров, которые я разбирала, вместо обещанного на словах срока «1 год» было указано три месяца. Как так? Проверка на внимательность? Дополнительно были указаны оговорки по поводу количества сопровождаемых закупок, то есть фактически вы покупаете абонемент на 15, 20, 30 … закупок и если вы выберете это количество за 1 месяц, то всё… дальше сами или оплачиваете следующий пакет)
· Раздел Гарантии как таковой отсутствовал в предложенных мне на консультацию договорах. Так что рекламные ходы с заявлениями «Мы гарантируем заключение контрактов» сразу же становятся не состоятельными. При отсутствии каких-либо гарантий, да, вы покупаете «кота в мешке». Более того, если в ходе исполнения работы по сопровождению участия в тендерах ваша компания попадёт в реестр недобросовестных поставщиков ответственность исполнитель никакую не несёт.
· Далее тщательным образом разберите оплату услуг. Как правило все договоры тендерного аутсорсинга в части оплаты имеют комбинированный вид: предоплата фиксированная (абонентская плата) и переменная часть (премия за заключенный контракт в ходе сопровождения закупки в размере 2-3% от стоимости данного контакта)
Важно, что сумма премии именно от стоимости контракта, а не от расчётной прибыли по договору. Стоит учитывать, что в случае различных форс- мажорных обстоятельств при исполнении вами заключенного контракта, маржа может значительно снизится или совсем отсутствовать, а по договору аутсорсинга вы в любом случае должны будете заплатить премию.
· Не забудьте уточнить алгоритм взаимодействия с тендерным специалистом, который будет сопровождать вашу компанию. Помните, вы будете в ходе работы передавать персональные данные и сведения составляющие коммерческую тайну (описание ваших товаров/ работ/ услуг и цены, учредительные документы, бухгалтерскую отчетность и другие). И я очень надеюсь, что вы понимаете, что передавать вашу квалифицированную электронную подпись в чужие руки нельзя. Уточните как решается этот вопрос в рамках договора.
Теперь я хочу вам предложить рассмотреть простую задачку и её решение:
Дано:
Малое предприятие ООО «Арктик», вид деятельности – строительство, членство в СРО отсутствует, налогообложение УСН 15% (доходы – расходы), планирует участвовать в тендерах с НМЦК 500 000 рублей – 3 000 000 рублей. Заключило договор на тендерный аутсорсинг с ООО «Дело» на три месяца стоимостью 60 000 рублей фиксированной платы и премией в случае заключения контракта 2% от стоимости сделки. Лимит на сопровождение тендеров - 15 штук.
Существует негласная статистика по участию в закупках новичков: из 10 поданных заявок выигрывает 1.
Конечно на результативность влияет много факторов, в первую очередь стоимость товаров / работ / услуг и конкурентная среда.
В строительном сегменте с установленным диапазоном НМЦК в условии задачи - высокая конкуренция.
Ценовой политикой ООО «Арктик» установлено стоимость контракта формируется следующим образом: Себестоимость + 10% торговая наценка.
Вопросы:
· Сколько контрактов/договоров будет заключено на тендерном аутсорсинге?
· Какую прибыль получит компания ООО «Дело», сопровождающая участие в тендерах ООО «Арктик»?
· Какой финансовый результат получит ООО «Арктик» по результатам работы с ООО «Дело»?
Решение:
Так как в договорах на тендерный аутсорсинг отсутствуют гарантии, будем руководствоваться статистикой приведённой в условии задачи в части определения количества возможного заключения договоров.
Итак, по условию договора с ООО «Дело» будет подано 15 заявок на участие в закупках
15 заявок / 10 заявок по статистике успеха = 1,5 договора за период 3 месяца.
Для дальнейшего расчета округлим 1,5 договора до 2 с крайними показателями стоимости контракта (по условию).
Допустим заключены договоры/контракты:
Первый договор стоимостью 500 000 рублей.
Второй договор стоимостью 3 000 000 рублей.
ООО «Дело» получит прибыль:
(60000 руб. фиксированная плата) + (500 000 х 2% = 10 000 руб.) + (3 000 000 х 2% = 60 000 руб.) = 130 000 руб.
Финансовый результат получит ООО «Арктик»:
(500 000 х 10% = 50 000 руб.) + (3 000 000 х 10% = 300 000 руб.) – 130 000 руб. (услуги ООО «Дело») = 220 000 руб.
В данной задаче я отсекла и другие составляющие возможных расходов поставщика ООО «Арктик» (обеспечения в виде банковских гарантий и процентов по кредитам на исполнение контрактов, уплату налогов)
Для вышеприведённой задачи я использовала математические значения и условия из реальных случаев в моей практике.
Выводы делать вам, но при принятии каких-либо решений будьте внимательны к деталям и не забывайте, деньги любят счёт.
Стоит ли отдавать участие в тендерах вашей компании на аутсорсинг или стоит подумать о других вариантах решать вам.
На этом всё, всех благ и удачи в бизнесе!
Ваш специалист по тендерам, Елена.
Как вы считаете, что лучше для организации тендерной деятельности малого предприятия: тендерный аутсорсинг или штатный специалист по тендерам? Пишите в комментариях, давайте обсудим.