Перехожу ко второму этапу реализации проекта. Его основа - действия, которые будут совершены до того, как будет запущен проект. А все действия будут основаны на пунктах, описанных на этапе Планирования (подробности тут). Чтобы не сходить с курса и не заниматься тем, что не принесет положительного результата для проекта.
На этапе Подготовки важно будет минимизировать все риски, которые могут возникнуть в процессе создания проекта. И в случае чего применить альтернативные варианты развития событий.
Описанные пункты этапа Подготовки не имеют приоритетного порядка в первоочередности выполнения. Названия их придумал на основе понятий, связанных с организацией мероприятий. На примере покажу, что их же можно использовать и на других проектах (в том числе и личных).
Проекты, которые рассматриваю в качестве примеров, остаются теми же:
1. Премия Творческого союза БГУ
Церемония награждения лучших активистов Творческого союза БГУ по различным творческим номинациям (лучший вокалист, ведущий, хореограф, фотограф и т.д.). А также определение двух самых важных номинаций - Человек Года и Самый творческий факультет.
Обучение на протяжении месяца студентов, которые мечтают стать сценическими ведущими, а также определение победителя, который проведет самое массовое мероприятие БГУ - "Виват, студент!" 1 сентября.
3. Приобретение привычки вставать в 5 утра (видео-отчеты).
Подъем на протяжении 30 дней каждое утро в 5:00 и ведение видео-отчета в социально сети ТикТок.
Подготовка
Бюджет. Финансы и закупки.
Количество денег, которое нужно для реализации проекта, мы определили на этапе Планирования. Теперь их нужно использовать. Закупкой начинаем заниматься как можно раньше.
Документы для проплат делаются, согласовываются и подписываются не совсем быстро (особенно в гос.учреждениях). Лучше всего, чтобы закупками занимались специально обученные люди или те, кто это уже делал не однократно.
- Оплатой по бюджету в университете обычно занимается материально ответственное лицо. Но нужно быть готовым. Могут понадобится волонтеры, чтобы забирать документы, продукцию и для других поручений. Для награждения в номинациях нужны специальные призы (кубки, медали и др. в зависимости от концепции мероприятия). В данном случае занимаемся поиском подходящих фирм, которые могут предоставить по безналичному расчету призы с гравировкой. А там уже договариваемся, будет эта полная оплата или какая-то скидка за рекламу. Отдельной статьей расходов станет организация "сладкого стола". Все остальное по необходимости.
- Курсы проводятся платно, поэтому в первую очередь для подписания официального приказа нужно разработать смету доходов и расходов (сколько планируется участников, какую сумму они будут оплачивать, сколько будет уходить на доход и оплату работу ВУЗу, сколько на налоги и что остается на расходы самого проекта). Разработкой сметы занимаются сотрудники бухгалтерии на основе отравленных организаторами данных.
- В проекте по формированию привычки вставать по утрам с первого взгляда нет основных затрат (здесь не учитываю затраты на коммуналку, оплату телефона и всего остального, чтобы и так приходилось оплачивать без существования проекта). Но придумать расходы можно. Очень тяжело начать делать что-то полезное для себя, что не приносит мгновенного результата. Поэтому можно придумать систему награждений за определенные успехи (если целую неделю ни разу не проспал и вставал вовремя, то можно купить себе за это подарок). Оплата идет из личного бюджета (если ты уже самостоятельно зарабатываешь). Согласование возможно нужно будет получить от близких родственников или жены (если бюджетам не только ты уже распоряжаешься).
Человеческие ресурсы. Команда. Мотивация команды.
Делать проект в одиночку возможно. Все зависит от масштабов. Но зачастую над крутой идеей работает целая команда.
Если ты в этой команде руководитель, то на тебя ложиться большая ответственность за результат проекта. Плюс нужно знать как работать с командой, правильно делегировать задачи, все контролировать, но в тоже время давать свободу действий, и соблюдать еще множество моментов.
Определяем количественный и качественный состав основной команды. Кто будет на каких этапах задействован дополнительно. Готовиться специальный документ, которые называется - распределение обязанностей. Он четко дает понять, кто за что отвечает.
Отдельно выделил мотивацию команды. Как она заряжена на результат. Почему в принципе должны делать проект (вспоминаем пункт из прошлого материала про пользу проекта). Будет ли это финансовое поощрение, или работа на опыт, связи, а может быть пиар.
Задача продумывать корпоративные штучки для мотивирования сотрудников может ложиться как на плечи руководителя, так и на отдельный персонал, который только этим и занимается.
- В оргкомитет входят как сотрудники БГУ, так и руководство Творческого союза БГУ. Они делают основную координационную работу, распределяя обязанности и задачи между остальными причастными к проекту студентами-активистами. Основная мотивация для студентов делать мероприятия: создание яркой студенческой жизни, воспоминаний и приятных моментов, а также получение опыта и знакомства.
- Команда относительно небольшая (куратор, руководитель проекта и главный преподаватель). На плечах 3-ех людей лежит судьба всего проекта. Остальные люди привлекаются по мере необходимости для решения конкретных задач. У каждого участника команды своя личная заинтересованность в проведении проекта. Мне важно найти и обучить отличных ведущих. Для кого-то это возможность поделиться опытом и знаниями, а также рассказать о своей деятельности.
- Моно-проект. Поэтому в одном человеке совмещаются разные роли из разных сфер деятельности. При расширении проекта (например, создании видео-отчетов на ютуб) могут добавляться люди в команду. Но на том уровне, которые есть сейчас - за все отвечает один человек. Свою мотивацию описывал в предыдущем материале.
Человеческие ресурсы. Организаторы. Волонтеры.
Главные исполнители проекта. Организаторы могут вводить корректировки, как выполнить поставленную задачу, но не менять саму цель. Волонтеры полностью задействованы только для выполнения конкретных действий.
Интересно, что эти люди делают очень много, но их не совсем видно. Они находятся "закадром", "закулисами" и в других важных местах.
- Под мероприятия такого уровня делают набор организаторов и волонтеров из числа актива Творческого союза БГУ. Каждый отвечает за свой участок до и во время мероприятия согласно распределению обязанностей.
- Группа организаторов состоит из тех, кто придумывает собственно проект. Для маленьких и средних проектов вполне нормально, когда одни и те же люди выполняют разные функции в зависимости от умений. Но постепенное расширение команды продолжается (например, за пиар проекта отвечают отдельные активисты).
- И снова отмечу, в проекте один человек выполняет все задачи. Собственно сам себе и организатор, и волонтер и все другие роли, которые нужны для успешной реализации проекта. Планирование и расстановка приоритета задач помогает сделать выполнение проекта менее болезненным.
Публичные люди. Артисты. Ведущие. Спикеры. Жюри
Сейчас отметим тех, кто постоянно на виду. Это максимально публичные люди. Те, кто "торгует" лицом.
Кстати, если случается какой-то косяк на проекте, то гости почему-то сразу думают, что виноваты именно "публичные люди", а не посредственно организаторы. Такая вот у них участь.
У каждой роли могут быть свои специфические задачи и цели. Кто-то определяет участников, кто-то их объявляет, кто-то чему-то обучает и так далее. Заменять их могут только те, кто также имеет навыки в этой сфере, а не любой другой человек (как это может быть, например, с волонтерами).
- Все артисты, которые бывают на обычных мероприятиях присутствует и здесь. Между номинациям ставим вокальные и танцевальные номера. И все это объявляют ведущие. Вручает награды руководство УДК и Творческого союза. Жюри определяет победителей до самого мероприятия. Состав всех вышеперечисленных групп людей составляется и согласовывается заранее.
- Ведущих здесь много, но они на этот раз в роли участников. А вот публичными людьми будут преподаватели, модераторы курса и приглашенные спикеры.
- Сам себе Публичная личность, которая снимается в видео-отчётах и рассказывает, какие лайфхаки можно использовать, чтобы можно было без особых проблем вставать в 5 утра каждый день.
Спец.службы
Все оставшиеся дополнительные службы, которые не выполняют прямые задачи связанные с целью проекта, но имеют важную функцию. Сюда можно отнести охрану, ответственных по технике безопасности и пожарной безопасности, по охране труда, медицинские службы и все другие (в зависимости от масштаба и наполнения проекта).
1. В стенах БГУ есть все необходимые структурные подразделения для проведения мероприятия. За редким случаем при необходимости приглашаются внешние спец.службы. Контроль возлагается на сотрудников управления по делам культуры и начальников других управлений.
2. Ответственность за пожарную и все другие безопасности ложиться на меня как сотрудника управления по делам культуры. Все остальные специальные службы будут доступны внутри университета, где проводится мероприятие (например, охрана того корпуса, где проходит обучение).
3. И снова вся ответственность на мне. Должен сам понимать, где можно снимать, где не стоит, чтобы не подвергать себя опасности. Так же важно оценивать свое самочувствие (если организму давать спать по пару часов в день, то долго он так не протянет и могут начаться проблемы со здоровьем). Нужно четко оценивать свои возможности и не переборщить..
Участники проекта
Пришло время упомянуть тех, кто увидит проект во время его реализации. Наша основная целевая аудитория. Когда на этапе Планирования отвечали на вопрос "Для кого?", описывали именно участников.
Подготовить нужно все до мельчайших деталей. Их встречу, регистрацию, размещение, развлечение, уход и все остальное.
- Участники проекта - активисты, которые подали заявку на конкурс. Имеют высокие достижения в определённых творческих направлениях. А также председатели на факультетах, руководители направлений и все остальные яркие активисты ТС. В итоге получается закрытое мероприятие. Освещение широкому кругу людей идет только после мероприятия.
- Участниками являются все студенты, которые были набраны в группу (до 30 человек). Они все с разных факультетов БГУ. Объединяет их одно - желание научиться вести мероприятия, выступать публично, получить навыки, которые могут пригодиться в повседневной жизни (например, при сдаче экзаменов). Поэтому весь этап Продвижения направлен на эту целевую аудиторию. Но также участниками проекта косвенно являются все те, кто следит за ним и только планируется пойти обучаться.
- Участниками проекта по приобретению привычки раннего подъема становятся все те, кто смотрят мои видео-отчеты в социальной сети Тик Ток. А также все те, кто в реальной жизни узнает об этом и интересуется продвижением проекта.
Собрания. Репетиции. Кастинги. Отборы.
Встречи (в том числе онлайн), которые проводятся непосредственно до начало самого проекта.
Предварительная подготовка нужна практически всем. Репетиция артистам. Кастинг участникам. Отбор конкурсантов. Организационные собрания с волонтерами.
Все проводится согласно заранее подготовленному графику.
- До начала проведения мероприятия проходит прием заявок участников по номинациям. Заполняются специально подготовленные анкеты в электронном или печатном варианте. Дальше идет отбор и определение победителей. Кастинг или отбор проводится и для ведущих и артистов.
- Перед стартом проекта идет набор участников проекта. Отбор проводится в несколько этапов. Сначала приглашаются все желающие на первое собрание. Потом они снимают и публикуют видеоролик в социальных сетях на тему "почему именно их должны взять на курсы". При необходимости дают дополнительное задание или проводят собеседование.
- Перед съемкой каждого ролика мне нужна репетиция. Проба текста, который был написан. В живую он может звучать по другому. Конечно, с каждой съемкой получается все быстрее снимать. Но все равно бывают моменты, когда без репетиции никак.
План. Сценарий.
Неважно, делается проект одним человеком или целой командой, этот пункт обязателен. Без плана действий (что за чем будет, когда и кто что делает) будет сложно удержать все в голове. Особенно если проект очень масштабный.
Можно подготовить несколько вариантов (подробный план этапов для организаторов, сцен.план для технических групп, сценарий для ведущих и т.д.)
- Составляется общий план для организаторов с расписанными этапами проекта (отбор, определение победителей, награждение) и непосредственно сценарий для ведущих во время мероприятия (и для звукорежиссера).
- Для курсов составляется тематическая программа (темы занятий, основные упражнения и домашние задания). Отдельные "сценарии" занятий составляют преподаватели или спикеры.
- Сценарий каждого видео-отчета прописываю в день съемок. Но примерны план тем составляю заранее. Так же составляю план действий на целый день.
Наполнение активностями
Если делать проекты в чистом виде, как было придумано изначально, то они будут выполнять только основную цель без каких-то дополнительных.
Но ведь проект всегда можно разнообразить. И сделать его еще более интересным.
Самое главное тут не переборщить. И понимать, для чего и для кого добавляется любая активность. Совмещать только подходящие под формат и концепцию наполнение.
- Концертная программа между вручениями наград является дополнением. Она приукрашает мероприятие. Плюс, организованный фуршет станет отличным дополнением и точно поднимет настроение студентам. Обязательно относим сюда фотозону (классные фотки в красивых нарядах обеспечены). Так же можно провести дополнительное креативное награждение организаторов, председателей и других активистов. Все обсуждается на собраниях и добавляется по мере необходимости.
- Одной из таких активностей можно назвать выпускной после курсов. В принципе, без него проект тоже может существовать. Но он вносит нотку душевности и атмосферности. Когда вся команда с участниками собирается вместе и общается в неофициальной обстановке. И именно в этой части проекта мы решили определять победителя, который проведет "Виват, Студент!". К дополнительным активностям можно отнести крутые домашние задания, который направлены на получение дополнительных навыков, да и на пиар проекта в целом (часто домашку нужно публиковать в соц.сетях).
- Какие-то активности появляются в процессе создания видео-отчетов. Например, с помощью геймификации добавление игры с будильником. Добавление лайфхаков и советов на каждый день. Описание утренних и вечерних ритуалов. Креативное представление вышеперечисленного.
Оформление. Реквизит
Сюда отнесем весь реквизит, который может понадобиться в ходе реализации проекта. А также визуальное представление проекта. Что видят участники во время проведения.
- По сравнению с остальными представленными проектами, здесь оформление играет большую роль. С помощью его нужно создавать атмосферу, которая задумана по концепции проекта. Будь то уют или душевность, или может нужно навести пафоса и строгости.
- Преподаватели могут дополнить свои занятия с помощью наглядных презентаций. Перед началом занятий на экране можно показывать картинку и включать музыку, пока все собираются. В одно время мы раздавали всем участникам блокноты и ручки с логотипом проекта (когда нам выделяли грант на реализацию проекта). Весь остальной реквизит формируется и обсуждается с каждым преподавателям или спикером (например, пробки для занятий по технике речи).
- Красивый фон для видео-отчетов тоже важен. Пробовать снимать на разных и смотреть, как воспринимается картинка. Так же можно работать и с образом. Непосредственно для самой привычки можно заняться оформлением комнаты, чтобы вставать по утрам было приятно, так же как и ложиться спать.
Технические ресурсы
С каждым годом инновации и технологии все больше и больше поглощают все сферы деятельности. Тяжело представить какой-то проект, чтобы там не была задействована электронная техника. Самое нужное - звук и свет.
Сюда же относим всю технику, которая может понадобиться для реализации активностей проекта (съемка, онлайн-трансляция и др.)
- Музыкальная аппаратура для проведения концертной программы (особое внимание уделяем микрофонам и аккумуляторам для них, чтобы не сели в самый неподходящий момент). Для получения нужной атмосферы нужно подумать насчет световой аппаратуры. Ведь с помощью света можно добиться определенного настроения.
- В отличии от обычных лекций на курсах ведущих нужна музыкальная аппаратура (колонка. пульт, микрофоны). Ведь там часто практикуют ведение мероприятий. Еще нужен стандартный набор, без которого уже мало обходятся во время обучение, - ноутбуку, экран, проектор.
- Самое главное - будильник! Без него выполнить такой проект будет проблематично. Поэтому нужно контролировать зарядку телефона. Телефон для съемок тоже включаем в список, а дальше же идут кольцевая лампа, штатив. Это основная техника для проведения проекта.
Печатная продукция. Бейджи
Как-то сложился такой стереотип при работе со студенческими проектами: первое, что начинают делать студенты на этапе подготовки - печатать бейджи организаторов.
Но лучше больше уделю внимания другой важной печатной продукции.
- Для упрощения системы с бейджами были придуманы постоянные бейджи, которые активисты используют на всех наших мероприятиях. Основная цветная печатная продукция - дипломы победителям. В зависимости от наполнения мероприятия, могут понадобиться фотографии с мероприятий для фотозоны.
- Создавать бейджи под данный проект не стало привычкой. Мы прекрасно обходимся без них. Тренируем память и запоминаем как кого зовут самостоятельно. Печатать для проекта нужно сертификаты об прохождении курсов.
- На этапе реализации может возникнуть необходимость распечатать что-нибудь вроде трекера привычки, или каких-то мотивационных плакатов. Но на данный момент благоприятно обхожусь без всего этого, делая записи вручную.
Документация
Данный пункт присутствует во всех остальных, но решил еще отдельно упомянуть. Все-таки документы имеют важное значение для создания проекта. В особенности, если это проекты в организациях. К личным, это конечно, в меньшей степени относится.
- После разрешения на проведение проекта составляется официальный приказ. Создаются докладные записки на различные пункты программы, по которым нужны согласования с дополнительным структурными подразделениями и специальными службами. Сюда же идет распределение обязанностей, сценический план, график репетиций, отборов, анкеты участников и все остальное.
- Описанные выше документы имеют место быть и в данном проекта. Добавляется только программа обучения.
- Казалось бы в личном проекте, что может понадобиться из документации. Но я веду трекер привычки и записываю результаты в ежедневнике. Плюс составляю предварительный план съемок и тем. Это все в ручную вписывается в блокнот.
Заключение
Следующий материал будет про Продвижение проекта. Этап не идет сразу за Подготовкой, а ведется параллельно с ним. Так как есть пункты, которые будут сильно зависеть друг от друга.
Спасибо за внимание!
#project #event #проект #организациямероприятий #managment