Организация мероприятия – сложный и ответственный процесс, который требует необходимых навыков и усилий. И при этом, это точно такой же процесс, как и любой другой, поэтому для того, чтобы организация была качественной, необходимо придерживаться ряда правил и критериев, которые помогут осуществить организацию на достойном уровне.
ОПРЕДЕЛИТЬСЯ С ЧИСЛЕННОСТЬЮ ЛЮДЕЙ, КОТОРЫЕ БУДУТ ПРИСУТСТВОВАТЬ НА МЕРОПРИЯТИИ
Прежде, чем начать процесс организации любого мероприятия, необходимо определиться с количеством людей, которые будут на нем присутствовать, так как от этого зависит и требуемый размер площади для проведения мероприятия, и программа, и формируемый бюджет.
В большинстве случаев лучшим выходом из ситуации, когда изначально невозможно определить точное количество людей, которые придут, определить примерное количество участников и рассчитывать мероприятие “с запасом” и в ту, и в другую сторону.
При таком подходе к организации, если кто-то не придет, то просто останутся свободные места, а вот если присутствующих окажется больше, то их будет, куда рассадить и удастся избежать неприятной ситуации, что люди пришли, а расположиться им негде.
ВЫБОР УДОБНОГО МЕСТА ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ
Успех любого мероприятия, будь то презентация компании или тренинг, зависит от того, насколько участникам было комфортно на этом мероприятии. Первое впечатление остается с человеком навсегда, поэтому от выбора удобного места проведения мероприятия будет зависеть то, какое отношение сложится у приглашенных участников об организаторе.
Если необходимо организовать деловое мероприятие, например, бизнес-встречу или тренинг, то идеальным вариантом станет помещение, расположенное в удобном доступном месте и оформленное в соответствии с тематикой подобных мероприятий.
Не стоит организовывать тренинг или бизнес-встречу в зале, предназначенном для проведения праздников, так как это не будет соответствовать заявленной тематике, а организатор будет восприниматься как человек, лишенный вкуса.
То же самое и наоборот: когда дело касается увеселительного мероприятия или рабочей вечеринки сотрудников, то стоит обратить внимание на помещения, которые не слишком ориентированы на консервативный стиль.
ЦЕНОВАЯ КАТЕГОРИЯ ДИЗАЙНА ПОМЕЩЕНИЯ И ПОДБОР ДЕТАЛЕЙ
От того, как будет преподнесено мероприятие аудитории, зависит его будущий успех и востребованность, поэтому на начальном этапе важно не продешевить.
Если бюджет не слишком велик, то все равно ни в коем случае нельзя демонстрировать приглашенным нехватку денег, нужно всего лишь подобрать правильные детали и помещение с таким дизайном, чтобы все смотрелось органично и стильно.
КУЛИНАРНАЯ СТОРОНА ВОПРОСА
На любом мероприятии необходима и кулинарная сторона вопроса. Даже бизнес-тренинг или организованная игра не обойдутся без чашки чая и бутерброда, поэтому и этот момент важно продумать в процессе организации.
Если речь идет о деловом мероприятии, то самым оптимальным вариантом станет кофе, чай и легкая еда. Лучше закупить на выбор разные варианты еды, а не ограничиваться одними бутербродами и булочками. Участники смогут поесть в перерыве и выбрать то, что им больше нравится.
В организации праздника меню нужно продумать до мелочей. Самым разумным вариантом будет предварительно собрать предпочтения у гостей, но если нет возможности это сделать, либо часть гостей, которые будут присутствовать на мероприятии, мало знакомы, то стоит обратиться к классическим вариантам меню, в которых будут на выбор разные варианты блюд, чтобы каждый присутствующий смог выбрать для себя то, к чему он привык.
ОФОРМЛЕНИЕ ПОМЕЩЕНИЯ В СООТВЕТСТВИИ С ТЕМАТИКОЙ МЕРОПРИЯТИЯ
Правильное оформление помещения придаст мероприятию престиж и статус. Приглашенные гости будут лестно отзываться об организаторе после посещения такого мероприятия, что хорошо скажется на его репутации, а для бизнеса это немаловажно, особенно если организатор проводит деловое мероприятие или тренинг.
Помещение необходимо оформить в строгом соответствии с тематикой проводимого мероприятия. При оформлении важно не допускать ничего лишнего, каждая деталь важна.
Если организовывается деловая встреча или мероприятие, направленное на деловое общение и знакомства, то лучшим вариантом будет оформить помещение в спокойных тонах: бежевом или светлых оттенках. В этом случае оформление не должно отвлекать людей от важных разговоров и общения, поэтому яркие цвета и вычурные краски недопустимы.
Для оформления помещения под проведение праздника важно учитывать специфику и оформлять помещение, в зависимости от повода.
УВЕДОМЛЕНИЯ И ПРИГЛАШЕНИЯ
Ни одно мероприятие не может быть полноценно проведено без уведомлений и приглашений для посетителей. Это не только информирование о том, что будет проводится мероприятие, а еще и проявление уважения к потенциальным участникам.
Современные технологии позволяют облегчить этот процесс и автоматизировать его. Сейчас нет необходимости рассылать письма и изготавливать пачку приглашений в типографии, достаточным будет организовать рассылку сообщений и создать профильную группу в социальных сетях.
Такой формат подойдет как для корпоративного мероприятия, так и для праздничного. Организация рассылки и создание группы не занимает много времени, любой человек может справиться с этим за полчаса.
Перед рассылкой приглашений важно написать емкий текст, который будет отправлен участникам.
Качественная организация – залог любого успешного предприятия, поэтому перед тем, как решиться на самостоятельную организацию, необходимо адекватно оценить свои возможности, а также проконсультироваться со специалистами, которые смогут подробно объяснить все нюансы и тонкости организации мероприятий любой направленности.
☎️ +7 (983) 631-55-39
#организациякорпоратива #организцияпраздника #праздникспб #юбилей #конкурсы #праздничноеменю #тренинг