Эффективный документ базируется на правилах его подготовки. Конечно, вы нигде не найдете перечень этих правил, они вырабатываются практикой подготовки документов. Допускаю, что у каждого автора набор будет свой, но выделить основные возможно.
Если в прошлой заметке я упоминал, что у каждого документа есть Генеральная цель в виде решения задачи, для которой документ создан, то с этой заметки начну разбор правил достижения этой цели.
У любого документа есть адресат.
Автор готовит документ не в воздух, он всегда его готовит для кого-то. Даже если директор, будучи единственным человеком в обществе готовит приказ, то он этот приказ готовит для кого-то с надеждой «проскочить» проверку, например. Этот «кто-то» называется адресатом (читателем) и всегда имеет свои параметры.
От адресата зависит разрешение нашей ситуации и важно, чтобы мы были поняты так, как нам нужно для достижения генеральной цели. Поэтому я выделяю правило «писать для адресата».
Критерии адресата.
Давайте возьмем за основу, что мы документами коммуницируем с людьми. Адресат документа, это человек или группа людей в некоторых случаях, к которым обращается автор. Каждый человек индивидуален и разные люди на один и тот же текст будут реагировать по-разному, поэтому писать, как для всех плохая идея. Посудите сами, люди имеют одинаковый набор конечностей и внутренних органов, но не все одинаково понимают песни Оксимирона.
Критерии адресата, как человека, это, конечно, широкая категория. Можно начать с пола и закончить увлечениями в 3 классе средней школы, которые повлияли на восприятие документа, но для подготовки понятного документа это не требуется.
Зачем определять критерии адресата? Чтобы попасть в его субъективное восприятие. Чем ближе наш текст к восприятию, тем выше шанс достичь цель автору.
Я выделяю 2 критерия:
- профессия
- роль в принятии решения.
Можно выделять и другие, это будет позитивно влиять на подготовку документа (чем лучше определим читателя, тем тоньше настройка документа), но давайте честно – не всегда известны, например, возраст, пол, затраты времени на чтение у нашего адресата.
Профессия. Этот критерий поможет понять контекст работы нашего адресата, т.е. понять его деятельность. В большинстве случаев если знаем профессию, то знаем образование и сможем определить стиль общения адресата. Наличие профессии определяет адресата к определенной социальной группе по критерию «профессия», а у каждой социальной группы есть индивидуальные особенности. Важно учесть эти особенности, чтобы быть ближе к адресату. Например, работа судьи предполагает постоянный контакт с большим количеством текста, а работа коммерческого директора предполагает постоянный контакт с расчетами, цифрами. Из чего я могу сделать вывод, что судья справится со стопкой бумаги с текстом, а коммерческий директор разберется в расчетах.
Роль. Этот критерий адресата поможет определить его компетенцию, т.е. круг вопросов, который он способен разрешать. Если определена роль, то понятно, чем полезен адресат, что можно у него просить/предлагать/советовать и выбрать правильный способ для этого. Например, я пишу памятку по расчету неустойки для менеджеров клиента и могу сослаться на пункты договора потому что знаю, что менеджер знаком с договором и сможет быстро сориентироваться в нем.
Как определить адресата?
С определением адресата редко возникают проблемы. Адресат обычно известен из контекста ситуации. Бывают случаи, когда конкретный адресат неизвестен. Например, я проверяю договор для своего клиента и не знаю на начальном этапе кто будет согласовывать с другой стороны – юрист, менеджер, директор? В таких ситуациях всегда можно задать вопрос «кто будет обрабатывать документ?». После ответа будет легче подбирать подход к подготовке документа.
Примеры учета адресата при подготовке документа.
Пример 1 – памятка для собственника бизнеса.
Юристам нередко приходится готовить для своих клиентов памятки, правовые заключения по вопросам применения закона, например. В таких случаях адресаты никак не соприкасаются с юриспруденцией и загружены другими делами, но хотят быть в курсе. Собственники бизнесов как адресат имеют свои особенности. Могу выделить некоторые: заняты вопросами из разнообразных сфер, имеют ограниченное количество времени, ищут способ оптимизировать свою работу, любят читать выводы. По этой причине подход к разработке памятки должен исходить из критериев самого собственника бизнеса.
Начать памятку стоит с пояснения о чем она. Вынести выводы на первую страницу, а дальше предложить более расширенный текст по вопросу. Само содержание должно быть написано просто, т.е. без использования профессиональной терминологии, предложения должны быть короткими, писать о сути, а все отсылки прятать в гиперссылки или сноски. Этим мы поможем клиенту сэкономить время на получение нужной информации.
Пример 2 – подготовка протокола разногласий для юриста контрагента клиента.
При согласовании договора при участии юриста контрагента допустимо «общаться» на одном языке. В таких ситуациях снижен риск быть непонятым. При этом не нужно скатываться в злоупотребление терминологией, особенно там, где это лишнее. Всегда нужно держать в уме цель мероприятия – скорейшее заключение договора клиентом. По этой причине, чем проще мы излагаем мысль, тем быстрее происходит обработка нашей позиции.
Юрист контрагента наверняка сталкивается с протоколами разногласий, для него форма согласования привычна. При этом вне контекста моих размышлений, он не поймет почему я прошу согласовать пункт в таком виде. Нужно ему помочь – дать комментарий к своей редакции условий. Это убыстрит коммуникацию и поможет быть правильно понятым. Отсутствие комментария может породить вопросы, а его присутствие их снять.
Контрольное задание.
Предлагаю попрактиковаться в написании документов для конкретного адресата. Подготовьте памятку об отсрочке уплаты кредита по Закону от 08.03.2022 № 46-ФЗ для физических лиц. Адресатом выберете своего клиента или родственника. О результатах напишите в комментариях.
Ps. Пишите свои мысли после прочтения в комментарии, согласны со мной? Подписывайтесь если еще нет.