Основные средства — это материальные активы, которые предприятие содержит с целью использования их в процессе производства (поставки) товаров и/или оказания услуг. Как правило, срок полезного использования (эксплуатации) основных средств более 12 месяцев (или операционного цикла, если он длится дольше года).
Все операции по поступлению и выбытию основных средств (ОС) должны быть правильно документально оформлены. Формы документов организация может взять из постановления Госкомстата России от 21.01. 2003 № 7, либо разработать самостоятельно и утвердить приказом руководителя компании.
Поступление ОС
На предприятие основные средства могут поступать различными путями:
- приобретение за плату у других организаций;
- строительство хозяйственным и подрядным способом;
- получение от других организаций и физических лиц в безвозмездное пользование;
- внесение учредителями (участниками) в счет их вкладов в уставный (складочный) капитал;
- получение в хозяйственное ведение и оперативное управление;
- взятие в аренду с последующим выкупом;
- получение по акту дарения;
- передачи в совместную деятельность и доверительное управление;
- передачи в обмен на другое имущество и другими способами, не противоречащими действующему законодательству.
Независимо от источника приобретения на каждый принятый в эксплуатацию объект ОС (кроме зданий и сооружений) составляют "Акт приемки-передачи ОС", форма ОС-1. При вводе в эксплуатацию зданий и сооружений составляют акт по форме ОС-1а, при вводе в эксплуатацию нескольких однотипных основных средств, поступивших в одном месяце – бланк по форме ОС-1б. Составляется столько экземпляров акта, сколько сторон участвует в сделке. Если основное средство не нуждается в монтаже, то форма № ОС-1 составляется в момент покупки, т.е. когда переходит право собственности на это имущество. Если же для того, чтобы ввести основное средство в эксплуатацию, нужно его смонтировать, акт составляется только после его монтажа. Каждому инвентарному объекту присваивается инвентарный номер, который закрепляется за ним на все время использования путем прикрепления металлического жетона, нанесения краской и иным способом. В случае выбытия объекта его инвентарный номер не присваивается вновь поступившим объектам в течение 5 лет по окончании года списания. После оформления акты с приложенной технической документацией, относящейся к данному объекту, передаются в бухгалтерию организации, подписываются главным бухгалтером и утверждаются руководителем организации или уполномоченным лицом.
Сведения, отраженные в акте ф. № ОС-1, бухгалтер должен перенести в инвентарную карточку типовая форма № ОС-6, которая заполняется на каждый инвентарный объект или группу однотипных объектов. В случае группового учета карточка заполняется путем позиционных записей отдельных объектов основных средств.
Инвентарные карточки составляют в одном экземпляре, хранят в бухгалтерии организации. В инвентарной карточке указывается полное наименование основного средства, присвоенный инвентарный номер, дата ввода в эксплуатацию, первоначальная (восстановительная) стоимость, норма амортизационных отчислений, лицо, ответственное за сохранность ОС.
Кроме того, в инвентарной карточке фиксируются все изменения, которые произошли с основными средствами в процессе эксплуатации на основании документов о зачислении объекта, его перемещении, переоценке, дооборудовании, реконструкции, модернизации, капитальном ремонте, списании и т.д.
Списание основных средств
Для определения непригодности к дальнейшему использованию тех или иных основных средств, т.е. для определения необходимости ликвидации основных средств, на каждом предприятии создается постоянно действующая комиссия (в том числе главный бухгалтер и лица, на которые возложена ответственность за сохранность основного средства). Для участия в работе комиссии могут приглашаться эксперты.
Результаты принятого комиссией решения оформляются актом на списание основного средства (при применении компанией унифицированной формы - ф. № ОС-4) или актом на списание автотранспортного средства (унифицированная форма - ф. № ОС-4а) с приложением актов об авариях, причин, вызвавших аварию, если они имели место, а также документа, подтверждающего снятие с учета в ГИБДД. Компания имеет право также по общему правилу разработать и утвердить в приказе по учетной политике свои формы первичной учетной документации по списанию с учета объектов основных средств Акт составляется в двух экз. на каждый объект основных средств. Первый экземпляр передают в бухгалтерию, второй - лицу, ответственному за сохранность объекта, этот экземпляр является основанием для сдачи на склад и реализации оставшихся в результате списания запчастей, материалов, металлолома по цене возможного использования, затраты по ликвидации объекта также указываются в акте.
На основании акта, утвержденного руководителем предприятия, бухгалтерия отмечает в инвентарной карточке дату выбытия объекта и номер акта, а затем ее изымают из картотеки, где она хранилась (инвентарные карточки по выбывшим ОС хранятся в течение срока, определяемого руководителем организации).
Ремонт, реконструкцию и модернизацию основных средств организация может провести самостоятельно или поручить сторонней организации. И в первом, и во втором случае приемка основных средств, поступивших после ремонта (реконструкции, модернизации) оформляется специальным актом (форма №ОС-3) Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных объектов (форма № ОС-3).
Акт, подписанный работником структурного подразделения организации, уполномоченным на приемку ОС, и представителем организации, производившей ремонт, реконструкцию и модернизацию, сдают в бухгалтерию организации. Акт подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем или лицом, на это уполномоченным лицом.
Отнесение ремонтных работ к тому или иному виду должно быть подтверждено соответствующими документами: договором на проведение ремонта, сметной документацией, внутренними распорядительными документами организации.
Документальное подтверждение расходов на ремонт:
При осуществлении ремонтных работ хозяйственным способом затраты оформляются следующими унифицированными формами первичной документации:
- расход материалов - лимитно-заборными картами (ф. № М-8) или требованиями-накладными
(ф. №М-11);
- расходы на оплату труда - табелем учета использования рабочего времени (ф. № Т-12, ф. № Т- 13), расчетными и платежными ведомостями (ф. № Т-49, ф. № Т-51, ф. № Т-53).
Результаты выполненных подрядным способом ремонтно-строительных работ оформляются актом приемки ((ф. № КС-2) и справкой о стоимости выполненных работ и затрат (ф. № КС-3), утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 11.11.99 № 100.
После выполнения всего комплекса работ (как подрядным, так и хозяйственным способом) всегда оформляется акт приемки-сдачи, отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (ф. № ОС-3).При этом если организация сама проводила ремонт, акт составляется в 1 экз. работником структурного подразделения, ответственного за приемку основных средств. Если ремонт выполняет сторонняя организация – в 2-х экз. – 1-й остается в организации, 2-й – подрядчику.
Кроме того, одним из первичных документов, который подтверждает, что организация проводит именно ремонт, может быть дефектная ведомость. Это не обязательный документ, но поскольку в нем указывается факт повреждения основного средства, подтвержденный соответствующими специалистами, он будет дополнительно доказывать, что организация правомерно списала затраты именно как ремонт. Более того, можно приложить заключение о поломке, составленное независимым экспертом.
После приемки отремонтированных основных средств в их инвентарную карточку (ф. № ОС-6) должны быть внесены записи о проведенных работах и изменениях в характеристике объекта.
Остались вопросы? Спросите у нас!
Чтобы заказать аутсорсинг бухгалтерских услуг по стандартам «1С:БухОбслуживание», вы можете направить запрос на предоставление технико-коммерческого предложения (ТКП) по электронной почте «1C:БухОбслуживание. Центр бухгалтерских услуг» – hello@accounting-1c.ru или позвонить по телефону +7(981)745-70-08 – консультация бухгалтера GL Group Consulting
