Всем привет.
Естественно много, где регистрируюсь, участвую и везде оставляю свою почту электронную.
Многие этим злоупотребляют и пытаются украсть моё время и навязать мне свои идеи по средствам спама, который они называют информационными рассылками. Но это не так.
Мои ресурсы ограничены, и поэтому я не готов читать эту тысячу писем в день. Я позаимствовал у Стива Джобса, точнее из книги про него идею разбора почты по правилу 4 D.
Именно в английской версии, итак это:
- Do = делать
- Defer= отложить
- Delegate = делегировать
- Delete = удалить
Для себя я это принял следующим образом.
Я точно удаляю все спам и рассылки, не жалея на это времени сразу как появилось первое письмо.
Что нужно срочно сделать
DO - принимаю сразу решение и записываю в список дел на сегодня, чтобы как минимум разобраться в ближайшее время. И потом держать это на контроле. Мои сотрудники знают, что я могу спросить про что то, что оказывается уже завершилось, просто они не посчитали нужным это написать.
Что нужно сделать когда-нибудь
В почте гугл есть возможность выделить сообщение, чтобы потом к нему вернуться. Это так называемые ПВО - подожди вдруг отвалится. Вопрос который не срочный и может сам рассосаться в определенном периоде без моего участия. Работая в одной американской компании был удивлен регламенту ответа на любой вопрос по следующей схеме:
- 3 дня, если он важный
- 10 дней, если не очень важный
- 30 дней, если вообще не важный
Естественно на 3. группу они и не собирались отвечать, но ты в ответ получал письмо что твой вопрос из 3 группы и понимал, что надо решать самостоятельно. Вежливый намек.
Что нужно сразу делегировать
Часть проблем, задач адресуют руководителю, только потому что это самый простой способ "перевесить обезьянку" вам на шею. Например, потому что в прошлый раз всё решилось быстро при вашем участии. В данном случае, я стараюсь переставить задачу сотруднику, который по моему мнению за это отвечает.
Так получается, что я про них всё равно помню и держу на карандаше, но в дальнем углу памяти.
Что нужно сразу удалить
Просто удалите всё, что вам показалось не интересное, не нужное и т.п..
А теперь самое главное. 3 подхода.
Я разбираю почту 3 раза в день, потому что для меня почта не является средством экстренной связи, возможности и необходимости что то быстро решить. Для операционного управления мы используем онлайн чаты в мессенджерах по группам тем или по отделам.
Бонус:
С понедельника почтальоны будут работать из дома.
Они будут читать ваши письма, и звонить вам, если там что-то важное.