Возможно вам знакома следующая ситуация - вы готовите текстовый документ для своего руководителя и затем пересылаете его на проверку. Возвращается документ приблизительно вот в таком виде.
Человек, вычитывавший текст, отметил непонравившиеся моменты заливкой и изменением цвета текста, то есть применял форматирование. Также в документе могут быть правки или указания, выделенные, опять же, с использованием форматирования.
Хоть и реже чем раньше, но такой подход к редактуре все еще встречается и это не смотря на то, что в Word уже давно есть специальные инструменты, предназначенные как раз для решения подобных задач.
Примечания в документе
Переходим на вкладку Рецензирование и обратим внимание на группу Примечания.
Подход к редактуре с помощью этих инструментов точно такой же - выделяем слово, предложение, абзац или любой другой фрагмент текста, который необходимо прокомментировать и нажимаем на кнопку Создать примечание. В появившейся выноске указываем текст примечания.
В более свежих версиях офисного пакета кнопка Примечание помещена и в панель быстрого форматирования, которая появляется при выделении текстового фрагмента, что значительно ускоряет процесс.
Все примечания будут располагаться на полях документа, что позволяет быстро просмотреть и учесть их все. Это намного удобнее, нежели листать многостраничный документ в поисках выделенных цветом фрагментов.
Если вы не согласны с предложенной правкой, то в самих примечаниях можно вести своеобразный диалог с редактором, указав свое обоснование. Примечания разных авторов выводятся разными цветами, а кроме того указываются и их имена.
Если для работы в офисе вы используете учетную запись Майкрософт, то имя берется из нее.
Иначе имя автора определяется настройками Word. Чтобы его откорректировать нужно перейти в параметры программы и в разделе Общие обратиться к подразделу Личная настройка Microsoft Office. В соответствующем поле можно указать имя пользователя, которое и будет использоваться в примечаниях.
Итак, с помощью инструментов группы Примечания проходим весь текст, то есть листаем примечания по порядку, исправляем их или вносим встречные предложения в своеобразном чате.
Выполненные примечания удаляем и так поступаем до тех пор, пока не исчезнет правое поле в документе. Как только это произойдет, можно быть уверенным, что все примечания учтены.
Исправления в документе
Ну а если вы сами являетесь редактором и вносите какие-то правки в текст, над которым работал другой человек, и ему в последствии придется этот документ дорабатывать, то настоятельно рекомендую включить режим записи исправлений. Сделать это нужно перед тем, как вы начнете что-то в тексте удалять или дополнять. Включить режим исправлений можно также на вкладке Рецензирование.
Этот режим сэкономит массу времени пользователю, который ранее работал над документом и теперь получит его обратно на доработку, но уже с вашими правками. Пользователю не придется сверять две версии одного и того же документа и искать отличия. Достаточно лишь посмотреть внесенные изменения.
Все сделанные вами исправления будут видны в документе и с помощью соответствующей панели инструментов пользователь сможет пройти их все по порядку и либо принять исправление, либо отклонить его. Ну или пробежавшись взглядом по всем предложенным исправлениям пользователь может их отклонить или принять все разом.
Режим записи исправлений - очень полезный инструмент, позволяющий работать только с одним документом и не плодить его копии.
Сравнение версий
Ну а что делать, если изменения в документ внесены, но режим исправлений при этом не был включён? Как быстро найти, что именно в документе изменилось?
В этом случае придется сравнивать две версии одного и того же документа и поможет нам в этом также стандартный инструмент Word.
На вкладке Рецензирование находится группа Сравнение, с помощью которой мы можем сравнить две версии одного документа. Для этого открываем оба документа в Word, а затем выбираем соответствующий инструмент.
В окне Сравнение версий выбираем оба документа - исходный и полученный после редактуры.
На базе двух документов Word генерирует новый, в котором будут отражены все правки также, как и при включенном режиме исправлений. Таким образом можно быстро найти измененные фрагменты текста.
Поиск исправлений и примечаний
Ну и вполне распространенная ситуация, когда ваш руководитель полностью игнорирует удобные функции Word и по старинке выделяет непонравившиеся фрагменты текста цветом, чтобы, как он считает, вам было проще их найти и откорректировать.
В такой ситуации придется листать многостраничный документ, внимательно выискивая выделенные фрагменты, что крайне трудоемко. Поэтому предлагаю воспользоваться расширенным поиском.
Найти его можно либо на вкладке Главная, либо можно запустить окно поиска и замены с помощью комбинации клавиш Ctrl + H и переключиться на вкладку Найти.
Нажимаем на кнопку Больше, чтобы увидеть дополнительные параметры и в раскрывающемся меню Формат будут находиться нужные нам инструменты.
Если ваш руководитель как маркером отмечал непонравившиеся фрагменты текста с помощью заливки и при этом использовал разные цвета, то проще всего выбрать пункт меню Выделение цветом. В этом случае выделенные фрагменты будут находиться вне зависимости от цвета заливки.
Если же изменялся цвет текста, то воспользуемся настройками шрифта (пункт меню Шрифт) и укажем цвет текста, который нужно искать.
При этом не забываем снять первый шаблон поиска - выделение цветом, если он был предварительно установлен. Все применяемые к поиску шаблоны перечислены в подсказке ниже поискового поля.
По аналогии можно найти фрагмент, имеющий любое другое форматирование, например, полужирный или даже зачеркнутый текст.
Ссылки на мои ресурсы по Excel
★ Телеграм