Электронный документооборот (ЭДО) — это оцифрованный документооборот, позволяющий передавать файлы по сети интернет. При этом, за счет КЭП, все документы являются действительными и наделёнными юридической значимостью, ничем не уступающим бумажным аналогам. Их передают в специальной системе через операторов ЭДО. Переход на электронный документооборот позволяет оптимизировать множество бизнес процессов и сэкономить время.
Зачем ИП нужен ЭДО
Несмотря на то, что переход на электронный документооборот ещё носит частично обязательный характер. В 2022 году переход на ЭДО для ИП будет носить по-прежнему добровольный характер, но гос. органы продолжает увеличивать кол-во документов, работа с которыми может вестись исключительно в электронном виде.
ЭДО для ИП нужно, если предприниматель имеет персонал, состоящий из более 10 человек, необходимо предавать через ЭДО для ИП:
· 6-НДФЛ;
· РСВ;
· СЗВ-М, СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ;
· 4-ФСС.
В случае если компания работает с импортной продукцией, то отправка квартального отчета должна происходить непосредственно через ЭДО для ИП. Отчет необходим даже в случае приобретения в офис импортной кофемашины или компьютера, если техника находятся в списке ТН ВЭД ЕАЭС.
С 2022 года за редким исключением, выдают справку о нетрудоспособности. ФСС обязует работодателей заполнять информацию по сотруднику в электронном виде.
С каждым годом появляется все больше отчетности, которая принимается, исключительно, в электронном виде (счет-фактура). В дальнейшем эта тенденция коснется большинства других отчетов. Государственные органы продолжают свою планомерную работу в этом направление.
Электронный документооборот работает не только с формализованной отчетностью, но и позволяет обмениваться и неформализованными документами в файлах формата doc, xlsx, pdf, jpg. Подписанный документ с помощью сертификата ЭЦП, также наделен юридической значимостью. В целом уход от бумажного делопроизводства избавляет от трат на бумагу и прочие расходники, а также увеличивает скорость оборота документов.
В свое время, передача документов через email была альтернатива бумажному документообороту. Такой способ обмена документами назывался прямым. Для того чтобы отправленные сканы были наделены юридической силой, необходимо было заключать дополнительные письменные соглашения, приравнивающие электронные файлы бумажным оригиналам. Вся ответственность за сохранность документов лежит на контрагентах. При всем этом, ФНС не принимает сканированные копии документов, поэтому предприниматели вынуждены пересылать друг-другу оригиналы бухгалтерских документов.
В системе Диадок все документация пересылается по шифрованным каналам, а ЭЦП наделяет каждый файл значимостью. Такие документы принимаются государственными органами. Счета-фактуры и отчёты пересылаются в установленном формате.
Оператор электронного документооборота (ЭДО) - это компания, обладающая необходимыми технологиями, кадровыми и правовыми возможностями для осуществления юридически значимого документооборота.
Контур.Диадок обеспечивает немедленную отправку и прием электронных файлов, гарантирует актуальность формата, действительность заверения, фиксирует все изменения, отмечает даты получения и отправки, обеспечивает хранение документации.
Операторов ЭДО много, крупнейшие из них — СКБ Контур, Тензор, Калуга-Астрал, Такском. У каждого оператора свои системы с разными тарифами, интерфейсом и набором дополнительных функций. Для небольшого бизнеса будет достаточно минимального количества инструментов.
Контур.Диадок - продукт СКБ Контур, один из самых распространенных операторов ЭДО на российском рынке. Сервис включает в себя богатый набор функционала и обладает удобным интерфейсом.
Получите электронную подпись
Сертификат электронной подписи, является важнейшей составляющей в документообороте, так как она доказывает, что документ был заверен владельцем.
Начиная с этого года, вступили в силу новые правила получения Квалифицированной Электронной Подписи. Теперь сертификат можно получить только в ФНС и у её доверенных представителей. Для этого понадобится записаться в любой налоговый орган, при себе необходимо иметь СНИЛС и паспорт.
Дополнительный функционал ЭДО
Бывает, что абоненту для максимально эффективной интеграции требуются дополнительные услуги и возможности:
1. Возможность получать доступ с любого браузера и в любое время.
2. Модуль интеграции позволяет гармонично встроить Контур.Диадок в вашу компанию.
3. Мобильное приложение.
Выбор обычно зависит от объёма документооборота и количества занятых в нём сотрудников.
Приглашение контрагентов
Узнайте, подключен ли ваш контрагент к ЭДО. В Диадоке вы это сможете сделать в разделе “Поиск и приглашение”. В случае, если он уже подключен, то Вам достаточно отправить приглашение. Если у контрагента, другой оператор, то вы можете воспользоваться роумингом.
#эдо #диадок #эдо_для_ип #ип #контур_диадок #контур #индивидуальный_предприниматель #электронный_документооборот