Елена Восканян, собственник, управляющий и практикующий аудитор ГК AUDITVELA, резидент «Эквиум» Ростов-на-Дону, и начальник отдела бухгалтерского учёта ООО «Учёт и Консалтинг» Валерия Костенко создали краткий гайд по сокращению расходов и оптимизации работы финансовой и бухгалтерской служб. В ситуации экономической неопределённости компании всё чаще переходят от «экстренного сокращения расходов» к режиму долгосрочной экономии. Шаг 1. Сформулируйте, что вас не устраивает в существующей финансовой системе вашего бизнеса.
Например: Шаг 2. Проведите анализ бизнес-процессов и оцените ситуацию «как есть»: На этом этапе необходимо выбрать способ оптимизировать затраты и увеличить эффективность процессов: Шаг 3. Оптимизируйте собственную службу: Шаг 4. Автоматизируйте то, что возможно автоматизировать: Шаг 5. Контролируйте и корректируйте Такой пошаговый алгоритм применим не только для оптимизации работы финансовой и бухгалтерской службы, но и для любого другого подразделения с поправкой н
Елена Восканян, собственник, управляющий и практикующий аудитор ГК AUDITVELA, резидент «Эквиум» Ростов-на-Дону, и начальник отдела бухгалтерского учёта ООО «Учёт и Консалтинг» Валерия Костенко создали краткий гайд по сокращению расходов и оптимизации работы финансовой и бухгалтерской служб.
В ситуации экономической неопределённости компании всё чаще переходят от «экстренного сокращения расходов» к режиму долгосрочной экономии.
Шаг 1. Сформулируйте, что вас не устраивает в существующей финансовой системе вашего бизнеса.
Например:
- Сроки предоставления управленческой информации
- Несостыковки в цифрах отчётности
- Непонимание, откуда берётся информация
- Непонимание, как складывается рентабельность продаж
- Кассовые разрывы
- Высокие налоги
- Подозрение о мошенничестве в производственных процессах
- Рост затрат на содержание службы
- Текучка кадров
- Постоянные жалобы сотрудников на объём работы
Шаг 2. Проведите анализ бизнес-процессов и оцените ситуацию «как есть»:
- Формализуйте бизнес-процессы финансовой службы
- Выявите дублирующие и провальные функции, определите занятость каждого сотрудника
- Оцените эффективность работы каждого специалиста и службы в целом
- Проверьте, имеются ли стандарты качества работы на участках
- Оцените уровень автоматизации
- Оцените уровень системы контроля
На этом этапе необходимо выбрать способ оптимизировать затраты и увеличить эффективность процессов:
- Оптимизировать собственную структуру
- Отдать все процессы на аутсорсинг в полном объёме
- Отдать на частичный аутсорсинг сложные, трудоёмкие или рутинные процессы
Шаг 3. Оптимизируйте собственную службу:
- Регламентируйте учётные процессы
- Внедрите разработанные стандарты, следите за эффективностью изменений
- Пересмотрите систему оценки эффективности и внедрите KPI, завязанные на качестве документооборота
Шаг 4. Автоматизируйте то, что возможно автоматизировать:
- ЭДО
- Согласование договоров и платежей
- Контроль задолженности
- Сбор данных для управленческого отчёта
Шаг 5. Контролируйте и корректируйте
- Разработать и внедрить чек-листы. Они помогут контролировать работу специалистов
- Проводить регулярный срез результатов
- Корректировать методики и регламенты по мере возникновения
Такой пошаговый алгоритм применим не только для оптимизации работы финансовой и бухгалтерской службы, но и для любого другого подразделения с поправкой на особенности работы.