В программе «1С:Управление торговлей 11» можно отправлять контрагентам разные отчёты и напоминания о платежах, действиях со счётом и даже поздравление с днём рождения. Рассказываем, как настроить такие рассылки.
Какие отчёты и напоминания можно отправлять контрагентам:
- о платежах, по которым просрочен срок оплаты
- о том, что поступила оплата от контрагента
- если приближается планируемый день оплаты или отгрузки товаров со склада
- о баллах системы лояльности: начисление или списание
- поздравление с днем рождения клиента
- действия со счётом: выписки, закрытие
Настроить такую рассылку можно в стандартных настройках: весь функционал уже встроен в программу.
При этом можно гибко настроить рассылки:
- рассылать один или сразу несколько отчётов
- выбирать получателей: пользователи в программах 1С, конкретные сотрудники компании-контрагента или физлица.
Как настроить отправку отчётов и оповещений?
Рассылка отчета «Прайс-лист»
Отправлять отчёт будет по следующим параметрам:
- отчёт для отправки — «Прайс-лист», в отчёте будет перечень товаров с оптовыми ценами и количеством на складе
- кому отправляем — контрагентам в выбранном списке
Чтобы настроить отправку отчёта, нужно зайти в НСИ и администрирование – Администрирование – Печатные формы, отчёты и обработки – Рассылки отчётов – Создать.
- Вводим название рассылки
- Выбираем, как будет отправляться рассылка. В нашем случае выбираем «Отчёты указанным получателям»
- Выбираем адресатов рассылки — Контрагентов
- Переходим в раздел «Отчёты», там нужно выбрать, какой отчёт будем отправлять, и настроить его.
При таком отчёте нужно установить настройку «Остатки товаров на складах», чтобы в прайс-листе отобразились остатки товаров, доступные для заказа.
В разделе «Расписание» указываем, как часто будет отправлять рассылка. Это может быть любое время: например, по понедельникам, чтобы клиенты могли планировать закупки на неделю.
Доставка (эл. почта) — это вкладка, на которой нужно выбрать адреса электронной почты. И тот, с которого будут отправляться письма, и те, на которые письма будут приходить.
Дополнительно — на этой вкладке нужно выбрать, в каком формате получатель сможет скачать прайс-лист. Например, это может быть элетронная таблица, документ Word, или таблица Excel. Кстати, в последнем случае получатели прайс-листов смогут загружать их в свои программы 1С.
Рассылка автоматического оповещения о просроченном платеже
Если у ваших клиентов есть абонентская плата или они часто оплачивают счета после получения товаров и услуг, могут быть задержки с платежами. В таком случае можно настроить рассылку с напоминанием об оплате. Такая рассылка будет отправляться автоматически по заданным условиям.
Такая рассылка настраивается из другого раздела: переходим CRM и маркетинг – Настройки и справочники – Рассылки и оповещения клиентам.
- Создаем новую Группу рассылок и оповещений
- Пишем название рассылки, отмечаем, что она будет отправляться принудительно — независимо от того, подписан ли получатель на рассылку.
- Выбираем, какому из контактов клиента будет отправляться оповещение, и способ отправки: SMS или электронная почта.
Открываем вкладку «Виды оповещений» и нажимаем «Создать» – «Напоминание о просроченной задолженности». В сроке «Событие» прописываем условие, по которому будет отправляться email-оповещение – для нашей рассылки это «Выявление просроченной задолженности».
Затем создаём шаблон письма и задаём в нём настройки, по которым система будет определять, что задолженность появилась.
В настройках расписания указываем регламентное задание. По этому заданию будут готовиться и отправляться письма. Для нашей рассылки это по понедельникам, после 9:00.
Регламентные задания для подготовки писем настраиваются в разделе Формирование сообщений по оповещениям клиентов. Путь в программе: НСИ и администрирование – Администрирование – Обслуживание – Регламентные операции – Регламентные и фоновые задания
Чтобы отправлять готовые сообщения клиентам, нужно использовать регламентное задание Получение и отправка электронных писем.
Автор: Юлия Мохова
Специалист-консультант по торговым решениям компании «Простые решения»
Имеет сертификат 1С «Специалист-консультант по внедрению прикладного решения «1С: Управление торговлей 8», опыт в автоматизации – 2 года.