В предыдущей статье мы рассказывали, какие технические вопросы предстоит решить удаленному офису. Теперь представим, что работа уже идет, все сервисы функционируют, но команда не складывается. Вы чувствуете: процесс плохо организован и не понимаете, что нужно изменить. Скорее всего, проблема в коммуникации — удаленный формат вносит в нее коррективы. Что можно сделать в таком случае?
Проводите частые видеоконференции
Не стоит недооценивать важность таких встреч. Они помогают задать ритм и поддерживать его в течение дня. Звонки утром и вечером — это минимум, можно проводить больше. Если команда небольшая, можно добавить личные беседы в распорядок дня. Количество онлайн-встреч можно будет снизить со временем.
Собирайте обратную связь
Узнайте, что у команды на уме. Спрашивайте у сотрудников, какие проблемы мешают работе. Можно сделать это регулярной «ретроспективой» или же просто интересоваться в личных беседах. Результаты могут вас удивить, а на их основе всегда можно улучшить рабочий процесс.
Используйте трекер времени выполнения задач
Если вы читали предыдущую статью, вы знаете, что для удаленной работы нужен таск-менеджер. В таких сервисах часто есть трекер времени — таймер, который сотрудник включает, когда занимается задачей. Так можно отследить сроки выполнения. И если кто-то из команды медленнее закрывает задачи медленнее других, поинтересуйтесь, в чем проблема. Разумеется, в личной беседе.
Конкретные цифры полезны в этом случае: они покажут, что ваши беспокойства не беспочвенны. Сотрудник сможет взглянуть на себя со стороны, сделать выводы и дать обратную связь.
Выработайте понятный тон в переписке
Бóльшая часть общения команды будет проходить в мессенджере. Увы, текст не всегда корректно передает эмоции. Из-за этого происходит недопонимание и отношения внутри коллектива ухудшаются. Постарайтесь выработать понятный тон, который сложно неправильно истолковать. Перечитайте важное сообщение перед отправкой глазами сотрудника. Для передачи особенных эмоций подойдут смайлики. Но не переборщите!
Визуализируйте
Чтобы донести свою мысль максимально понятно, визуализируйте ее. Инфографика, таблицы, презентации, графики, мемы — все средства хороши, если результат достигнут. Кому-то удобнее воспринимать информацию на слух, кому-то визуально. Вы «убьете двух зайцев», если продублируете устную мысль визуалом.
Суммируя: чтобы построить эффективный удаленный рабочий процесс, важно собирать обратную связь. Не сокращайте общение с командой на ранних этапах и прилагайте усилия, чтобы донести информацию. Во всем этом поможет прозрачный рабочий процесс, где можно быстро отследить все задачи.