Тайм-менеджмент — это совокупность методов, помогающих человеку эффективно использовать свое время. То есть, не расходовать его впустую и распоряжаться им так, чтобы добиваться максимально высоких результатов в любых начинаниях.
Главное предназначение современного тайм-менеджмента — помогать людям достигать целей и управлять своей жизнью. Именно поэтому тайм-менеджмент в наши дни не ограничивается только планированием и учетом времени, а рассматривает почти все вопросы, связанные с личной эффективности. Вот лишь некоторые из них:
Само слово «тайм-менеджмент» (time management) переводится с английского как «управление временем». Термин не совсем точный, поскольку самим временем управлять невозможно: все что может человек — это научиться рационально его использовать. Поэтому сегодня многие предпочитают употреблять более подходящие по смыслу выражения «селф-менеджмент» (управление собой) и «лайф-менеджмент» (управление жизнью).
Различают два крупных направления современного тайм-менеджмента: личный (индивидуальный) и корпоративный (организационный).
Корпоративный тайм-менеджмент направлен на благо некой организации и чаще всего внедряется по инициативе ее руководства. Личный тайм-менеджмент — это те методы, которые человек использует по своей инициативе и для достижения собственных целей. Именно этому направлению и посвящен наш сайт.
Зачем человеку нужен тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент — это мощный многофункциональный инструмент, который одновременно решает множество задач. Вот лишь некоторые из них:
1. Больше успевать. На современного человека зачастую обрушивается целый поток больших и маленьких дел. Помимо основной работы, ему необходимо думать о своей семье, о бытовых проблемах, о здоровье, об оплате счетов и т. п. В результате многие люди просто «тонут» в делах, не успевая толком ничего сделать.
Тайм-менеджмент помогает если и не победить, то хотя бы взять под контроль этот поток дел. Пользуясь его технологиями, мы можем грамотно распределять свое время, быстрее справляться с текущими задачами и отделять важные дела от второстепенных.
2. Добиваться максимальных результатов. Если человек считает свое дело важным, он обычно стремится к тому, чтобы его усилия давали максимальный результат.
И эта еще одна задача, с которой отлично справляется тайм-менеджмент. Он предлагает человеку конкретные «рецепты», помогающие повышать производительность труда, правильно выстраивать рабочий процесс и достигать максимума в любом деле.
3. Находить время для важных дел. Современный человек все чаще сталкивается с дефицитом времени. Иногда он настолько придавлен делами, что у него не остается толком времени ни на хобби, ни на саморазвитие, ни даже на свою семью.
Тайм-менеджмент помогает справляться с «поглотителями времени», учит говорить «нет» ненужным делам и осознавать свои настоящие ценности. Благодаря этому человек может уделять больше времени тому, что для него по-настоящему важно, а значит и жить полноценной жизнью.
4. Достигать целей. Люди любят мечтать, но их мечты сбываются далеко не всегда. Кто-то мечтает стать профессиональным художником, но продолжает годами ходить на нелюбимую офисную работу. Кто-то мечтает путешествовать по всему миру, но ни разу так и не выбрался за пределы своей области. Часто люди просто не знают, что делать с этими мечтами.
И здесь им снова может пригодиться тайм-менеджмент. Он помогает превратить абстрактные мечты в конкретные и понятные цели, а затем найти оптимальный путь для их достижения.
5. Управлять собой. Человек привык считать себя существом рациональным, но это зачастую не соответствует действительности. Во-первых, он подвержен перепадам настроения, приступам лени и прокрастинации. Во-вторых, он нередко совершает импульсивные поступки и делает совсем не то, что собирался.
Тайм-менеджмент, опираясь на достижения современной психологии, позволяет человеку вернуть контроль над собой. В его арсенале есть техники для борьбы с ленью и прокрастинацией, для создания мотивации и преодоления импульсивности. Используя их, человек может поддерживать тот уровень самодисциплины, который необходим ему для достижения целей.
6. Управлять своей жизнью. Многие люди сегодня просто плывут по течению, чувствуя себя пассивными «пассажирами», не способными ни на что повлиять. В результате они часто оказываются там, где им не хочется быть, и занимаются тем, что не доставляет им ни малейшего удовольствия.
Однако управлять своей жизнью все-таки можно. И тайм-менеджмент — это и есть тот инструмент, который дает нам возможность преодолевать внешние обстоятельства и самостоятельно распоряжаться своей судьбой.
Основы тайм-менеджмента
Чтобы получить правильное представление о тайм-менеджменте, его следует рассматривать не как «сборник случайных рецептов», а как целостную систему знаний. В основе этой системы будут лежать следующие группы понятий:
- Принципы: наиболее общие правила и «законы» тайм-менеджмента.
- Приемы и техники: конкретные способы реализации этих принципов.
- Инструменты: приспособления, облегчающие выполнение различных приемов и техник.
Рассмотрим каждую из этих групп немного подробнее.
Принципы
В тайм-менеджменте нет каких-то совсем уж жестких правил и аксиом. Каждый человек решает с его помощью свои задачи, и то, что приносит пользу одному, у другого может просто не работать.
Тем не менее, при желании мы можем выделить несколько универсальных принципов тайм-менеджмента, с которыми наверняка согласится большинство специалистов по личной эффективности. Вот они:
1. Постановка целей. Чтобы менять свою жизнь к лучшему, человек должен ставить перед собой цели и стремиться к их достижению. В тайм-менеджменте принято ставить перед собой как глобальные цели (охватывающие всю жизнь), так и цели поменьше (на год, на месяц, на день).
2. Планирование. Любую деятельность следует планировать: это позволяет действовать более рационально и эффективно. Планирование (т. е. выбор предстоящих действий и их последовательности) — это главный метод тайм-менеджмента.
3. Расстановка приоритетов. Нужно выявлять самые важные дела и выполнять их в первую очередь. Такие дела сильнее всего влияют на нашу жизнь: сосредоточившись на них, мы быстрее достигаем своих целей.
4. Опора на самодисциплину.
Самодисциплина — это способность следовать своим планам, невзирая на сиюминутные желания и потребности. Если человек не обладает хотя бы минимальным уровнем самодисциплины, он вряд ли сможет полноценно пользоваться тайм-менеджментом.
5. Планирование отдыха. Полноценный и своевременный отдых — это залог сохранения работоспособности.
6. Фиксация задач. Предстоящие дела следует не запоминать, а записывать (например, в ежедневник или в таск-менеджер). Во-первых, о незаписанных задачах легко забыть. Во-вторых, такие задачи выглядят необязательными для выполнения. В-третьих, попытка удержать их в голове приводит к снижению продуктивности и увеличению уровня стресса.
7. Декомпозиция. Крупные дела рекомендуется разбивать на отдельные этапы (подзадачи). Это облегчает их планирование и выполнение.
8. Иерархия планов. Планы нижнего уровня должны работать на планы верхнего уровня. Планируя день, нужно учитывать планы на неделю, а планируя неделю — планы на месяц. Это принцип помогает непрерывно двигаться к цели.
9. Борьба с хронофагами.
Хронофаги (поглотители времени) — это все, что ворует у нас время и срывает наши планы. Сюда относится как наша собственная непродуктивная деятельность (вроде просмотра сериалов), так и люди, мешающие нам работать.
10. Борьба с отвлечениями. Отвлечения снижают производительность труда и приводят к преждевременной усталости. Рекомендуется во время работы максимально «отгораживаться» от внешнего мира: отключать ненужные уведомления, переводить телефон в беззвучный режим, избегать излишне общительных коллег и т. д.
11. Борьба с мультизадачностью. В каждый момент времени следует заниматься только одним делом. Попытка выполнять сразу несколько задач обычно приводит к стрессам и снижению продуктивности.
12. Повышение производительности труда. Свою работу необходимо выстраивать так, чтобы получать максимальный результат при минимальных затратах времени и сил.
13. Гибкость. Если обстоятельства меняются, нужно менять и планы.
14. Создание своей системы тайм-менеджмента. Универсальных решений не бывает: из огромного арсенала тайм-менеджмента следует брать лишь те методы, которые будут работать именно у вас. При этом каждый такой метод желательно адаптировать под себя.
15. Анализ. Рекомендуется регулярно анализировать свою деятельность, оценивать ее эффективность, выявлять в ней слабые места и недочеты. Такая обратная связь помогает непрерывно совершенствовать свою систему тайм-менеджмента и добиваться в этой жизни большего.
16. Саморазвитие. Главный инструмент тайм-менеджмента — это сам человек. Наша эффективность напрямую зависит от наших личных качеств: уровня самодисциплины, знаний, навыков, умения думать и принимать правильные решения. Чтобы тайм-менеджмент приносил максимальную пользу, в первую очередь следует заботиться о собственном развитии.
Таковы вкратце основные принципы тайм-менеджмента.
Популярные приемы и техники
1. Список дел. Самая популярная, самая простая и самая доступная техника тайм-менеджмента. Суть ее в том, чтобы записывать предстоящие дела, а затем вычеркивать их по мере выполнения.
2. Расписание. Это почти тот же список дел, с той лишь разницей, что все дела в нем выполняются в определенное время. Расписание помогает более рационально распределять свои силы, избавляет от спешки и нерешительности.
3. Матрица Эйзенхауэра. Эта техника помогает выявлять приоритетные задачи (то есть те, которые нужно выполнять в первую очередь). Для этого предстоящие задачи сортируют по важности и срочности с помощью вот такой таблички:
4. Техника SMART. Эта техника позволяет сделать цели (или задачи) максимально конкретными, что облегчает их планирование и достижение. Суть ее в том, чтобы привести каждую цель в соответствие со следующими критериями:
- S (specific) — конкретность. Формулировка цели подразумевает конкретный и проверяемый результат.
- M (measurable) — измеримость. Этот результат можно измерить.
- A (attainable) — достижимость. Для достижения цели хватает ресурсов (времени, сил, денег).
- R (relevant) — актуальность. Цель действительно важна и стоит затраченных на нее усилий.
- T (time-bound) — ограниченность во времени. Установлен крайний срок достижения цели, т. е. дедлайн.
Вот как это выглядит на практике:
5. Метод лягушки. «Лягушками» в тайм-менеджменте называются различные неприятные задачи, а «метод лягушки» заключается в том, чтобы выполнять такие задачи в первую очередь. Например:
Для чего это нужно? Во-первых, неприятные задачи — это зачастую самые важные для нас задачи, поэтому им следует уделять особое внимание. Во-вторых, чем раньше мы приступаем к таким задачам, тем больше у нас сил для их выполнения.
6. Метод слона. «Слоны» — это крупные дела, к которым страшно подступиться. Чтобы сдвинуть такие дела с места, рекомендуется делить их на отдельные маленькие подзадачи («бифштексы») и планомерно их выполнять.
7. Метод швейцарского сыра. Эта техника помогает преодолевать внутреннее сопротивление и справляться со сложными, неприятными или непонятными задачами. Суть ее в том, чтобы выполнять задачу произвольными частями, выбирая в первую очередь те этапы работы, которые не вызывают отторжения. Если сравнивать нашу задачу с сыром, мы словно «выедаем» в ней все новые и новые дырочки, пока она не будет полностью выполнена.
8. Техника Pomodoro. Ее суть заключается в том, чтобы отмерять периоды работы и отдыха с помощью таймера. Обычно это происходит так:
- Из списка дел выбирают задачу и устанавливают таймер на 25 минут для работы.
- После звонка устанавливают таймер на 5 минут для отдыха.
- После четырех таких циклов следует 30-минутный перерыв.
Перечисленные техники достаточно универсальны и могут использоваться кем угодно и при любых обстоятельствах.
Системы тайм-менеджмента
Классический тайм-менеджмент. Это скорее даже не система, а просто набор приемов и техник, появившихся во второй половине XX века. Однако именно с этим направлением у большинства людей обычно и ассоциируется «управление временем».
Главная особенность классического тайм-менеджмента — это предельно рациональный и прагматичный подход к повышению личной эффективности, без поправок на психологию человека и его индивидуальные особенности. Примером подобного подхода могут служить АБВ-анализ, метод Альпы и целеполагание по SMART.
При этом техники классического тайм-менеджмента по-прежнему популярны. Ими активно пользуются предприниматели и менеджеры разного уровня, их изучают в вузах и на курсах личной эффективности.
Читайте также: Классический тайм-менеджмент.
GTD (Getting Things Done). Самая популярная на сегодняшний день система тайм-менеджмента. Была разработана американским специалистом по личной эффективности Дэвидом Алленом и описана в его книге «Getting Things Done» (у нас она вышла под названием «Как привести дела в порядок»).
Главная особенность GTD заключается в «бесстрессовом планировании», которое, в свою очередь, основано на двух принципах:
- Все дела должны храниться не в голове, а на внешнем носителе (например, в записной книжке или в таск-менеджере).
- Для планирования и принятия решений следует опираться на продуманную систему алгоритмов, которой можно полностью доверять.
GTD является мощной и, в общем-то, универсальной системой тайм-менеджмента, которой пользуются представители самых разных профессий и социальных групп.
Читайте также: Система GTD.
Agile Results («гибкие результаты»). Система основана на популярных сегодня методиках «Аджайл», которые применяются в разработке ПО и в управлении проектами. Топ-менеджер компании «Майкрософт» Джи Ди Мейер адаптировал эти методы для личного использования и описал получившуюся систему в книге «Getting Results the Agile Way» (2011 год).
В отличие от других систем тайм-менеджмента, Agile Results ориентируется в первую очередь на получение результатов, а не просто на выполнение задач. При этом (как следует из ее названия) она отличается гибкостью и помогает достигать этих результатов даже в условиях нестабильности и неопределенности.
Читайте также: Agile Results.
«Джедайские техники». Система разработана российским специалистом по личной эффективности Максимом Дорофеевым и описана в его книгах «Джедайская техника пустого инбокса» (2017 год) и «Путь джедая» (2019 год).
В «джедайских техниках» активно используются достижения современной психологии и учитываются особенности нашего времени (т. е. эпохи хай-тека и всеобщего дефицита внимания). Акцент в этой системе сделан на экономии когнитивных ресурсов («мыслетоплива») и борьбе с прокрастинацией.
«Джедайские техники» наиболее популярны в России, главным образом у работников IT-индустрии, менеджеров и фрилансеров.
Заметим, что все перечисленные системы редко используются в чистом виде. Обычно каждый человек хотя бы немного, но «подгоняет» их под себя.
