Старались как могли, но запуститься за одну неделю не получилось. Статья детализация дел. Чек-лист. Разбор ошибок. Советы и рассуждение, можно ли было сделать лучше. Идем на вторую неделю запуска - успеем открыться или нет?...
Добрый день. Меня зовут Елена. У нас с мужем общий бизнес - интернет-магазин, мы в Нижнем Новгороде, нашему семейному делу 10 лет. И вот наконец, решились открыться в Москве, помещение три в одном: представительство (офис), пункт выдачи и склад.
В этой статье предыстория открытия
В этой статье как искали помещение
Тут эмоции что мы это сделали
А сейчас далее будет конкретика работ.
Итак, подписали договор об аренде нового помещения в Москве 20 мая 2022, в пятницу, и вечер мы с мужем потратили на дорогу домой, в Нижний Новгород. Эмоции сильнейшие. Первый успех в этом деле! Мы это сделали!
Поскольку помещение сразу с новым ремонтом и полностью готово под заезд, то думали в эйфории - ЧТО ЗА НЕДЕЛЮ СПРАВИМСЯ и в следующую пятницу сможем принять первых посетителей в Москве.
Далее статью оформляю как график работ - что, когда и как делали с разбором полетов.
СПОЙЛЕР - за одну неделю не справились! И даже сомневаемся, что получится за вторую неделю. ПОДПИСЫВАЙТЕСЬ. И все узнаете по ходу дела!...
-
21 мая, суббота
Честно, просто отдыхали. Домашние дела, дети и тп. Напоминаю, что мы - мелкий бизнес, и все (несмотря что собственники) делаем сами.
-
22 мая, воскресенье
Просидели над схемой расстановки оборудования в зале. Муж сначала перенос на схему все размеры, уступы и выступы, двери и проемы. И в спорах - вдвоем - далось непросто, решили что и где будет размещено.
Не судите строго - эскиз нарисован от руки. Черновой вариант. И нам такого достаточно. Принципиально, что на схеме учтены все выступы и уступы, все проемы, то есть все реально встанет на свои места. А "красота" нам и не нужна, вполне работать возможно и по такому рисунку. И по подробным комментариям к нему (которые тут не указываю).
Основное помещение у нас в Нижнем Новгороде, все уже есть, используется и работает. Поэтому особо нового тут для нас и нет, кроме разве что можно сделать все на новом уровне, с учетом опыта и наличия бюджета. Плюс возможно добавить хотелки (кстати, будем делать именно по этому варианту - с улучшениями).
Дежавю - опять места мало!
Вот берешь - 90 метров, даже больше чем хотели, предварительно и от 70 метров площади могли стартовать в Москве. А как стали размещать стенды, места под демонстрации, рабочие места сотрудников, склад - место раз и кончилось!
1 рабочий день запуска, понедельник
Утром я в Битриксе (нашем программном средстве коллективной работы) запустила задачу "Открытие в Москве". И накидала подзадач с указанием ответственных. Муж очно в офисе (я работаю удаленно) провел совещание. И далее все в своей зоне ответственности принялись за работу.
То есть пока не откроемся и не наймем персонал в Москве - все сотрудники в Нижнем Новгороде - работают В ДВОЙНОМ РЕЖИМЕ. И выполняют обычные обязанности (продажи интернет-магазина, продажи очно в Нижнем Новгороде, отгрузки по всей стране) и участвуют в делах открытия в Москве. То есть все работаем на 200%. Сложно, но интересно, потому что прибавился СОЗИДАТЕЛЬНЫЙ ТРУД, а это очень мотивирует! Всем интересно и всем нравится свое чувство сопричастности к этому.
Подробнее об итогах этой рабочей недели тут
Подробнее о нашем коллективе тут
Итак, наша задачка в Битриксе "Открытие в Москве"
План-график со взаимосвязями работ в Excel - имеется! Его делали давно, еще до открытия, в стадии принятия решения открываться или нет.
Сейчас решили, что сделаем все быстро, стадии ремонта нет, все гораздо проще. Задачки понятны, накидали их в Битриксе. Возможно, это и ошибка, что не стали работать в плановой табличке. Потому что думая, что сделаем быстро - поджимают сроки - делать-то стали, а реально к нашей срочности добавились всяческие косяки!...
-
Недооценка 1.
Если есть плановая табличка - то в ней и надо работать по факту. А не откладывать ее в сторону и делать по-быстрому, потому что сроки горят. От "косяков" такая срочная работа, увы, не спасает. Поэтому ПЛАН-ФАКТ, и чем подробнее план - тем проще рядом выполнять факт.
Чем подкупает задачки в битриксе - тем что к ним сразу можно добавить ЧЕК-ЛИСТ и выполненные пункты ВЫЧЕРКИВАЮТСЯ, очень наглядно!
Плюс в Битриксе удобно писать комментарии к задаче, добавлять вложения. Обновление по задаче показывается всем в ленте новостей , все видят последние изменения (и тут же можно отреагировать на них). ЭТО НЕ РЕКЛАМА. Мы в Битриксе работаем 2 года и используем пока еще далеко не весь функционал...
Из сделанного в понедельник
- что отправляем в Москву из Нижнего Новгорода - начали собирать для отправки во вторник - все что может потребоваться и есть запасы (стенды, которые можно отдать, часть товаров, компьютеры, принтер, стулья, канцелярка и расходка, чайник, для уборки и тп). То есть приняли решение ПОУЖАТЬСЯ в Нижнем чем можем - и отправить из Нижнего по максимуму. В итоге отправили 26 мест (стоимость отправки через Деловые составила почти 15 тыс рублей!), в Москве получили в четверг.
СОВЕТ - мы впервые пользовались опцией "С разгрузкой". В Нижнем Новгороде у нас много мужчин, разгружаем сами. В Москве пока никого нет, поэтому опция крайне удобная.
- мы с мужем (директором) съездили и провели совещание с бухгалтерией (нас обслуживает профессиональная компания). СОВЕЩАНИЕ БЫЛО КРАЙНЕ ТРУДНЫМ. Москва это большие изменения в бизнесе. Еще много что предстоит сделать в связи с этим. Но пока, с учетом нарастания кризиса, это решение правильное.
- траты и учет расходов - я внесла нужные изменения в мою табличку - фин-календарь (добавила расходы по Москве). Плюс добавила вкладку учета расходов (чтобы остаться в рамках бюджета - СПОЙЛЕР - не остаемся, уже выскакиваем в перерасход). Оплатила аренду, коммуналку, обеспечительные платежи. Далее платила все оплаты, что нужно было, а платить надо было быстро. Приняли решение, платим, платежку скидываем поставщику, далее организация отгрузки - в таком режиме.
- логист подготовила что нужно купить и стала искать наилучшие варианты с учетом СРОКОВ, ЦЕНЫ И НАЛИЧИЯ.
Недооценка 2.
Всем конечно известно, что нельзя одновременно БЫСТРО, КАЧЕСТВЕННО И ДЕШЕВО. И в этом треугольнике (или как на картинке наложении трех кругов) одновременно возможно выполнить только ДВА ПУНКТА. То есть - если как нам нужно - БЫСТРО И КАЧЕСТВЕННО - то будет ДОРОГО. А в бюджет на открытие заложено ЧТО? Правильно, дешево. И эту ошибку рекомендую всем не повторять. Если быстро - то плюс 10-20% на удорожание за скорость. Или не качественно, но это не наш вариант от слова "вообще"...
-
Из списка логиста что купить
- в переговорную комнату: микроволновку (купили), холодильник (позже). Шкаф и диван (купили)
- рабочее место кладовщика - стеллажи для упаковки, хранения и отправки (купили). Упаковочный стол (ищем).
Еще из сделанного в понедельник - разместили объявление что ищем сотрудников в Москве на сайте и в соц-сетях (пока эффекта нет).
Напомню, что все дела мы делаем "поверх" обычной работы.
Недооценка 3.
Если есть возможность и ресурсы - то надо выделять ПРОЕКТНУЮ КОМАНДУ - которая будет заниматься только открытием. Тогда да, возможно сделать максимально быстро. У нас такой возможности нет, поэтому да, ТОЛЬКО ПО ФАКТУ приходит понимание что скорость будет такая, насколько это возможно в текущих реалиях.
2 рабочий день запуска, вторник
Все сотрудники выполняли намеченные дела в понедельник.
Муж (директор) - запланировал на среду-пятницу МНОЖЕСТВО ДЕЛ, которые нужно делать непосредственно в Москве.
Поскольку муж ответственный за Москву, то СРЕДА-ПЯТНИЦА он в Москве в командировке. И в пятницу к нему в Москве присоединится кладовщик по сборке стендов.
Недооценка 4.
НЕЛЬЗЯ ОДНОВРЕМЕННО РУКОВОДИТЬ, РЕШАТЬ И ИСПОЛНЯТЬ. В Москву - если срочно, а у нас срочно - надо было командировать сразу 2х сотрудников, один руководит и решает, второй делает и доделывает. РАБОТЫ НАСТОЛЬКО ДОФИГА, что одному на месте никак не справится. Из-за этого многое и не успели...
-
3 рабочий день запуска, среда
Муж (директор) к 11 часам приехал в Москву, что сделано на месте
- клининг - пришли, вымыли, счет на оплату по факту. Все четко, быстро, удобно. Вот что значит сидеть в бизнес-центре.
- интернет, охрана и видеонаблюдение - поиск и выбор лучшего поставщика.
- приемка мебели, стеллажей - первые поставки купленного оборудования.
- решения бумажных вопросов, встреча с управляющей компании, переподписание договора (изменили некоторые формулировки под "патент")
-
4 рабочий день запуска, четверг
- первые поставки от поставщиков товаров - новые стенды
- приемка большой отгрузки из Нижнего Новгорода
- установка что возможно "в одиночку"
- запись видео и фото из Москвы. Приняли решение, что "подогреваем москвичей", сделали и разместили анонс на сайте и в соц-сетях - вот наше пустое помещение. Потом видео установки первых стендов. Муж делает минимум по одному видео в день, что сделано. Пошли отклики и комментарии под видео и в соц-сетях, у нас много постоянных клиентов в Москве. Теперь надо открыться без затягивания и не ударить в грязь лицом ...
- все это происходит сообща, общим трудом. Фото и видео из Москвы - подогревает трудовой энтузиазм коллектива. Далее будут командировки всех сотрудников по своим задачам, все в предвкушении посмотреть лично как оно на самом деле.
-
5 рабочий день запуска, пятница
- в Москву приехал кладовщик, и они вдвоем поставили складские стеллажи
- решали всяческие вопросы, накопились, по закрытию недели (в выходные мы не работаем, клиентов нельзя было оставить без ответов).
- приемки еще отгрузок, установки товарных стендов и тп.
- ГЛАВНОЕ установка сигнализации и видеонаблюдения, помещение под охрану сдано!
- планирование работ на следующую неделю.
Недооценка 5.
НЕЛЬЗЯ ПЛАНИРОВАТь ВАЖНЫЕ ОТГРУЗКИ с получением в пятницу вечером в Москве. ВСЕ ТРАНСПОРТНЫЕ! перенесли доставки на понедельник. Такой специфики в Нижнем Новгороде нет - что вечер пятница никто не работает. Теперь придется учитывать эту московскую специфику.
А в понедельник в Москве у нас никого и нет. То есть сдвижка получения грузов аж на вторник.
Учли ошибку. Следующую неделю ВТОРНИК-ПЯТНИЦА у нас в Москве работают ТРИ СОТРУДНИКА - муж (директор) и плюс два человека.
Итого что ХОТЕЛИ за одну неделю
- Все доставить и максимально поставить на свои места
- Уборку, интернет, охрану и видеонаблюдение
- Организовать рабочие места
- И сделать первые продажи - клиентов с заказами на получение направить в новый офис в Москве.
Что ПОЛУЧИЛОСЬ за одну неделю
- Установили складские стеллажи и несколько торговых стендов
- Готова переговорная комната (шкаф, диван, чайник, микроволновка), а туалет был сразу (крайне удобная вещь - свой туалет!)
- Уборка, интернет, охрана - все сделано. Видеонаблюдение - частично, аппетит пришел во время еды, решаем вопрос более оптимального размещения камер (пока установлена 1 камера) и плюс подключение кассы, чтобы удаленно видеть факт продажи и пробития чеков.
- С организацией рабочих мест - пока все сложно. Решили делать СВОИ СТОЛЫ В СВОЕМ СТИЛЕ. Ноги к ним купили, но поступят во вторник. Столешницы под заказ, будут также во вторник.
- Продажи не случились, клиентов пока никого звать не стали, столов нет, товар не расставлен, в таких условиях рано.
Что НЕ ПОЛУЧИЛОСЬ
- Начать активные поиски персонала
- Установить рабочие места
- Найти хороший вариант упаковочного стола
- Сделать вывеску и график работы на вход
- Решить что будет с демонстрационными зонами и это сделать (детальная проработка, покупка, постройка / монтаж)
- Начать продажи в Москве.
Вопрос из вопросов. Успеем ли все это за следующую неделю?...
Все статьи про открытие в Москве
Интересен и полезен ли вам наш опыт? Как это было у вас если делали подобное?