На основании моего опыта разработки и внедрения систем управления, основными причинами данной проблемы являются:
- Отсутствие анализа проблем и формулировки SMART целей для системы регламентации и, как следствие - процесс Регламентации становится процессом «ради регламентации». При отсутствии целей регламентации невозможно оценить качество разработанной регламентной документации (насколько мы решили наши проблемы).
- Отсутствие стандартов регламентов. Отсутствие понимания инструментов и путей достижения целей системы регламентации. Стандарты регламентов это очень важный документ, без них не возможно оценить качество регламентов ("синтаксис и орфографию" регламентов).
- Отсутствие системы управления регламентной деятельностью (планирование, контроль, мотивация). Отсутствие такой системы приводит к быстрой деактуализации регламентной документации, лоскутной регламентации и многим другим проблемам.
- Отсутствие объективной системы контроля соблюдения требований регламентов. Регламент (очень часто) без контроля работать не будет!
- Отсутствие системы мотивации на соблюдение требований регламентов. В любой организации обязательно найдутся сотрудники, которым нужна "морковка спереди или сзади", чтобы они соблюдали регламенты
- Не правильное управление проектом по разработке и внедрению регламентной документации. Наиболее распространенная ошибка : роль Бизнес-аналитика возлагается на менеджера или сотрудника. Категорически не рекомендую это делать! Бизнес-аналитики это специалисты с определенным (специфическим) профессиональным и поведенческим профилем.
- Не достаточная квалификация Бизнес-аналитиков. Для создания и поддержания системы регламентации в актуальном состоянии требуются Бизнес-аналитики. Отсутствие качественных Бизнес-аналитиков - быстро поправимая, но очень распространенная проблема.