С разрастанием системы управления, государственные учреждения, как органы власти, постоянно находились и находятся до сих пор в поисках оптимизации документооборота. В этой ситуации определённое значение всегда имело упорядочивание информации, ее потоков, а также совершенствование работы с документами с применением основ стандартизации. Установление в государственной системе документирования образцов документов становилось примером и для других сфер жизнедеятельности человека. Так, основные принципы документирования, применяемые в деятельности органов государственной власти, стали образцом в делопроизводстве монастырей и церквей (XVI-XIX вв.), затем органов городского и земского местного самоуправления (вторая половина XIX – начало ХХ вв.), ещё позднее – общественных и партийных организаций, государственных предприятий (XX в.), и в последнее время, безусловно, - бизнеса икоммерческих структур (XXI в.). Государственная власть всегда задавала тон в упорядочивании потоков документов, макетов и образцов, особенностей составления черновиков и беловиков документов, их использования, оперативного и архивного хранения.
К вопросам роли документирования в системе отечественного государственного управления России в разные исторические периоды до сегодняшнего дня были обращены исследованияряда авторов (см., например, труды Н.П. Ерошкина [1], Л.И. Галеевой [2] С.В. Русаковой[4], М.В. Угрюмовой [5], и других авторов [3]).
В различные периоды становления и развития самой системы государственной власти в России, совершенствовались основные направления документооборота, где особое место занялистандартизация и унификация документов. Со временем, стандартизация документов – как высшая степень их унификации, с определённой правовой основой, позволила повысить качество составления и исполнения документов, а значит и принятия управленческих решений. В свою очередь, повышение качества принимаемых решений влияет на потоки документов, при создании же некачественных документов – документопотоки повторяются, наслаиваются, разрастаются, и все это только усложняет работу с ними, а бюрократическая система управления начинает все чаще использовать свои отрицательные черты.
В последние десятилетия чёткие указания в документах авторов, поручителей и исполнителей дали возможности избавляться от затруднений в контроле исполнения документов, и такие особенности документирования, опять же, первым применяли именно государственные учреждения власти. Электронные системы документирования (СЭД), были приняты государственными учреждениями также первыми, и подобные системы исполнения контроля исполнения были рекомендованы большим государственным корпорациям, учреждениям. Оценив эффективность такого подхода в документировании своей деятельности, СЭДы были введены коммерческими организациями, прежде всего, для контроля исполнения документов.
Особое место в документе (кроме формы, реквизитов, образцов) занимает текст документа. Так, текст любого управленческого действия или решения содержит в себе только необходимую информацию, которая ясно излагает суть опроса с определением сроков исполнения. Унификация текста документа, приводимая органами государственной власти и применяемая, как пример единых требований, в системе делопроизводства любого учреждения, приводит к сокращению документопотоков. Располагаемые на определённых местах документов грифы согласования и утверждения, визы, адреса и номера, сокращённый за счёт уменьшения вводных частей и преамбул, текст значительно позволяет сэкономить время на создание, исполнение, использование и хранение документа. Унифицированные тексты основных видов документов, государство предложило в рекомендуемых им стандартах, методических разработках по делопроизводству и работе с информацией.
Государственным учреждениям удалось первыми в системах управления применить использование современных информационных технологий, электронного документооборота; заменить основную массу бумажных документов на электронные, сократив потоки и объёмы бумажных документов; создать унифицированные базы данных, что оптимизировало всю систему государственного управления, сделало ее более оперативной.
Повысить качество технологий документооборота стало возможным с применением метода моделирования, который позволил моделировать организационную деятельность государственных учреждений и предприятий, разделяя уровни принятия решений в системе иерархии документов, что исключилолишние потоки документов, перенаправив их по необходимым адресатам.
Стандартизация документов и документопотоков в государственных масштабах позволила (без учёта образования новых государственных структур) сократить количество управленческих документов через установление и применение типизации их форм, единообразия требований к оформлению, использованию и хранению документов (оперативному и архивному). Безусловно, усложняющаяся с годами структура государственных органов и содержание информационных ресурсов, увеличение баз данных, рост объёма документопотоков между внешними государственными структурами, требуют установления необходимого и достаточного количества видов документов, которым отведена роль информационного и документационного обеспечения государственного управления.