У Вас бывало так, чтобы срочно понадобилось задать вопрос бухгалтеру, а он внезапно пропал со всех радаров?
Если случилась такая неприятная ситуация (а вопросы текущей деятельности никто не отменял, да и отчётность нужно сдать вовремя!) — то очень славно, если на такой случай продуман ход действий и шаги, которые необходимо предпринять сразу. Ведь, как говорится, предупреждён — значит вооружён.
Итак, что же делать? Давайте разбираться.
Иногда бывает, что Вы не можете дозвониться до нужного человека, а потом он находится. И причиной тому — объективные обстоятельства и форс-мажоры. Вроде внезапных сбоев связи, забытого дома мобильного телефона или обморока. Никому не пожелаешь таких проблем, но жизнь — есть жизнь.
А если это не просто знакомый, а бухгалтер из Вашей фирмы, и он уже 2 дня не даёт о себе знать? До него не дозвониться, сообщения на электронную почту и ватсап не прочитаны, дома его нет, и его соседи (или родственники) не знают (или не говорят), куда он пропал. Вот тогда ситуация действительно должна Вас встревожить.
Особенно, если у Вас есть подозрения, что дело может быть нечисто.
Ведь бухгалтер, как доктор, знает о Вас и Вашем бизнесе всё (или почти всё). Он не связан с Вами какими-либо моральными или этическими обязательствами (это всё на его совесть и усмотрение) и может доставить кучу неприятных минут, а может своими действиями привести даже к материальным потерям.
Но без паники.
Сначала вспомните: как в Вашей компании обстоит дело с ЭЦП (электронно-цифровой подписью)? Есть ли она у Вас? И если да — то есть ли у вашего бухгалтера полномочия ею пользоваться, и в каких объёмах? Ведь бывает, что директор передаёт бухгалтеру право не только отправки отчётов, но даже возможность подписания платёжных документов.
Если у Вас именно так — срочно свяжитесь со своим банком и заблокируйте такую возможность! Даже если бухгалтер после этой процедуры быстро отыщется, и всё окажется в порядке — доступ можно быстро и без труда восстановить. В такой ситуации лучше уж перестраховаться, чем потом разгребать возможные неприятности.
Кроме того, ЭЦП даёт возможность взаимодействовать с контролирующими органами от имени организации. Бухгалтер ежемесячно отправляет с её помощью отчётность. «И что в этом страшного?» — спросите Вы. Казалось бы ничего, но, допустим, что Вы сильно обидели бухгалтера, и он перед своим исчезновением сдал от лица компании декларацию с огромными начислениями налогов. Вы не в курсе, а налоговая уже потирает руки в предвкушении больших налоговых поступлений.
Кстати, о времени: на восстановление ЭЦП, которая исчезла вместе с бухгалтером, оно понадобится, а сроки сдачи отчётности и штрафы за опоздание с ней никуда не денутся.
Следующее, что необходимо проверить — Ваши учредительные документы. Где хранятся, всё ли на месте?
Затем проверьте рабочее место Вашего пропавшего бухгалтера — что вообще осталось? Поскольку времени у Вас мало, понадобится срочно подыскать человека, который закроет вам текущие вопросы (разберётся с документами, подготовит и сдаст отчётность и т.п.). И то, что осталось на рабочем месте исчезнувшего бухгалтера, может пригодиться.
Тот, кого вы найдёте для срочной работы, может решить Вашу проблему, а может тоже оказаться ненадёжным исполнителем, потому вы должны заранее определиться: готовы ли к риску?
Ведь этот риск можно заметно уменьшить, и даже полностью исключить.
Просто нужно обращаться не к частному лицу, а к аутсорсинговым компаниям. Их проще найти, и они быстро «исчезнуть» не смогут (в отличие от покинувшего Вас бухгалтера). К индивидуальным предпринимателям обратиться тоже можно, но определённая доля риска сохранится, ведь ИП — это по сути своей то же физическое лицо.
Рынок бухгалтерских компаний широк, и выбор есть. На что же обратить внимание, чтобы потом локти не кусать?
Вот на какие вещи нужно обратить внимание.
- Сколько лет компания на рынке? Чем дольше, тем лучше — однодневки Вам ни к чему.
- Какие есть отзывы на эту компанию? Если сплошь ругательные — делаем выводы, идём мимо.
- Где располагаются? Нужно, чтобы они были не в соседнем доме, а как можно дальше от вашего офиса — так надёжнее. В случае чего контролеры не смогут легко изъять Вашу бухгалтерию, устроить допрос бухгалтера или получить «слепок» с Вашей базы данных.
У компаний, предлагающих бухгалтерские услуги, могут быть признаки, которые должны Вас сразу насторожить. Будьте внимательны!
И вот какие:
- Очень низкая цена. Это необязательно мошенники, тут могут быть и неопытные новички, и те, кто потом начнет «довыставлять» Вам счета за каждый вздох. Но Вы должны однозначно понять, что качество работ за очень низкую цену будет соответствующее, и обернётся потом дополнительными тратами. Не верите — попробуйте, вдруг Вам повезёт.
- Если Вам сразу называют цену, не вникая в подробности, то это может быть лишь начальная стоимость, к которой потом «приклеют» дополнительные суммы за разные «мелочи» — а потом просто поставят Вас перед фактом, что нужно раскошелиться на куда большие деньги.
- Компания «не готова выслать Вам договор». Или его шаблон. Притом активно ссылаются на какие-нибудь неполадки или пытаются сыграть на доверии: мол, не переживайте, и без договора всё будет хорошо.
Не верьте. Ничего им не высылайте, даже самых маловажных данных, пока не подпишут договор с Вами, где будут обязательные пункты о неразглашении данных и ответственности за ошибки компании.
Договор, конечно же, Вы внимательно изучаете. Проверяете сроки и условия начала работ, срок действия договора, порядок передачи дел — в общем, всё до мелочей. Договоритесь с компанией, за какой срок бухгалтер берёт ответственность.
И помните, что Вам бухгалтер нужен уже сегодня! А в компании Вам могут сообщить, что нужно время на проверку. А часики-то тикают! Вместе с пенями и штрафами! Выясните, насколько быстро компания может включиться в срочный процесс.
И если в итоге Вас всё устроило — заключайте с компанией договор. Возможно, фирма небольшая, возможно крупная — алгоритм поиска срочных бухгалтеров будет примерно одинаков.
Сперва компания будет разбираться с фактом сдачи отчётности, наличием задолженностей по налогам, а потом уже с налаживанием правильного бухгалтерского и налогового учета и исправлением ошибок — не наоборот, иначе будет большой штраф!
Вероятнее всего, от всех неустоек бухгалтерская компания Вас не спасёт. Зато изрядно сократит их, и убытки не будут катастрофическими.
Так что даже если выяснится, что Ваш бухгалтер оказался прохвостом и сбежал в какую-нибудь Америку, оставив Вас разбираться с копящимися проблемами — у Вас есть возможность найти решение. Главное — выход есть всегда!
Подписывайтесь на наш канал — и Вы всегда будете в курсе, что делать, когда срочно нужен бухгалтер!
Наш сайт Вы сможете изучить тут:
Или звоните по номеру:
+7 (812) 646-47-70
Работаем с понедельника по пятницу с 8:30 до 18:00