Чтобы у руководителя не возникало трений и споров с бухгалтером, следует четко разграничить его задачи, права и зону ответственности. Рассмотрим, что надо прописывать в должностной инструкции (ДИ) и каких ошибок важно избегать.
Как писать?
ДИ должна решать две задачи: объяснить подчиненному «Что делать?» и помочь руководству понять «Кто виноват?» в форс-мажорных ситуациях. Остальное из нее можно безжалостно выкинуть.
Также она должна отвечать определению слова «инструкция». Если прописана ответственность и обязанности, но отсутствуют способы действия на посту – это приведет к катастрофам. А если подчиненный работает «точно по инструкции», многих проблем удастся избежать.
Как не надо составлять должностную инструкцию
Нормативный документ составляет либо руководство, либо сторонние исполнители. Но они не вполне понимают, что надо прописывать в ДИ, склонные недооценивать или преувеличивать ее возможности. Ниже – распространенные примеры, как точно делать не следует.
1. А зачем она нужна?
В малом бизнесе ДИ не нужны. Достаточно на словах объяснить работнику, что он обязан делать. И неважно, что перечень его обязанностей меняется еженедельно.
На самом деле важно. Если бухгалтер халатно относится к работе, ему нельзя сделать выговор, ведь нормативных документов, где прописаны его обязанности, нет.
2. Пусть составит кадровик
Владельцы малого бизнеса вызывают кадровика и говорят: «Вы менеджер по кадрам, хорошо изучили Трудовой Кодекс, напишите ДИ для всех». Это грубая ошибка. Кадровик не сможет составить нормативный документ, к примеру, для кассира, если не знает расчетно-кассовых операций.
Инструкции разрабатывают руководители подразделений. Для бухгалтера ее составляет главбух. Максимум, что может сделать кадровик – показать форму и разъяснить методику разработки ДИ.
3. Напиши, как умеешь
Документ должен включать важные пункты:
- Непосредственная подчиненность. Главбух часто возмущается, зачем указывать, что бухгалтер мне подчиняется, это очевидно. Но действуют только прописанные на бумаге правила. При их отсутствии работник подчиняется директору.
- Порядок назначения и освобождения от должности. Сотрудника назначают или освобождают от должности приказом либо распоряжением. Элементарные вещи, но их тоже надо прописывать.
- Чем руководствуется бухгалтер в своей работе. Любой сотрудник руководствуется действующим законодательством. Также в документе указываются нормативные акты и нормативы конкретной отрасли.
Отсутствие любого из них неизбежно приведет к трениям и спорам начальства с подчиненным.
4. Надо мотивировать сотрудника
На самом деле нет. Инструкция нужна, чтобы работник понял, что от него требуется. Мотивировать она не может.
Думаете, что человек, изучив перечень пунктов, побежит их выполнять? Вовсе нет. Начальнику придется мотивировать его иными способами. Их достаточно: выплата премии, обещание повышения, угроза увольнения и пр. В документе не должно быть призывов к действию, пожеланий и фраз вроде «обязан» – так он станет короче и понятнее.
5. Важно обновлять почаще
Снова нет. Но иногда менеджеры по кадрам проявляют рвение, регулярно обновляя ДИ. Это лишнее. Даже если уволился работник, который расписывался на документе, или утвердивший его директор. На практике изменения вносятся в редких случаях: изменились функции или компания была переименована.
Если на должность Иванова приходит Федоров, а задачи бухгалтера остались прежними, он расписывается на подготовленном ранее документе. В некоторых предприятиях составляются именные ДИ под отдельного сотрудника, и только он имеет право под ней расписываться. Во избежание этого лучше разрабатывать ее на должность, а не на конкретного человека.
Встречается иная ошибка: старые функции вычеркивают и дописывают новые. Так нельзя. Чтобы внести изменения, начальник должен издать указ и донести его до сотрудника. Кроме того, правки разрешены в определенных случаях: при изменении названия фирмы, изменении наименования должности и пр.
Чем чреваты все эти ошибки? Тем, что работник может обжаловать их в суде и выйти сухим из воды. В интересах руководства прописать все максимально детально, чтобы не создавать проблем на ровном месте.