Если в компании есть регламенты, это ещё не значит, что ими пользуются. Многие сотрудники игнорируют инструкции и работают так, как им хочется. Когда от регламентов нет никакой пользы, ответственные подразделения не считают нужным их вовремя актуализировать. В итоге мы имеем ворох бесполезных документов и хаос на производстве. В этой статье я расскажу, как внедрить инструкции и регламенты, чтобы они работали.
Иногда владельцу так надоедает беспорядок в делах компании, что ему приходит идея написать пошаговую инструкцию, как и что делать. Ошибка — создать этот документ и надеяться, что он сам начнёт работать. Правила работают, только если их продвигать.
Мой провал
Одну из первых своих инструкций я написал лет двадцать назад. Нужно было упорядочить действия отдела продаж. Когда я её создал, то думал, что всё изменится в один миг, но этого не произошло. Я решил дать сотрудникам время и терпеливо ждал, пока все прочитают, поймут и начнут применять, но результатов не было. Спустя некоторое время я узнал, что половина коллектива даже не открывала инструкцию, а вторая половина ничего не поняла. Также нашлись те, кто подумали, что этот документ необязательный и ему не надо следовать.
Если у вас в компании нет человека, ответственного за контроль соблюдения регламентов, сотрудники не будут ими пользоваться. Даже если они вдохновятся вначале и поработают какое-то время на энтузиазме по правилам, то потом забудут об этом.
Как добиться, чтобы регламенты работали
Правило первое: создайте должностные папки
У каждого сотрудника должна быть папка со всеми документами, которые относятся к его работе. Когда вы создали регламент, добейтесь, чтобы он появился в папках всех, к кому он относится. Папки могут быть любыми: как бумажными, так и электронными.
В моей компании Visotsky Consulting это обязанность службы персонала. Они распределяют регламенты по папкам и оповещают об этом сотрудников.
Правило второе: проверяйте, что усвоили сотрудники
Сотрудники изучат регламент, если их будет ждать проверка. Службе персонала нужно проводить тестирование по каждой новой политике, чтобы удостовериться, что сотрудники её поняли. Самый простой вариант — делать опросник в Google-форме. Тогда работники поймут, что ознакомиться с инструкцией необходимо, и будут вдумчиво и тщательно её читать, чтобы не провалить тест.
Правило третье: контролируйте выполнение сотрудниками инструкций
Нужно проверять, как работники выполняют инструкции. Не надо каждую секунду смотреть, кто чем занят, но с регулярной периодичностью проводите проверки.
К примеру, в Visotsky Consulting проходят общие собрания для всех сотрудников. Соответственно, есть инструкция, как это должно происходить. Проверить, соблюдаются ли правила, можно прямо во время этого собрания, просто проследив за действиями ответственного за область. Если сотрудник действует не по регламенту, нужно обратить на это внимание.
Инициатива подчинённых
Если сотрудник сомневается, что регламент составлен правильно, или не уверен, что он поможет ему в работе, он имеет право написать просьбу отменить регламент. Но обязательно нужно подкрепить своё заявление аргументами. Мы можем ошибаться, наши регламенты не всегда идеальны, это нормально. Нам нужно обращать внимание на возражения людей, которые используют эти документы в работе. Начальник, который хочет, чтобы работа персонала была более эффективной, всегда обратит внимание на замечания.
Выводы
Есть три правила, которые нужно соблюдать, чтобы регламенты работали:
- создайте должностные папки и убедитесь, что все инструкции помещены в папки работников, к которым они относятся;
- проверьте, что сотрудники поняли, о чём регламент или инструкция;
- контролируйте соблюдение регламентов сотрудниками.