Как создать эффективную организационную структуру? Какие ошибки обычно допускаются?

Начнем с определения, что такое Организационная структура.

Организационная структура - схема отражающая подчиненность. Она позволяет увидеть функциональную подчиненность. В современных организация часто применятся матричные системы управления, но в организационной структуре (схеме) мы должны указать только одну подчиненность - самую основную. Остальные схемы влияния можно и нужно отразить в Матрице функция/ответственный или других регламентных документах.

С какими ошибками разработки Организационной структуры сталкиваюсь на практике и к чему это приводит:

• Ошибка в выборе роли Управляющей компании. Если у Вас холдинг, то прежде всего необходимо определить существующие границы самостоятельности и автономности дочерних компаний. От этого зависит выбор правильной модели Управляющей компании от "финансового холдинга" до "оператора". Ошибка в выборе корректной модели не позволит Вам выстроить качественную организационную структуру Холдинга, так как изначально будет применен не правильный подход к ее формированию!
• Превышение разумной нормы управления. Норма управления - это количество непосредственно подчиненных систем управления. Если Вы управляете сотрудниками, выполняющими схожие работы, например, бригадой швей, то разумная норма управления может достигать и 40 человек. Если же в Вашем подчинении сотрудники или менеджеры с различными функциональными обязанностями, то разумная норма управления около 7-9 подчиненных. "Разумность" существенно зависит от менеджерских навыков руководителя, квалификации и самостоятельности подчиненных. Если Вы превысите разумную норму управления, то руководитель не сможет качественно выполнять свои обязанности
• Нарушен принцип «Единоначалья» (схема). Часто приходится видеть схемы на которых у одного объекта несколько руководителей. Для организационной структуры это не допустимо. Мы все равно должны указать в схеме "самого главного" руководителя для данного подчиненного (обычно функционального). Остальные схемы управленческого взаимодействия можно отразить в матрице функция/ответственный, регламенте бизнес-процесса или уставе проекта. Отсутствие единообразной трактовки подчиненности в Организационной структуре приводит к сбоям в системе управления
• Нет четкого распределения функций между подразделениями и сотрудниками (матрица функция/ответственный, регламенты). Организационная структура не описывает границ полномочий и ответственности, так как это не возможно сделать с помощью графической схемы. Для формирования качественного организационного дизайна схему обязательно необходимо "поддержать" матрицей функция/ответственный, регламентами, инструкциями, финансовой структурой. (Финансовая структура - это схема вложенности Центров Финансовой ответственности (ЦФО) в Бюджетировании). Отсутствие четкой фиксации границ полномочий и ответственности (для компаний более 50 человек) не позволит создать качественную систему управления (планирование, исполнение, контроль и мотивация)
• Не учитываются возможности рынка труда. В Организационной структуре создаются позиции для выполнения функциональных обязанностей которых требуются специалисты, не существующие на рынке труда или супер уникальные специалисты. Наполнение такой организационной структуры "реальными людьми" будет очень сложным или даже не возможным.
• Организационный дизайн создается под конкретных людей, а не исходя из целей организации. Очень распространенная ошибка. В этом случае происходит искажение реальных целей Организационной структуры и, как результат - получается все что угодно, только не эффективный инструмент управления.
• Включение в организационную структуру «ролевых должностей» процессной и проектной деятельности (для не проектных организаций). Это приводит к нарушению принципа единоначалья (см. выше). Такие связи необходимо отражать в матрице функция/ответственный, регламентах (процессов и проектов)
• Учет локализации, а не реальной подчиненности. Распространенная ошибка. Бухгалтер сидит в филиале и реально подчиняется Главному бухгалтеру УК, но в схеме его подчиняют Директору филиала. В этом случае Организационная структура не отражает реальную подчиненность

Что надо сделать, чтобы создать качественную Организационную структуру:

Рассмотрим вариант, когда Вы создаете Организационную структуру для существующей Бизнес-модели (без учета потенциальных изменений).

1. Провести анализ: что Вас не устраивает в существующей организационной структуре (если она есть). Так же настоятельно рекомендую перед началом работ по созданию Организационной структуры уточнить (формализовать) Вашу Бизнес-модель. Что такое Бизнес-модель - можно ознакомиться здесь
2. Сформировать критерии и показатели оценки качества Организационной структуры
3. Разработать несколько вариантов идеальной организационной структуры (без привязки к существующим персонам). Работайте "без фанатизма" - создайте не более трех вариантов
4. "Приземлите полученные варианты" - учтите (на сколько это возможно) существующий персонал и его квалификацию.
5. Проведите сравнительную оценку разработанных вариантов, с использованием критериев и показателей, определенных на втором этапе

Необходимо учесть, что процесс итерационный. С любого этапа можно вернуться на любой предыдущий.

Иногда сразу перейти на разработанную Организационную структуру не представляется возможным. Тогда необходимо разработать промежуточный вариант (или варианты) структуры.

Удачи Вам в разработке Организационного дизайна и Организационных структур. Не допускайте ошибок, описанных выше!