🤔Что такое оптимизация?
Для начала я введу определение оптимизации которое будет отражать моё понимание этого слова, как я его вижу и что все-таки должно быть итогом любой оптимизации.
Оптимизация - это процесс изменения (переработки) любого бизнес-процесса компании, направленный на снижение трудозатрат и времени сотрудника компании, потраченных в следствии прохождения всех необходимых этапов оптимизируемого процесса.
🤯Зачем нужна оптимизация?
Постараюсь коротко объяснить логику которой руководствуюсь я лично, когда размышляю о вопросе "зачем нужна оптимизация?":
- Снижение трудозатрат сотрудника - исключает "человеческий фактор" (возможность ошибки по невнимательности, рассеянности или отсутствию компетенций человека), следовательно сомнения в достоверности предоставляемых данных сводятся к нулю.
(Например, если ранее сотруднику требовалось нажать пять кнопок для прохождения всего "маршрута" бизнес-процесса, а по итогам оптимизации - всего одну, вероятность его ошибки практически сводится к нулю.) - Снижение времени потраченного на прохождение всего "маршрута" бизнес-процесса - напрямую экономит средства компании.
(Например, если я провожу оптимизацию продаж и сотрудник тратит 3 минуты на заключение договора вместо старых 5-ти, следовательно продуктивность данного сотрудника вырастает на 40%,а если продающих сотрудников 3, то их общая продуктивность вырастает на 120% в следствии чего компания экономит средства на 1-ом рабочем месте продающего сотрудника.)
Надеюсь у вас сложилось понимание об оптимизации - зачем она нужна и какую выгоду получает компания, стремящаяся к оптимизации всех, как внутренних так и внешних, бизнес-процессов.
📋 Этапы оптимизации.
В моём "портфеле", как аналитика, находится только оптимизация отчетности (прочитать о написании отчетности в моей компании вы можете в статье Отчетность аналитика в моей IT-компании.) поэтому этапы оптимизации написаны только для этого направления работы.
- Первый этап - это оценить собственные силы в проведении оптимизации процесса, то есть справишься ли ты с этой задачей в одиночку или потребуется собирать команду.
- Второй этап - это определить конечную цель, то есть понять для себя каким ты хочешь видеть конечный результат твоей работы - провести сравнение того что было и того что будет. (обычно можно нарисовать совсем простую схему "мозгового штурма" в Visio, обычно её достаточно для визуализации того, к чему ты хочешь прийти).
- Третий этап - это оценить трудозатраты и количество времени которое потребуется для выполнения оптимизации.
- Четвертый этап - обсчитать оптимизацию, то есть приблизительно посчитать сколько компания сэкономит если ты проведешь данную оптимизацию.
- Пятый этап - презентация и согласование на проведение оптимизации.
- Шестой этап - провести оптимизацию процесса.
- Седьмой этап - презентовать новый вид отчетности руководителям направлений.
(Этап согласования в моей компании оно проходит в устной форме с моим руководителем.🙂)
☝️Выводы.
Проведение оптимизации - это основная работа любого аналитика.
Умение увидеть возможность оптимизации любого процесса и быстро дать оценку необходимости проведения данной оптимизации - это то, к чему необходимо стремиться каждому аналитику.
Если я вижу, что могу улучшить какой-либо процесс, я обязательно проявляю инициативу (рассказывая о своих идеях начальнику или руководителям направлений ) и стараюсь взять на себя эту работу.
Проведение оптимизации - это творческий процесс, который заставляет работать мой мозг на 100%, я представляю картинку к которой иду, изменяю способ расчета тех или иных показателей, а конечный результат даёт осознание того, что вся моя работа совершенно не напрасна, а очень важна и востребована.
P.S. Обо всех составляющих хорошего отчета я буду писать в следующей статье, так как уж очень сильно хотелось рассказать об оптимизации.