Четыре рекомендации по внедрению программного обеспечения для управления контрактами
Программное обеспечение для управления контрактами
Для компаний, которые еще не перешли на облачное решение для управления контрактами, потратить время на внесение изменений может показаться пугающей перспективой. В зависимости от размера портфеля контрактов компании и количества персонала, занимающегося управлением контрактами, перемещение большого количества файлов и документов, а затем обучение по использованию новой программной системы неизбежно займет некоторое время. Одна из лучших рекомендаций, которая может помочь команде по управлению контрактами, — это спланировать процесс перехода на новый уровень, в целях обеспечения надлежащей подготовки. Предлагаем четыре рекомендации по внедрению программного обеспечения для управления контрактами:
Стандартизация и организация
Ключом к оптимизации любого процесса управления контрактами является сосредоточение внимания на стандартизации и организации. Чтобы стандартизировать процесс заключения контрактов, компания должна максимально использовать хорошо разработанные шаблоны. Имея набор заранее согласованных условий и положений, гораздо быстрее и проще заключать последующие контракты, а команда специалистов компании будет знать, чего ожидать, когда дело дойдет до непосредственного управления контрактами. Кроме того, наличие специального подхода к управлению, который регулирует каждую фазу жизненного цикла контракта, может помочь упростить переговорный процесс по согласования условий контрактов, а также последующий процесс управления после исполнения. Наличие стандартизированного и организованного метода управления, должно упростить переход к использованию программного обеспечения для управления контрактами.
Распределение задач и времени
Распространенная причина, по которой компании избегают переход на онлайн-систему управления, заключается в том, что переход требует временных и финансовых затрат. Однако у компании должны быть четкое понимание о наличии трудового ресурса и финансовых средств, которые можно выделить для внедрения системы, который может занять всего один день или может быть растянут на более длительный период времени. Немаловажным аспектом при этом должно быть составление графика, который работает для компании в целом.
Вопросы обучения и адаптации
Внедрение нового программного обеспечения для управления контрактами – это одно, но совершенно другое дело – реальное понимание того, как его использовать. Большая часть планирования и внедрения должна включать время на обучение сотрудников и период адаптации. Конечно, существуют решения с довольно простыми интерфейсами и круглосуточной технической поддержкой, но команде все равно может потребоваться некоторое время, чтобы привыкнуть к новому способу ведения дел. Даже самое современное и практичное программное обеспечение будет совершенно бесполезно, если команде не будут даны адекватные инструкции о том, как им пользоваться.
Новые Правила и Процедуры
Хотя целью программного обеспечения является упрощение процесса управления контрактами, традиционные методы управления, возможно, придется немного изменить, чтобы учесть нюансы при использовании новых технологий. Например, если общий календарь использовался для выделения важных сроков выполнения контрактов и ключевых этапов, вероятно, потребуется перенести этот календарь в программное обеспечение для управления контрактами. Некоторые компании, возможно, пожелают сохранить некоторые из своих прежних практик, одновременно используя свое недавно внедренное программное обеспечение, что, несомненно, осуществимо. Но, чтобы получить максимальный эффект от любого решения по управлению контрактами, вероятно, лучше всего пересмотреть существующие правила и процедуры, чтобы обеспечить достаточную технологическую интеграцию.
Лучшее программное обеспечение по управлению контрактами:
· PandaDoc
· DocuSign
· Concord
· Juro
· Agiloft
· Outlaw