У нас всегда времени меньше, чем количество задач
Время прочтения: 2 минуты или 1/2 чашки кофе
Занятость ≠ успех
Многие руководители считают, что занятость - это синоним успеха. Если он вечно занят и идет с одного совещания на другое, из-за чего не успевает сделать свои задачи и задерживается в офисе допоздна - то он много работает, поэтому он - эффективный. На самом деле это не так.
Работник, который страшно занятой бегает по офису, просто не умеет организовывать свое время и управлять своими рабочими задачами.
При виде такого сотрудника мне сразу понятно следующее:
- он набирает себе лишние задачи;
- не в состоянии расставить приоритеты в задачах;
- не может спланировать свое время;
- отвлекается на посторонние вопросы;
- занимается текучкой больше, чем проектными задачами;
- не фокусируется на конкретной задаче, чтобы довести ее до конца;
- выполняет задачи, которые вне круга его обязанностей;
- не делегирует задачи (если говорим о лиде/руководителе).
Многозадачность = зло
Чтобы выдавать результат, нужно доводить задачу до завершения. Не получится вовремя завершить одно дело, если помимо него вы будете отвлекаться на другие дела.
Концентрация всегда проигрывает количеству задач.
Ведь вы не можете показать результат, одновременно и понемногу работая над каждой задачей.
Поэтому не разрывайтесь между задачами, а возьмите и составьте из них список. Потом пронумеруйте их, начиная с 1 и до конца, где 1 - задача с наивысшим приоритетом.
Список "Не дел"
А теперь возьмите и проведите черту после третьего пункта. Таким образом, вы получите список дел - три приоритетных задачи и список "Не дел" - все, что осталось под чертой.
Вся суть списка "Не дел" состоит в том, что, игнорируя задачи под чертой, у вас остается больше времени на выполнение приоритетных задач. Как только выполните эти основные задачи, сможете переместите в список дел задачу из списка "Не дел".
Каждый раз, когда вам хочется отвлечься или переключиться на другую задачу - посмотрите в список дел. Если этой задачи там нет - добавляем ее в список "Не дел" и игнорируем.
А еще можно удалять навсегда из списка "Не дел" задачу, если она провисела там больше трех месяцев.
Декомпозируй
Вместо того, чтобы умирать над большой задачей, долго не выдавая никакого результата, нужно заняться ее декомпозицией. Это сделать очень просто:
- взять задачу, над которой вы сейчас работаете;
- поделить задачу на блоки и последовательные шаги;
- преобразовать это в список пунктов;
- превратить список пунктов снова в список дел и список "Не дел" - взять первые три дела и провести под ними черту.
Все, что ниже черты, - игнорируем и работаем над первыми тремя делами из списка.
Список "Не дел" - теперь это моя новая философия в работе над задачами.