Как оформить договор с самозанятым, чтобы не попасть на штрафы и доначисления от налоговой

Работа с самозанятым — это выгодно. Ведь вам не нужно платить страховые взносы и НДФЛ. Но налоговики все чаще «придираются» к компаниям, работающим с самозанятым. И нередко эти «придирки» заканчиваются доначислениями и штрафами.

Инспекторы ищут в документах по работе с самозанятым признаки трудового договора, а если находят — привет, доначисления.

Мы подготовили для вас инструкцию о том, как правильно оформлять документы по работе с самозанятым, чтобы избежать претензий налоговиков.

Что обязательно нужно делать при работе с самозанятым

• Обязательно указать в договоре, что исполнитель — самозанятый.

С самозанятыми заключают гражданско-правовой договор или договоры подряда и оказания услуг. Если вы уже работали с этим исполнителем как ИП, но теперь он стал самозанятый, новый договор можно не перезаключать. Исключение — серьёзные изменения условий договора. Например, раньше ИП работал с НДС. В этом случае просто составьте дополнительное соглашение.

• Прописать в договоре порядок оказания услуг, соответствие услуг определенным требованиям. А также последствия в случае, если услуга будет выполнена некачественно.
• Прописать стоимость услуг и способы оплаты. И указать, что вы освобождаетесь от обязанности по уплате налогов и страховых взносов.
• Указать срок договора. Разумеется, он не должен быть бессрочным. Это же не трудовой договор.
• Оформлять первичку — акты выполненных работ/оказанных услуг, отчёты.
• Включить в договор пункт о том, что в случае прекращения деятельности и снятия с учета самозанятый обязуется предупредить вас. Самозанятый имеет право на доход не более 2,4 млн в год. Иначе он теряет этот статус. Вы можете даже прописать ответственность за неуведомление. Например условие о компенсации доначислений, которые вам грозят в случае, если статус самозанятого утерян, а вы ему платите.
• Обязательно нужно получать от самозанятого чек. Без него выплата будет считаться просто выплатой физическому лицу. Даже наличие акта не поможет обосновать расходы на оплату услуги.

А значит, вы обязаны уплатить в бюджет НДФЛ как налоговый агент.

Если вы платите наличными, то самозанятый выставит чек в день оплаты. Если перечисляете оплату на карту или счёт, чек самозанятый вправе выдать не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты. Распечатывать чек — не обязательно. Можно хранить и предъявлять проверяющим и в электронном виде.

• Если вы подписываете договор иностранцем-самозанятым, то необходимо в течение 3 рабочих дней известить МВД. Иначе вам грозит штраф в размере до 1 млн рублей.

Чего ни в коем случае нельзя делать при работе с самозанятым

• Не включайте самозанятого в зарплатный проект. У него должна быть своя, отдельная, карта. Пропишите её реквизиты в договоре.
• Не выдавайте самозанятому вознаграждение в дни, когда ваши наемные сотрудники получают зарплату и аванс. Разумеется, в договоре эти даты тоже не должны фигурировать. Ведь по логике проверяющих выплаты привязаны выполненным услугам, а не к определенным датам.
• Не прописывайте в договоре, что вы предоставляете самозанятому рабочее место и условия для работы. И не заключайте с ним договор об аренде места в офисе.
• Не прописывайте в договоре должность, которая предусмотрена штатным расписанием. А также специальность, профессию и квалификацию.
• Не включайте в договор обязанность подчиняться трудовому распорядку и дисциплинарную ответственность за его нарушение. Не прописывайте в договоре трудовую функцию, режим работы и отдыха.

Трудовые дисциплина и график — это про наемных сотрудников. А самозанятый работает тогда, когда захочет.

А ещё налоговиков может насторожить если вы — единственный клиент у самозанятого. Прямого запрета на это нет, но для проверяющих это будет сигналом к проверке.

Можно уволить сотрудника и оформить с ним договор как с самозанятым?

Закон не запрещает заключать договор с самозанятым, который работал в компании ранее. Даже если он уволился буквально вчера.

Но в течение двух лет вам всё равно придётся платить НДФЛ и взносы. Потому что деньги, которые вы ему заплатите, не будут облагаться налогом на профессиональный доход.

Выводы

• Договор с самозанятым должен быть максимально непохожим на трудовой. Никаких трудовых обязанностей, рабочего места, режима и т. д.
• При работе самозанятыми должны быть подтверждающие документы. Это чек и первичные документы о выполненных работах.
• Можно уволить сотрудника и заключить с ним договор как с самозанятым. Но два года всё равно придётся платить за него взносы и НДФЛ.