Найти тему
Випсервис.Радар

Как автоматизировать управление командировками?

Оглавление

Лучше всего подойти к автоматизации командировок как к единому end-to-end процессу. При нём в онлайн перенесен каждый этап от формирования приказа на служебную поездку до компенсации расходов.

Фото автора mentatdgt на Pexels
Фото автора mentatdgt на Pexels

Предлагаем посмотреть на командировки как на цепочки связей с исправной коммуникацией между всеми звеньями. В этом нам поможет пример оцифровки бизнес-процессов через облачные приложения Hamilton Apps.

Hamilton Apps — разработчик облачных продуктов и ведущий поставщик приложений для онлайн-управления командировками и авансовой отчётностью. Компания входит в состав холдинга Випсервис

Сотрудник + агентство делового туризма или OBT

В первую очередь свяжите ваших коллег с теми, кто бронирует командировки, будь то отдел организации поездок внутри компании или внешнее агентство. Если ваша организация  использует онлайн-систему бронирования (OBT) для самостоятельного заказа услуг бизнес-тревел (билетов и отелей, страховок и других), в ней уже будут зашиты каналы взаимодействия «сотрудник – руководитель – менеджер по бронированию». Как это работает в приложениях Hamilton Apps:

  1. Работник составляет заявку на командировку.
  2. Специалист в компании или в агентстве делового туризма выписывает билеты и ваучеры.
  3. Руководитель утверждает бюджет из своего профиля.
  4. Счет бизнес-тревел агентства автоматически подгружается в приложение.
  5. Документы «улетают» бухгалтеру.
В приложении вы собираете командировку, как конструктор: даты, заказ услуг для поездки, согласование, размер суточных, дополнительные расходы
В приложении вы собираете командировку, как конструктор: даты, заказ услуг для поездки, согласование, размер суточных, дополнительные расходы

Сотрудник + руководитель + бухгалтерия

Перевод в онлайн авансовых отчетов сэкономит тонны бумаги и нервы сотрудников и бухгалтеров. При оформлении командировки в системе Hamilton все данные о поездке – ФИО, должность, даты, город, бюджет на билеты и проживание – уже хранятся в архиве. По возвращении сотрудник открывает электронный авансовый отчет в приложении, где осталось только внести понесенные расходы и прикрепить фото чеков. После этого руководитель подтверждает, что все в порядке: тут помогает инструмент визирования электронной цифровой подписью.

Электронная цифровая подпись – цифровое подтверждение авторства и целостности документа. Для внутреннего документооборота подойдет усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП).
В модуле составления авансовых отчётов Hamilton Apps уже загружена информация о вашей командировке
В модуле составления авансовых отчётов Hamilton Apps уже загружена информация о вашей командировке

Наконец, подписанный авансовый отчет отправляется бухгалтеру для учёта. В Hamilton Apps бухгалтерские проводки, то есть записи о хозяйственных операциях формата дебет-кредит, формируются автоматически.

Сотрудник + операционный отдел + аналитики

Следующий этап – проанализировать понесенные расходы на командировки ваших сотрудников за отчетный период и разработать рекомендации для экономии бюджета в будущем. В приложениях Hamilton Apps доступен аналитический модуль, в котором удобно выгружать и сопоставлять операционные расходы по видам услуг, категориям сотрудников и кост-центрам. Важно, что данные легко перетягиваются из одной системы в другую: разработка интегрируется с большинством ERP-систем.

ERP-система (Enterprise Resource Planning) — ПО для управления ресурсами компании, включая производство, закупки, сбыт, финансы и кадры. Hamilton Apps синхронизируются с 1C, SAP, Oracle, JD Edwards и т.п., а также с внутренними бизнес-системами организаций.

Совет: настройте автоматические внутренние отчеты под внутренних ревизоров и государственных аудиторов. Так нужные подтверждающие документы всегда будут под рукой.

Интересно? Напишите нам на salescorp@vipservice.ru —  расскажем, как интегрировать приложение Hamilton у вас!

Еще больше материалов о бизнес-туризме в России, регулярные новостные дайджесты и официальные телеграммы авиакомпаний на сайте Випсервис.Радар