При финансовых проблемах работодатели иногда отправляют сотрудников в длительный или бессрочный отпуск без содержания. Это сокращает расходы на зарплату и налоги, но грозит большими штрафами. Расскажем, как и когда можно оформлять отпуск без сохранения зарплаты и на какой срок.
Когда работник может уйти в отпуск за свой счёт
В отличие от ежегодного оплачиваемого в отпуск за свой счёт уходят не по графику и без отпускных. По ст. 128 ТК РФ работник может брать его по семейным обстоятельствам или по другим уважительным причинам. Для этого он пишет заявление, в нём обязательно указывает сроки и причину, по которой ему нужен такой отпуск.
В законах нет перечня уважительных причин, но чаще всего под ними подразумевают:
- необходимость лечения, если больничный лист при этом не выдадут;
- уход за родственником, тоже без больничного;
- регистрация брака сына или дочери;
- проводы сына на военную службу и т. д.
Работодатели могут составлять свой список причин, по которым работник сможет брать отпуск за свой счёт. Список закрепляют в локальной нормативке.
Когда работодатель принимает решение о предоставлении отпуска без содержания, он учитывает ещё и производственные интересы компании. Он может отказать сотруднику, если отпуск нарушит рабочий процесс.
Отпуск без содержания по инициативе работодателя
По своей инициативе работодатель не может отправлять работников в отпуск без сохранения зарплаты — это нарушает трудовое законодательство. Если из-за кризиса у предприятия тяжёлое финансовое положение и нужно приостановить деятельность, оформляют простой — временную приостановку работы по экономическим причинам (ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ). В таком случае работнику положены выплаты за время простоя. Они меньше, чем обычная зарплата, но всё равно значительно снизить затраты на оплату труда не получится. Для снижения затрат проводят сокращение численности персонала.
Работодателям, которые решили не оплачивать простой, а отправить работников в отпуска без сохранения зарплаты на неопределённый или длительный срок, грозят административные штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ:
- для организации — от 30000 до 50000 руб.;
- для должностного лица (например, руководителя ООО) и ИП — от 1000 до 5000 руб.
Иногда штрафы могут заменять предупреждением. Но при повторном правонарушении штрафы возрастут:
- для организации — от 50000 до 70000 руб.;
- для должностного лица и ИП — от 10000 до 20000 руб.
Причём должностное лицо могут не оштрафовать, а дисквалифицировать на срок от одного года до трёх лет.
Привлечь работодателя к административной ответственности может трудовая инспекция при плановой проверке или внеплановой — по жалобам работников, а также суд.
Если работодатель уже оформил незаконные отпуска, их можно отменить. Для этого издают приказ о признании утратившими силу предыдущих приказов. С ним нужно ознакомить работников под подпись.
Кому работодатель не может отказать
Есть категории работников, которым нельзя отказать в отпуске за свой счёт. Причём для некоторых установлено гарантированное количество календарных дней в году, которые они могут брать, например:
- пенсионеры по старости — до 14 дней;
- инвалиды — до 60 дней;
- внешние совместители — они берут ежегодный оплачиваемый отпуск одновременно на основном месте работы и на дополнительном. Если по совместительству дней не хватает, на остаток оформляют отпуск без содержания;
- ветераны боевых действий — до 35 дней;
- совмещающие работу с учёбой в вузе, техникуме, колледже или допущенные туда к вступительным испытаниям — от 10 календарных дней до четырёх месяцев;
- супруги военнослужащих — у них есть право брать ежегодный оплачиваемый отпуск одновременно с супругом и если количества дней не хватает, на остаток оформляют отпуск без содержания;
- родителям и супругам военнослужащих, сотрудников ОВД, ФПС, таможенников, сотрудников уголовно-исполнительной системы, судебных приставов, погибших или умерших из-за ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении служебных обязанностей, либо от заболевания, связанного со службой — до 14 дней.
Таким работникам отпуск без сохранения зарплаты предоставляют по заявлению. Работодатель не может им отказать.
Также нельзя отказать любому сотруднику, если он собирается зарегистрировать брак, у него родился ребёнок или умер близкий родственник. В таких случаях работник может брать до пяти календарных дней отпуска без содержания (абз. 6 ч. 2 ст. 128 ТК РФ).
На какой срок можно брать отпуск за свой счёт
В законах нет минимальной и максимальной продолжительности отпуска без сохранения зарплаты. В каждом случае она будет разной. Работник сам определяет сколько дней или месяцев ему нужно для решения своих проблем и согласовывает это с работодателем. Есть только гарантированная продолжительность, установленная для отдельных категорий — инвалидов, пенсионеров, супругов военнослужащих и др.
Иногда длительный отпуск за свой счёт влияет на расчёты ежегодного отпуска.
Оплачиваемый отпуск предоставляют за каждый рабочий год — период, равный 12 полных месяцев, считая с даты приёма на работу к конкретному работодателю. Если в этом периоде работник брал отпуск без сохранения зарплаты более 14 календарных дней, дата окончания рабочего года сдвигается. Причём неважно, брал он их единовременно или по нескольку раз. Рабочий год сдвинется на число, превышающее 14 календарных дней.
Например, сотрудника приняли на работу 22 марта 2021 года. Его первый рабочий год для ежегодного отпуска — с 22.03.2021 по 21.03.2022. В течение этого периода работник три раза уходил в отпуск без сохранения зарплаты — суммарно на 19 календарных дней. Его рабочий год увеличится на 5 дней (19 - 14 = 5) и закончится 26 марта 2022 г. Когда работник пойдёт в ежегодный оплачиваемый отпуск, в приказе нужно указать продлённый рабочий год — с 22.03.2021 по 26.03.2022. Следующий период начнётся с 27.03.2022.
Выходные и нерабочие праздничные дни не продлевают отпуск без содержания. Их не исключают из расчёта, а считают как обычные отпускные дни.
Например, работник написал заявление на отпуск за свой счёт с 6 по 17 июня 2022 года. 13 июня — это праздничный день (перенос из-за совпадения с выходным). Его нужно тоже посчитать. В приказе указывают общее количество календарных дней отпуска без содержания — 12, и дату его окончания — 17 июня 2022 года.
Если работник заболел во время отпуска без содержания, больничный ему не положен. На дни болезни такой отпуск не продлевают и не переносят. Это правило установлено только для ежегодного оплачиваемого отпуска.
Как оформить отпуск без содержания
Отпуск за свой счёт оформляют как обычный отпуск, который берут не по графику — работник подаёт заявление, работодатель издаёт приказ и заполняет кадровые документы.
Получите от работника заявление
Заявление с просьбой предоставить отпуск за свой счёт работник пишет в свободной форме. В нём он указывает, для чего ему нужен такой отпуск и на какой срок, ставит дату составления и свою подпись.
Если нужно согласие работодателя, обычно руководитель пишет на заявлении «не возражаю», «согласовано» или «отказать».
В законах не прописано за сколько дней до начала отпуска нужно написать заявление. Сроки можно определить самостоятельно и закрепить в локальных актах. Например, не позднее чем за два дня до отпуска, если это не экстренный случай.
Оформите приказ
Приказ о предоставлении отпуска без содержания составляют по унифицированной форме № Т-6 или на самостоятельно разработанном бланке, закреплённом в учётной политике. Если работник присоединяет такой отпуск к ежегодному оплачиваемому, их можно оформить одним приказом.
В приказе по форме № Т-6 не нужно указывать период, за который работник берёт отпуск без сохранения зарплаты — это только для ежегодного отпуска.
Если в отпуск за свой счёт уходят сразу несколько работников, можно составить один приказ на всех — по форме № Т-6а или аналогичной.
Приказ подписывает руководитель или уполномоченный им работник, а отпускника нужно ознакомить с приказом под подпись. Сроки ознакомления тоже в законе не прописаны, их можно установить самостоятельно.
Занесите информацию в кадровые документы
Если работодатель ведёт на работников личные карточки, нужно заполнить раздел VIII «Отпуск». Туда заносят информацию о количестве календарных дней отпуска без содержания, даты его начала и окончания, а также основание — номер и дату приказа о предоставлении отпуска.
То же самое вносят в лицевой счёт, составленный на работника по самостоятельно разработанной или унифицированной форме № Т-54 или Т-54а.
Если для отпуска без сохранения зарплаты нужно было согласие работодателя, в табеле учёта рабочего времени проставляют буквенный код «ДО» или цифровой код «16». Если работодатель обязан был предоставить его по законодательству — код «ОЗ» или «17».
В графике отпусков такой вид отпуска не отражают, записку-расчёт не составляют.
Как оформить досрочный выход
Иногда работник решает прервать отпуск без сохранения зарплаты и выйти на работу. Запрета на досрочный выход нет, но и в законодательстве такой случай не предусмотрен. Его можно оформить так:
- Получите от работника заявление о том, что он желает выйти на работу. Нужно, чтобы он указал конкретную дату выхода.
- Оформите приказ о досрочном выходе работника из отпуска без сохранения зарплаты в свободной форме. Укажите в нём новую дату окончания отпуска и когда сотруднику нужно приступить к работе.
- Ознакомьте работника с приказом под подпись.
- Внесите обновлённую информацию в кадровые документы — личную карточку, лицевой счёт, график отпусков.
Сроки заявления и ознакомления с приказом о выходе из отпуска можно установить самим и прописать в локальных актах.