Каждый день нам приходится справляться с огромным количеством обязанностей. Для этого мы устанавливаем множество приложений, ведем планеры, учимся тайм-менеджменту. Однако все равно не успеваем все довести до конца, а 25 час в сутках уже не кажется чем-то забавным.
Очевидно, что внешние обстоятельства часто влияют на наши планы. То машина не заводится, то интернет отключился, то погода плохая. Да и сами мы давим на себя, стремясь выполнить множество дел за день.
Так как планировать свои ежедневные дела эффективно?
Очень просто!
Для этого вам нужно быть целенаправленным. Возьмите свой планер и организуйте свой день за 5 простых шагов:
- Определите приоритетные дела
- Создайте модули
- Определите помехи
- Не забывайте о промежутках
- Оптимизируйте
Давайте разберем каждый этап более подробно.
1. Определите приоритетные дела
Как-то раз мне довелось прочитать книгу Грега МакКеона "Эссенциализм: рациональное стремление к меньшему". Кстати, очень рекомендую ее к прочтению!
В этой книге была одна мысль, которая на самом деле перевернула мое представление о планировании. Автор рассказывает о происхождении слова "приоритет", который означает "глава, что-то самое первое".
Далее Грег МакКеон говорит замечательную вещь - приоритет может быть только один! Нет приоритетОВ, есть лишь приоритет. Поэтому каждый раз, когда вы начинаете свой день, определите приоритет.
Для этого вам нужно:
- определить свои желания и потребности
- расставить их по принципу важности, выявив единственный приоритет
Направив свои силы лишь на что-то одно, вы сможете наиболее эффективно пользоваться имеющимися ресурсами.
2. Создайте модули
Не стоит писать сплошной текст того, что вам нужно сделать за день. Иначе в этом не будет системы и понимания своей работы.
Создайте модульную структуру своего дня. Разбейте свое расписание на управляемые части. Когда у вас есть блоки, вы начинаете понимать что и в какое время вы сможете сделать наиболее эффективно.
Например, если вы офисный сотрудник, то ваш день выглядит примерно так:
- 6-8 утра - подготовка к работе
- 8-9 - дорога на работу
- 9-13 - работа
- 13-14 - обед
- 14-18 - работа
- 18-22 - вечернее время
- 22 - 6 - сон
Как видите, ваш день естественным образом разбит на определенные модули. Исходя из них, вы должна размещать свои задачи таким образом, чтобы использовать время наиболее эффективно.
Например, назначайте все встречи и важные проекты на первую половину дня. Во время обеда дайте себе качественный отдых. А остальную часть времени потратьте на решение рутинных рабочих вопросов.
Вечернее время тоже тратьте разумно. Не проводите его просто перед телевизором или допоздна сидя за компьютером. Ложитесь в одно время, уделяйте время физической активности и общению с родными.
Это может звучать сложно или слишком идеалистично. Однако только вы сможете построить такой распорядок, где все будет работать на вас. Главное пробовать и отслеживать свои процессы рабочего дня.
Чем четче ваша структура, тем проще навигация в течение дня.
3. Определите помехи
Никогда не стоит исключать непредвиденные обстоятельства и помехи, которые могут спутать ваши планы. Болезнь, плохое настроение, прокрастинация, дополнительные обязанности, приставучий начальник - все это может сильно помешать вам.
Определите помехи, которые могут возникнуть у вас в жизни. А после определите их на 2 колонки: те, на которые вы можете повлиять и те, на которые не можете повлиять.
Если вы взяли на себя много обязанностей, то можете отказаться от них, чтобы избавиться от помехи. Если же помеха не зависит от вас, то постарайтесь поменять свои планы с минимальным ущербом для эффективности.
4. Не забывайте о промежутках
Никогда не ставьте дела одни за другими. Вы должна оставлять промежутки не только для маневра, но и для отдыха. Даже 10 минут между делами на отдых сделают вашу жизнь лучше.
Поэтому обязательно ставьте промежутки. И чем сложнее была задача, тем больше времени вы должны потратить на отдых после нее.
5. Оптимизируйте
Чтобы эффективно справляться с важными задачами, нужно куда-то деть и мелкие. Для этого вы должны оптимизировать все, что только можете. Готовьте заранее, составляйте образы на работу тоже заранее.
Автоматизируйте отправку почты или уведомлений, заранее подготовьте все необходимые бланки и формы, чтобы потом их просто заполнить. Систематизируйте все документы на рабочем столе.
Придерживаясь этих 5 простых правил, вы сможете создать оптимальный день.