Отдел приема и отбора проб создан для удобства обслуживания Заказчиков. Здесь производится прием образцов. Все поступившие образцы регистрируются, шифруются и передаются на исследования. Анонимность образцов гарантирует объективность полученных результатов. Отдел производит расчет стоимости услуг, направляет их в бухгалтерию. После выполнения исследований и получения результатов в отделе оформляется протокол испытаний.
Прием образцов сотрудниками отдела осуществляется:
- с понедельника по пятницу – с 9.15 до 15.30;
- четверг-пятница – не приёмные дни для проб на микробиологические исследования.
Прием образцов для исследований после указанного времени производится только по согласованию с отделом приема и отбора проб.
Отбор проб продукции производится специалистами Заказчика, в соответствии с нормативными документами по отбору проб на определенный вид продукции (материал), методиками выполнения измерений и т.д.
При приеме образцов сотрудники проверяют правильность заполнения и информативность Заявления на проведение лабораторных исследований (испытаний), сопроводительного документа или акта отбора образцов (проб) (при его наличии).
Форма заявления (совместно с примером заполнения), акта отбора проб и сопроводительных документов размещены на сайте ГБУ РК «Республиканская ветлаборатория», а также в социальной сети «ВКонтакте» и на информационном стенде отдела приема и отбора проб для письменного заполнения.
Заявления в письменном виде принимаются в отделе приема и отбора проб.
Сотрудники отдела проводят входной контроль образцов:
- достаточность общего количества (массы) образца в соответствии с требованиями на методы отбора и методы исследований, размещенными на сайте ГБУ РК «Республиканская ветлаборатория», а также в социальной сети «ВКонтакте» и на информационном стенде отдела приема и отбора проб;
- соответствие упаковки и состояния образца;
- соблюдение условий доставки (если образец требуют особых условий хранения).
Образцы на микробиологические исследования принимается только в отдельной стерильной упаковке.
Проба (образец) представленная в единой (общей) упаковке предназначенная для исследования в различных отделах направляется сначала на микробиологические исследования (при наличии данных исследований) и далее последовательно в другие отделы, при этом Заказчик информируется об увеличении сроков выполнения исследований.
При желании Заказчик может выбрать соответствующие методы исследований (испытаний), способные удовлетворить его требованиям. Ознакомиться с методами, применяемыми в лаборатории, Заказчик может на сайте ГБУ РК «Республиканская ветлаборатория», а также в социальной сети «ВКонтакте» и на информационном стенде отдела приема и отбора проб в «Перечне методов исследований пищевой продукции, продовольственного сырья и кормов. Стоимость и сроки исполнения». Если Заказчик не предъявляет требований к методам исследований (испытаний), то сотрудники отдела самостоятельно выбирают методы проведения исследований согласно заявленной области аккредитации.
В случае если Заказчик требует проведения исследований (испытаний), не входящих в область аккредитации, то ГБУ РК "РВЛ" в «Протоколе испытаний» не делает ссылку на аттестат аккредитации.
По желанию Заказчика возможен возврат остатков образца(-ов) после проведения исследований (кроме образцов, поступивших на микробиологические, радиологические и молекулярно-биологические исследования), что отражается Заказчиком при оформлении Заявления.
На основании заявления, (акта отбора, сопроводительного документа) сотрудники отдела оформляют счёт на оплату испытаний.
ГБУ РК "РВЛ" применяется анкетирование для обеспечения обратной связи с Заказчиками.
Обратную связь с потребителем используют для улучшения системы менеджмента качества и обслуживания заказчиков.
Отдел приема и отбора проб ведет прием материала, дает консультации по видам проводимых исследований, а также их стоимости.
Специалисты отдела приема материала, так же принимают заявки на выделение специалистов лаборатории для отбора проб.
Отбор, упаковку и доставку в лабораторию биологического и патологического материала осуществляют заказчики. Сопроводительные документы оформляются ветеринарными врачами согласно ветеринарных правил и других НД (ГОСТ, инструкции и др.).
После оплаты проведения исследований заказчику выдается документ о результатах исследований (экспертиза), акт сдачи-приемки выполненных работ и счёт-фактура.