Хорошо, если работа идет по отлаженному конвейерному механизму. Увы, далеко не все сферы могут себе позволить такую роскошь. Приоритеты постоянно смещаются, и работать сложно. В этой статье попробуем разобраться, что делать, если вам трудно реагировать на изменения.
Считайте время выполнения задач
Зачем? Представим ситуацию: вы работаете, у вас есть задачи от начальства и других отделов. Тут приходят новые поручения, более приоритетные. Как доказать, что для их выполнения придется отложить предыдущие задачи? Что вы не успеете сделать все и сразу?
Для этого потребуются аргументы. Поэтому полезно считать среднее время выполнения задач. Так вы объясните, что всю работу за раз сделать не выйдет. С цифрами сложно поспорить, так что полезно иметь их под рукой.
Считайте трудозатраты
Время выполнения — хорошая, но не самая универсальная мера продуктивности. Для одного человека это работает, да. А вот если расширить такой подход на отдел или компанию, то ничего не выйдет. Потому что вы пишете отчет за час, а ваш коллега за три. И что тогда?
Поэтому стоит завести универсальную меру сложности задач. Измерять нужно в числах, в методологии Agile их называют story points.
Для объективности задачи оценивает не один человек, а команда через голосование. Далее вы смотрите среднюю производительность сотрудника в день или неделю, и равномернее распределяете нагрузку.
Максим Дорофеев в своей книге «Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо» приводит такой график:
На нем видно, что после какого-то объема задач производительность падает. Задача хорошего руководителя — найти золотую середину.
Делите работу на отрезки
Когда производительность посчитана, можно делить рабочий процесс на короткие отрезки. Так будет проще реагировать на изменения, менять курс своей работы. Вместо того чтобы расписывать план на год вперед, лучше ограничьтесь неделей-двумя. Тогда смена приоритетов не будет так сильно выбивать из колеи.
Заведите систему приоритетов
Организуйте в своей компании или отделе четкую систему приоритетов. Чтобы было ясно, какие задачи приоритетнее. Это поможет избежать лишних конфликтов. Система может быть простая: низкий, средний, высокий приоритет. Главное — чтобы было понятно, где между ними граница.
При выборе приоритета опирайтесь на срочность, важность для компании и потенциальную прибыль. Для своего бизнеса вы сами сможете подобрать более точные критерии оценки приоритета.
Как сделать это удобно?
Все, что мы описали выше — это принципы работы по гибкой методологии. Ее применяют современные компании, например, в диджитал-сфере. Чтобы устроить такой рабочий процесс, есть даже специальные программы — таск-менеджеры. С их помощью команде намного проще привыкнуть к новым правилам.