Как эффективно управлять своим временем? Какие существуют правила для эффективного планирования? Почему тайм-менеджмент так важен?
Современный ритм жизни диктует новые правила - нехватка времени, гонка за дедлайнами, постоянный стресс и огромное количество задач. Меня зовут Альбина Кадирова, ведущий менеджер направления «Образование» в компании «БАРС Груп». Сегодня я хочу поделиться своим опытом организации рабочего процесса.
УПРАВЛЕНИЕ РАБОЧИМИ ПРОЦЕССАМИ
Мне очень нравится фраза Джоша Дэвиса из книги «Успеть за 120 минут»: «Проблема в том, что мы часто переходим от одного действия к другому, не задумываясь о порядке следующих действий и их целесообразности».
Например, при планировании отпуска вы выбираете страну/город, затем решаете, каким способом будете добираться до места назначения (самолет, поезд, машина), определяетесь с гостиницей и т.д. Все это вы делаете для того, чтобы отпуск прошел максимально легко и просто. Также нужно поступать и с рабочими задачами.
Я выработала свой подход к планированию, которого стараюсь придерживаться. Надеюсь, что он поможет и вам.
- В начале рабочего дня необходимо фиксировать все новые задачи в удобном формате. Выписываем наименование задачи и крайние сроки (например, мне комфортно работать в Google Таблицах).
- Далее дополняем этот план задачами, которые уже были в работе.
- В итоге появляется backlog задач, благодаря которому можно увидеть, что в работе, на паузе или в очереди.
- Затем необходимо расставить порядок выполнения задач, учитывая приоритетность (срочно/важно), сроки, сложность (сложные задачи, в которых задействованы другие сотрудники или требуется несколько итераций, необходимо разделять на несколько частей).
- Когда план нашего путешествия (вернее рабочего дня) сформирован, приступаем к работе :)
ПРИОРИТИЗАЦИЯ ЗАДАЧ
Обычно начинаем с той задачи, которая первая попадется под руку, но это не самая лучшая стратегия. Вспоминаем Матрицу Эйзенхауэра и расставляем приоритеты следующим образом:
- срочные и важные
- не срочные, важные
- срочные, но не важные
- не срочные, не важные
Конечно, в процессе работы срочные задачи могут добавляться, тогда план немного корректируется.
ПРАВИЛА ЭФФЕКТИВНОГО ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА
Мой подход - это симбиоз планирования по матрице Эйзенхауэра, Scrum-спринтов и некоторых правил Agile. Но подобных техник (и более простых) огромное количество и их объединяют одни общие правила:
1. Ставьте сроки
Замечали тот факт, что перед отпуском человек становится особенно продуктивным? Просто нашему мозгу необходимо понимать, какое количество времени ему надо будет концентрироваться, чтобы рассчитать свои силы для эффективной работы. Поэтому: ставьте сроки! Ставьте дедлайны и определяйте конкретные временные промежутки на исполнение задачи (например, по методу «Помидора»), а также делайте перерывы.
2. «Ешьте слона по кусочкам»
Делите большие задачи на несколько маленьких. Гораздо проще понять, как дойти из дома до работы, чем из дома до Парижа, например. Объемные задачи приводят наш мозг в замешательство, в то время как декомпозиция делает цель более реальной, простой и достижимой.
3. Работайте над одной задачей за раз!
Весь фокус в фокусе…
В то время, как «фокусник» отвлекает ваше внимание вопросами, задачами, рабочими чатами - вся «магия» уже происходит. Наступает конец рабочего дня, а важная задача, к которой вы приступили с утра, так и не доделана… Не дайте себя обмануть. Магии не существует:) Весь фокус в фокусе внимания.
На самом деле, неважно, какую именно технику вы выбираете для структурирования вашего рабочего процесса. Неважно, используете вы все правила тайм-менеджмента одновременно или только одно. Главное - вы ищите и находите то, что делает планирование ваших будней простым, а использование собственных ресурсов более эффективным;)
Подборка книг, которые помогут грамотно распоряжаться своим временем:
- «Успеть за 120 минут. Как создать условия для максимально эффективной работы». Джош Дэвис.
- «Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией». Франческо Чирилло.
- «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса». Дэвид Аллен.
- «Самодисциплина. Развитие личности». Майкл Уилсон.
Полезные ресурсы: