Шаблон регламента представляет собой основу, опираясь на которую можно создавать регламенты в компании.
Регламенты при этом будут иметь единую структуру и определенную последовательность информации.
Каждый регламент в случае единой структуры легче воспринимается, позволяет быстро ориентироваться в тексте и находить нужную информацию.
Структура утверждается собственником и желательно её не менять.
Любые изменения могут приводить к сбоям и путаницам, поэтому в самом начале нужно постараться учесть всё в шаблоне.
В любой компании уже есть определённые правила и инструкции и они уже сформировались и часто имеют свою структуру, уже понятную Сотрудникам.
Если она есть её можно попробовать сохранить.
Если структуры регламентов выделить не удаётся создавать нужно всё с чистого листа и постараться, определить правильную последовательность основных блоков.
Что же должно быть в каждом регламенте?!
Всё начинается с названия;
регламент и далее описываем функцию, (работу которую описывает регламент.)
Далее следует, описание Регламента, зачем он вообще нужен, почему он важен и для кого.
Следующий обязательный раздел это; Ценный Конечный Продукт (ЦКП); Обозначение Результата, который должен получиться в процессе выполнения регламента.
Далее идёт перечень основных элементов регламента и ссылки на нужные документы, другие регламенты и инструменты.
( перечень нужен для ориентирования в тексте регламента или для быстрого перехода по нужной ссылке)
Следующий основной и самый большой блок собственно регламент, максимально последовательно и максимально детально описывающий каждое действие.
Никогда не стоит бояться излишней детальности.
Она очень пригодиться новичкам для достижения нужного результата.
Детальность может содержать лайфхаки, о которых могут забывать даже опытные Сотрудники, но которые могут приводить к улучшению результатов при перечитывании регламентов.
Некоторые детали смогут стать спорными со временем, из за новых наработок опытных Сотрудников.
И в дальнейшем работы по улучшению и изменению регламентов будут приводить к повышению общей эффективности.
Нужно помнить, что регламент не всегда является обязательным во всех случаях, в большинстве своём это передача письменного опыта вновь приходящим Сотрудникам.
И работая по регламентам вновь приходящий Сотрудник может создавать ЦКП, тот самый нужный для компании результат.
В некоторых случаях, регламент является инструментом, достижения ЦКП функции, а как им пользоваться это уже зависит от мастерства и творчества Сотрудника.
Регламент это так же инструмент для совершенствования и хранения знаний о достижении нужных внутренних результатов.
Все Регламенты Компании представляют собой книгу знаний организации.
Регламенты это основа деятельности и развития организации.
Каждый новый Сотрудник ориентируется на знания хранящиеся во внутренних регламентах.
Часто, регламенты содержат много коммуникационной информации, которая позволяет обеспечить слаженную работу всей организации как единого организма.
Даже самые квалифицированные Сотрудники должны быть интегрированы в компанию и для этого нужно следовать регламентам в отношении внутренних коммуникаций.
В этом случае выполнение требований регламента обязательно.
Каждая компания имеет свои правила и соблюдать их обязан каждый Сотрудник организации.
Последним обязательным пунктом регламента является информация о контроле и ответственности .
В этом пункте раскрывается подробно, вся необходимая обязательная к выполнению информация.
Обозначены сроки контроля и ответственности за неисполнение.
Опять же это позволяет новому Сотруднику акцентировать внимание на главном из всего регламента.
Обозначая точки контроля мы тем самым изначально расставляем приоритеты на самой главной информации в регламенте.
Делаем акценты на результатах деятельности.