Здравствуйте уважаемые читатели. Сегодня мы продолжим диалог о деловых письмах и поговорим об их видах.
Деловые письма можно разделить на следующие виды: письмо- приглашение; гарантийное письмо; письмо - просьба; письмо- ответ; благодарственное письмо; письмо - предложение; письмо - требование; поздравительное письмо; письмо - запрос;письмо - извещение; информационное письмо; письмо - отказ;письмо - напоминание; сопроводительное письмо и т.д.
Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу. В письмах указываются условия участия, место и время проведения мероприятий, а при необходимости и форма одежды. В письме обычно оформляется реквизит «приложение», в котором сообщается программа мероприятия.
Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, качество, сроки поставки продукции, оплата товара, аренды и т. д. В таких письмах используются стандартные выражения: «фирма гарантирует, гарантируем, просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии), оплату гарантируем, сроки поставки гарантируем, качество изделий гарантируем...». В письме обычно указываются платежные реквизиты организации, дающей гарантии оплаты. Желательно текст письма согласовывать с юридической службой. Кроме подписи руководителя организации может быть оформлена подпись главного бухгалтера. Подпись заверяется печатью.
Письма-просьбы составляются для того , чтобы получить информацию, инициировать действия, необходимые организации-автору. Главная цель данного письма - убедить, доказать в необходимости исполнения просьбы, поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие подтверждающие основания, которые оформляются реквизитом «приложение».Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Текст данного письма обычно строится по следующей форме: в основной части содержания изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; изложение самой просьбы; в заключительной части высказывается надежда на ожидаемый результат. Просьбы обычно выражаются словами «прошу, просим»;
-Просим оказать содействие...;
-Просим выслать в наш адрес...;
- Прошу принять меры...
Письма-ответы составляют в ответ на просьбу, предложение, запрос, приглашение. Выделяют два вида таких писем:письмо-согласие; письмо -отказ. Письмо - отказ даёт отрицательный ответ на просьбу или запрос.
Письмо-согласие даёт положительный ответ на просьбу, запрос или предложение.
Текст письма-ответа обычно начинается с повторения просьбы. Далее излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируется отказ (если это письмо-отказ) и констатируется сам отказ. Характер информации делового письма обычно предполагает альтернативность ожидаемой информации в письме-ответе, т.е. в деловой переписке действует принцип параллелизма в аспектах содержания, который отражается в языке ответной корреспонденции. Это означает:
1. Наличие в письме-ответе ссылки на первоначальное письмо и его тему;
2. Использование одинаковых языковых средств выражения (прежде всего терминологии) в обоих письмах;
3. Сопоставимость объемов информации и аспектов содержания в обоих письмах;
4. Соблюдение определенной последовательности в изложении аспектов содержания.
Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюциях руководителей. Первое и основное правило - не затягивайте с ответом, не заставляйте вашего корреспондента ждать. Если обстоятельства складываются так, что вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о тех сроках, в который вы можете дать ответ окончательно. Непременно извинитесь за задержку, указав при этом ее объективную причину. В письме-ответе указывается номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются не в тексте письма, а в установленном месте бланка или перед заголовком документа, оформленного не на бланке. Используются следующие формы изложения отказов:
-Ваше предложение отклоняется по следующим причинам...
-Направленный в Ваш адрес проект соглашения о совместных действиях отклоняется по следующим причинам..
-Сожалеем, но наша фирма не может принять Ваше предложение...
Благодарственное письмо — это документ, выражающий признательность человеку или организации. В деловом контексте работает, как поощрение сотрудника или инструмент послепродажного маркетинга.
Письма благодарности - это правила хорошего тона взаимоотношений между партнерами. В партнерских взаимоотношениях нужно уметь не только просить, но и поблагодарить за оказанное содействие. Письмо может быть оформлено на бланке письма или на бланке цветном бланке) благодарственного письма. В том случае, если письмо оформлено на бланке письма, оно регистрируется в установленном порядке. Письмо, оформленное на бланке благодарственного письма, не подлежит регистрации, на рек- визит «подпись» может быть проставлена печать. Поскольку письмо носит личностный характер, в нем не рекомендуется оформлять рек- визит «исполнитель». В текстах писем используется типовая форма изложения:
- Выражаю благодарность...;
- Искренне признателен...;
- С благодарностью отмечаем...;
- Спасибо Вам за...
Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов. Текст письма состоит из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведениях (приложения). Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка.
Письма-предложения направляют потенциальному партнеру с предложением как сотрудничества так определенных товаров. услуг и работ. Оно может быть ответом на запрос или инициативным. Логическая схема текст данного письма такая же, как и в письме-просьбе: изложение с вопроса; характеристика взаимоотношений; предложение о сотрудничестве.
В письме уместна формула вежливости. К тексту письма могут быть приложены доказательные убедительные материалы в виде соглашений, проспектов. Форма изложения текста примерно следующая:
-Мы рады предложить (рекомендовать) Вам...; Предлагаем Вам...;
-Мы уверены, что Вас заинтересует высокое качество продукции...;
-Ставим Вас в известность, что...; Надеемся на дальнейшее сотрудничество...
Письмо-требование является деловым письмом нацеленным на то чтобы заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства. Письмо-требование составляется тогда, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. Данные письма, как правило, - письма сложной структуры.
В них обязательно излагаются условия принятых ранее договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств, а также содержатся угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут им выполнены. Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:
- Требуем выполнить взятые на себя обязательства…;
-Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…;
- Требуем незамедлительно выполнить… и т.д.
Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:
- В противном случае дело будет передано в арбитражный суд;
-В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...;
-В противном случае мы не несем ответственности за последствия… и т.п.
Письмо-поздравление предятаялет собой деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения.
Если письмо обращено к организации или ее структур- ному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения. В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы:
- Искренне поздравляем Вас с…;
- Примите наши искренние поздравления в связи с…;
Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность.
Информационное письмо — адресату сообщают сведения официального характера. В таких письмах могут разъяснять отдельные положения законодательных и иных нормативно-правовых актов и давать рекомендации по их применению. Информационные письма могут рассылать широкому кругу адресатов.
Письмо-извещение — информирует о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях); как правило, рассылают широкому кругу организаций с целью привлечь их к участию в проводимых мероприятиях.
Письма-извещения могут не только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но и приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.
Письмо-напоминание имеет своей целью побудить адресата выполнить взятые на себя обязательства или принятые договоренности.
Письмо-запрос направляют в тех случаях, когда одна заинтересованная сторона желает получить от второй стороны какую-либо информацию. Оно всегда требует ответа.\
Составляться запрос может по самым разным поводам, с целью получения: прайс-листов, документов,сведений о товарах и услугах, скидках и акциях, сроках поставки или оплаты и другой информации.
Благодарю за уделенное внимание!!!!