Как отслеживать ключевые показатели бизнеса?

Чтобы принимать эффективные управленческие решения, важно понимать, как со временем меняется состояние бизнеса, растет ли он, или наоборот, претерпевает спад. Точно ответить на этот вопрос на основании общего впечатления практически невозможно: при такой оценке легко поддаться эмоциям, не разглядеть целого за частностями или принять желаемое за действительное.

Чтобы избежать подобных ошибок, руководители оценивают результативность своих действий, опираясь на объективные показатели. Их называют KPI – key performance indicators, что переводится как «ключевые показатели эффективности». По ним можно понять, насколько успешно функционирует бизнес в данный момент и как менялось его состояние в предыдущие отчетные периоды. Отслеживание ключевых показателей позволяет руководителю действовать с опорой на достоверные данные, а значит, контролировать и продуктивность работы сотрудников и то, насколько удачны были его собственные решения.

Без отслеживания ключевых показателей не обходится ни один бизнес. Даже индивидуальный предприниматель, владеющий небольшой торговой точкой и записывающий все операции в таблицу в Excel или тетрадь, ставит себе измеримые цели по ключевым показателям, например, по выручке за день. Если они не выполняются, значит, в работе точки пора что-то менять.

Самые важные бизнес-метрики

Какие именно показатели должны быть в поле зрения руководителя в первую очередь, отчасти зависит от размера компании и от того, какой у нее горизонт планирования: очевидно, что у крупной компании, строящей отношения с поставщиками в рамках квартала или целого года, и у индивидуального предпринимателя подход к анализу бизнес-метрик будет несколько отличаться. Тем не менее, есть несколько показателей, на которые нужно обращать внимание в любом случае:

• Выручка – средства, полученные в результате продаж продукции клиентам. Анализ ее динамики позволяет понять, растут ли продажи и насколько эффективно удается привлекать новых клиентов.
• Прибыль – сумма, которая остается, если из выручки вычесть текущие расходы компании. Важно учитывать этот показатель наряду с выручкой: нередко рост последней оказывается сопряжен с увеличением расходов, а прибыль в результате остается прежней.
• Чистый денежный поток – разница между всеми поступающими и расходуемыми средствами за определенный период. Он определяет, приходят деньги в компанию, или она теряет средства. Если руководитель недостаточно хорошо контролирует этот показатель, и он становится отрицательным, возникает риск кассовых разрывов.
• Оборотный капитал – все активы, имеющиеся в распоряжении компании, то есть ее собственные средства и запасы за вычетом кредиторской задолженности. У устойчивого, успешно развивающегося бизнеса этот показатель остается положительным.

Как отслеживать ключевые показатели?

Какой способ отслеживания ключевых показателей будет оптимальным, зависит от размера бизнеса. Если на начальных этапах его существования достаточно будет записи сведений в таблице Excel, постепенно отчетность будет усложняться. В итоге таблица станет слишком громоздкой и неудобной в использовании, а внесение вручную большого объема данных будет увеличивать риск ошибок.

В таком случае стоит перейти на более специализированные решения. Таков, например, Google Data Studio – инструмент для анализа и визуализации данных, позволяющий создавать удобные для понимания отчеты на основании больших массивов. Сходные функции выполняет и Microsoft Power BI, автоматизирующий сознание отчетов для целей бизнес-аналитики. В дальнейшем, по мере развития компании может оказаться, что использование готовых решений тоже не отвечает всем ее потребностям в полной мере, и тогда потребуется разработка кастомного программного обеспечения специально для нужд данного бизнеса.

Таким образом, отслеживать ключевые показатели важно всегда, вне зависимости от размера вашей компании. Они выступают в качестве ориентиров для принятия новых решений и оценки эффективности уже сделанных, а значит, помогают управлять бизнесом так, чтобы он рос и развивался.