Вы планируете день рождения на даче или в загородном доме. С чего начать, как правильно сделать заявку, чтобы оперативно получить предложение, которое вас устроит.
Речь пойдет не о доставке блюд, а о комплексной услуге, т.е. еда приедет к вам вместе с рестораном: мебелью, текстилем, фарфором и бокалами, декором, официантами и поварами.
В этой статье разберёмся, что к чему и зачем?
Итак делаем заявку. Будьте готовы сообщить менеджеру кейтеринга следующую информацию:
1. Дата мероприятия.
Чем раньше вы разместите заявку, тем лучше. Оптимальный срок размещения заявки 2-4 недели до даты мероприятия.
2. Место проведения мероприятия.
Назовите населенный пункт и шоссе, по которому до вас можно добраться. Удаленность места проведения мероприятия повлияет на смету, чем дальше от МКАД, тем дороже. Также на смету влияет удаленность населенного пункта от остановок общественного транспорта, так как в его отсутствие персонал будет добираться на такси.
Пришлите видео или фотографию места проведения мероприятия: поляны, теннисного корта, веранды и т.п. Менеджер должен выяснить все технические вопросы: наличие мебели, розеток, подсобного помещения, лестниц, логистику и т.д. Это позволит подготовить грамотное предложение и сэкономить ваши деньги.
3. Чему посвящено.
Сообщайте повод события — это важная информация для ресторана. Например, юбилейное мероприятие, скорее всего будет более торжественным, нежели не круглая дата, это отразится на меню.
4. Сколько вы планируете гостей.
Обязательно уточните, будут ли дети, сколько и какого возраста? Например: маленькие дети до 7 лет едят мало, еда для них должна быть простой и понятной, они не пьют кофе и чай. Меню для подростков также может быть более демократичным, чем взрослое, зависит от торжественности вашего события.
5. Форматы мероприятия.
Коктейль, фуршет, банкет или барбекю. Форматов существует еще больше, мы рассмотрим самые популярные. Их можно заказывать вместе или комбинировать друг с другом, например приветственный коктейль + банкет-барбекю или приветственный коктейль + фуршет с полной рассадкой гостей и т.п.
Каждый из форматов отличается по меню, выходу блюд, мебели и оборудованию, которое необходимо кейтерингу, а также по времени обслуживания.
Коктейль
Коктейль может выступать самостоятельно, либо в качестве дополнения к основному формату мероприятия, например, к банкету. Это универсальный прием гостей, на котором подаются разнообразные коктейли, вина, прохладительные напитки. Легкие закуски и напитки подаются в обнос. Гости едят стоя. Главное правило – все закуски и десерты должны быть на «один укус». Это небольшое по времени мероприятие - от 15 минут до 1,5 часа.
Мы всегда рекомендуем сделать приветственный коктейль для сбора гостей, желательно в отдельной зоне. Он позволит собрать всех гостей, немного развлечь их, дать возможность пообщаться, поднять настроение, вручить подарки имениннику и т.п.
Фуршет.
Фуршет более демократичный, чем банкет, так как позволяет гостям постоянно перемещаться, общаться с большим количеством гостей. Все гости едят обычно стоя, но рассадка гостей тоже возможна. Закуски и десерты выставляются на фуршетной линии. Гости самостоятельно выбирают и кладут себе закуски. Напитки заказывают в баре и забирают их оттуда. Индивидуальное обслуживание гостя не предусматривается. Все закуски небольшого размера и могут употребляться без использования ножа. Это средний по продолжительности формат - от 30 минут до 2 часов.
Для организации фуршета задействуется меньшее количество персонала, нежели чем для банкета, а значит он стоит дешевле, чем банкет.
Банкет.
Это торжественное мероприятие с рассадкой гостей и индивидуальным обслуживанием каждого гостя. Изысканные холодные закуски и салаты сервируются в стол. Продолжительность банкета 3-6 часов.
Барбекю.
Шведский стол, фуршет или банкет на открытом воздухе. Ассортимент еды предполагает большой выбор горячих мясных и рыбных блюд, приготовленных на гриле и мангале, а также сезонных овощей и фруктов. Возможна полная или частичная рассадка гостей. Продолжительность барбекю от 2 до 6 часов.
6. Регламент мероприятия.
От регламента мероприятия зависит во сколько ресторану необходимо приехать к вам и во сколько планируется выезд с площадки по окончанию мероприятия. С учетом этой информации рассчитывается график работы всей команды, а значит это влияет на смету.
7. Пожелания или ограничения по меню.
Подумайте, какие блюда вы хотели бы увидеть на своем столе, а какие не должны туда попасть. Уточните, что вы любите, возможно, что предпочитают ваши гости, есть ли среди гостей вегетарианцы. Знать меню кейтеринга не обязательно, у хорошего кейтеринга - большая база блюд, вам обязательно подберут блюда по вкусу. Все это существенно сэкономит время на подготовку меню.
8. Сколько вы планируете потратить.
Планируете свой бюджет, исходя из того, что подобная услуга не может стоит дешево. Она будет стоить дороже, чем в ближайшем кафе или ресторане. Это связано с тем, что у выездного ресторана другая структура затрат, И эти затраты больше, чем у стационарного ресторана. Например, оплата персонала в кейтеринге в основном, почасовая, при этом есть минималка, которая составляет 10 часов, Таких затрат, как транспорт и логистика - в стационаре нет. Кейтерингу требуется специальное оборудование, которое не нужно в ресторане, например, термобоксы для доставки продуктов, кассеты для транспортировки бокалов, рэки для мармитов и т.п. Жизненный цикл оборудования, мебели, текстиля, посуды кейтеринга меньше, потому что, все постоянно перемещается, работает в "полевых" условиях, соответственно быстрее выходит из строя, царапается, бьется и т.д.
Для подготовки любого события потребуется:
Время, поэтому кейтеринг приедет к вам заранее. Время на подготовку зависит от количества гостей, формата мероприятия, площадки.
Место не только для размещения гостей, но и для «кухни» ресторана. Кейтеринг с комплексной услугой не может работать без нее. Это должно быть чистое помещение или шатер с освещением и электричеством, его площадь зависит от количества гостей и формата мероприятия. Желательно, чтобы подсобное помещение находилось рядом с зоной обслуживания, чем ближе, тем кейтерингу необходимо меньше персонала и лучше сервис.
Ставьте лайк, если эта статья была полезна для вас.
Подробную информацию об Эксперт Кейтеринг вы можете узнать на сайте.
