Когда вы слышите термин “бухгалтерия”, вы можете подумать, что все дело в цифрах. В некотором смысле, вы были бы совершенно правы. Но если вы хотите, чтобы эти цифры были точными, процесс фактически начинается с вашего поведения. Вам нужна герметичная система для отслеживания всего. Кроме того, эта система должна быть последовательной, надежной и построенной для успеха.
Важность знания ваших чисел
Каждый год вы, вероятно, идете к врачу на осмотр. Вы не планируете это физическое, потому что знаете о какой-то насущной проблеме. Вы идете как форма профилактического обслуживания. Ваш врач посмотрит на несколько вещей, задаст зондирующие вопросы, а затем заметит некоторые области для улучшения. Они могут попросить вас тренироваться немного больше, начать принимать добавки железа или внимательно следить за тем, как чувствует себя ваше горло. Но подведение итогов помогает им понять, что вам нужно настроить, и оттуда они могут создать план игры, чтобы улучшить ваше общее состояние здоровья.
Ваша компания должна пройти аналогичные проверки, но вместо того, чтобы врач смотрел на вашу диаграмму, вы смотрите на свои книги. Какова ваша маржа? Какова ваша стоимость за единицу? Сколько из этой стоимости - материалы? Сколько стоит труд? Сколько вы тратите на маркетинг, чтобы привлечь новых клиентов? Бухгалтерский учет поможет вам ответить на все эти вопросы и, в свою очередь, оценить финансовое состояние вашей компании. Вы получите представление о том, где вы стоите, над чем вы можете работать, и придумаете план, как стать еще здоровее. Итак, хотя многие люди думают о бухгалтерии как о “бухгалтерии”, заставьте себя думать о ней как о части “операций”. Потому что в некотором смысле, именно здесь начинается ваше рабочее здоровье.
7 советов по бухгалтерскому учету для вашего бизнеса
Есть старая поговорка, которая гласит: “Когда вы назначаете что-то всем, вы не назначаете это никому”. Это отличное мышление, чтобы привнести в ваш бухгалтерский процесс. Если у вас на кухне слишком много поваров, иногда все делается дважды. В других случаях они вообще никогда не заканчиваются. В итоге вы попадаете в большую путаницу относительно того, где заканчивается работа одного человека и где начинается работа другого. Итак, поручите свою бухгалтерию одному конкретному человеку. Это поможет прояснить ожидания и создать подотчетность.
Вам также будет легче получить ответы на свои вопросы, когда вы попытаетесь отследить эту конкретную транзакцию несколько месяцев спустя.
Вы не платите никому из сотрудников, не покупаете инвентарь и не совершаете много покупок. В этом случае электронная таблица может работать просто отлично. Но по мере того, как ваш бизнес растет и развивает несколько движущихся частей, вы определенно захотите рассмотреть программное обеспечение для ведения бухгалтерского учета.
Создайте процедуру ведения бухгалтерского учета
Установите время, когда вы последовательно ведете всю свою бухгалтерию. Оттуда убедитесь, что вы действительно расставляете приоритеты. Может быть, вы ведете бухгалтерию с 4:00 до 5:00 вечера каждый божий день. Может быть, вы делаете это в течение всего дня по пятницам. Но в любом случае, будьте активны. Оставайтесь в курсе событий.
Когда происходит транзакция, это довольно управляемо, не так ли? Как насчет двух транзакций? Конечно, с этим можно справиться. У тебя определенно есть это. Но допустим, вы ведете бухгалтерию только каждый месяц. Эта куча бумаг может начать выглядеть немного хаотичной, и разобраться в ней будет сложнее. Итак, убедитесь, что вы придерживаетесь последовательной рутины. Он разбивает все на кусочки, которые можно перекусить, и гарантирует, что вы работаете с актуальной информацией.
Активно просматривайте свои книги
Иногда люди настолько сосредоточены на отслеживании, что они склонны проскальзывать на некоторых анализах. Это нормально. Такое случается.
Но, как и выше, установите рутину для просмотра ваших книг и действительно придерживайтесь ее. Посмотрите, что вы можете узнать. Вы действительно надеетесь получить полезную информацию. Если вы заметили проблему, последовательный обзор поможет вам противостоять ей лицом к лицу. Когда вы замечаете несколько вещей, которые вы делаете отлично, теперь вы можете подчеркнуть эти вещи в будущем. Советы по бухгалтерскому учету - это не просто знание ваших чисел. Они также о понимании того, что они должны сказать.
Разработайте чистый рабочий процесс для обработки транзакций
Если вы похожи на многие компании, всегда много происходит в нескольких разных уголках вселенной. Но левая рука должна знать, что делает правая рука.
Убедитесь, что вы разработали скоординированный подход. Вы надеетесь избежать сценария, когда все работают на острове. Это может привести к тому, что люди будут совершать покупки без понимания вашего общего денежного потока и бюджета. Это также может привести к тому, что менеджеры будут выполнять работу, за которую никто никогда не платит.
Это всего лишь примеры, и они никогда не произойдут в вашей компании. Но вы можете видеть, насколько важно создать согласованный процесс подачи запросов, утверждения этих запросов, выделения денег и записи всего на этом пути.
Разделение обязанностей
Когда вы разрабатываете процесс, упомянутый выше, помните о передовой практике, известной как “разделение обязанностей”. Это просто означает, что вы разделяете несколько чувствительных функций. Например, предположим, что у вас есть один сотрудник, который делает все это. Они имеют доступ к вашему текущему счету, производят платежи, а затем записывают все эти транзакции. На первый взгляд это может показаться эффективным, но оно также очень подвержено мошенничеству. По сути, они могли бы выписать себе чек, а затем замаскировать его. Конечно, вам, вероятно, никогда не придется беспокоиться об этом. Но вашим партнерам и инвесторам понравится, что вы мыслите в этом направлении.
Вы пошлете им мощный сигнал о том, что бережно относитесь к их деньгам. Итак, когда вы думаете о советах по ведению бухгалтерского учета, рассмотрите поток, который немного разделен на части. У вас может быть один сотрудник, который отправит запрос, другой человек, который его одобрит, затем вы лично самостоятельно выделяете средства, и ваш бухгалтер записывает все это на протяжении всего пути. Ваш бухгалтер, скорее всего, также будет настаивать на этих типах сдержек и противовесов и, возможно, даже предложит вашей компании следовать предлагаемому процессу.
Разделите свои личные и бизнес-аккаунты
Вы определенно хотите разделить свои личные и бизнес-аккаунты по нескольким важным причинам. Во-первых, это единственный способ получить реальное представление о финансовом состоянии вашей компании. Если вы смешиваете свои деловые и личные счета, вы путаете обзор своей компании. Во-вторых, это вопрос регулирования. Вам нужно будет подать документы в несколько различных государственных структур, а затем заплатить соответствующие налоги. Единственный способ убедиться в том, что вы выполняете эти обязательства, - это изолировать все ваши деловые операции. В-третьих, если ваш бизнес действительно работает как отдельная организация, вам предлагается полная правовая защита, предоставляемая компаниям.
Компании платят людям, что звучит очевидно на первый взгляд. Но удивительно, что много малого бизнеса владельцы забывают платить сами. Когда вы платите себе постоянную зарплату, вы узакониваете свою компанию в глазах закона и сохраняете всю свою корпоративную защиту. Это означает, что если кто-то подаст в суд на вашу компанию, они не смогут пойти за вашими личными активами, что очень важно для ограничения вашего риска. Оплата себя также дает вам реальный взгляд на вашу бизнес-модель.
Сохранить документы
Митч Хедберг, известный комик с одним лайнером, имел классический бит о сохранении квитанции для пончика, шутя: “Я не могу вспомнить сценарий, в котором мне пришлось бы доказать, что я купил пончик”. Но как бы это ни было забавно, вы действительно хотите сохранить все как часть ваших бухгалтерских усилий, потому что это действительно может сэкономить вам деньги. Допустим, вы хотите списать офисную мебель на свои налоги. Для этого вам нужны квитанции. Вам также нужно будет сохранить эти квитанции на случай, если вы когда-нибудь пройдете аудит. Это звучит ошеломляюще? Отличная новость. Это не должно быть. Большинство бухгалтерских программ имеют место для сканирования и хранения квитанций. Таким образом, это становится действительно безболезненным, чтобы сохранить все ваши вспомогательные документы.
Эта следующая часть вытекает из вышесказанного, но всегда, всегда, всегда запрашивайте документы. Если вы согласны на определенную цену по телефону, это здорово. Но сделайте этот дополнительный шаг и запросите фактический заказ на покупку. У вас есть тысяча вещей, чтобы держать прямо, поэтому, как только вы получите все в письменной форме, это одна вещь меньше беспокоиться.
Рассмотрим компанию по расчету заработной платы
Ваш инстинкт, чтобы справиться со всем самостоятельно, велик. На самом деле, это, вероятно, сэкономило вам много денег за эти годы. Но компании по расчету заработной платы удивительно доступны и, как правило, стоят своих затрат. Они идут в ногу с последними налогами, требованиями к удержанию и подготовкой правильных форм к налоговому сезону. Они также помогают настроить прямые депозитные и пенсионные взносы. Но больше всего они экономят ваше время. Они помогут вам поставить процесс оплаты на круиз-контроль, так что вы можете получить немного больше администратора с вашей тарелки и перейти ко всем тем другим вещам, которые вы делаете лучше всего.