Закон разрешает работодателям вести кадровый документооборот в электронном виде. Закон был принят еще в 2011 году. (Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ).
Таким образом теперь вызывать работников в отдел кадров для подписания документов не нужно.
Такая возможность появиться в ближайшем будущем, оформлять документы через Госуслуги. Проект постановления уже подготовлен.
Кадровые документы возможно оформлять с помощью электронной подписи без их дублирования на бумажном носителе. Для реализации такого проекта Трудовой кодекс РФ дополнили новыми статьями:
- 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений»;
- 22.2 «Порядок организации перехода на электронный документооборот и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот в сфере трудовых отношений»;
- 22.3 «Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота в сфере трудовых отношений».
Переходить на электронный документооборот или нет решать каждому работодателю, принудительно это делаться не будет.
Как и все новшества в организации введение электронного кадрового документооборота должно производиться на основании локального акта, который принимают с учетом мнения профсоюза, в случае его наличия.
Для реализации электронного кадрового документооборота работодатель может использовать платформу «Работа в России» или разработать свою с учетом специфики хозяйственной деятельности.
Взаимодействовать с порталом Госуслуги будет с помощью определенного технического решения, интегрированного с порталом, либо единой системы межведомственного электронного взаимодействия.
По проекту взаимодействие информационной системы работодателя и портала Госуслуг должно обеспечивать:
- создание документов;
- подписание документов;
- направление документов сотрудником или лицом, которое поступает на работу, в информационную систему работодателя подписанных документов, в том числе заявлений, уведомлений и сообщений, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумаге;
Речь идет о таких документах, например как:
- заявлении о выдаче документов, связанных с работой, кроме трудового договора;
- договора о материальной ответственности;
- ученического договора;
- договора на получение образования;
- согласия на перевод;
- заявления об увольнении;
- отзыва заявления об увольнении;
- документа об ознакомлении с уведомлением об изменении условий трудового договора;
- приказа о применении дисциплинарного взыскания;
Работодатель будет обязан уведомить каждого работника о переходе на электронный документооборот и получить его согласие. Также стоит отметить, что работник вправе от него отказаться. Если письменного согласия не будет, то это приравнивается к отказу. Но работник также сможет дать согласие позже.
Чтобы подписать электронный трудовой договор, работодатель должен использовать только усиленную квалифицированную электронную подпись, а работник может использовать простую неквалифицированную электронную подпись.