Есть распространённая фраза «Хотите загубить дело – устройте совещание». Сегодня я хотел бы высказаться по теме необходимости проведения совещаний при проектировании и их достаточности как для руководителей, так и для проектировщиков.
Руководители организовывают совещания, для того чтобы понять состояние по объектам, которые они разрабатывают и принять оперативные решения на основании полученных данных от докладчиков. Есть ли оптимальная наполненность и продолжительность производственных совещаний? Нужно ли всем специалистам принимать участие в совещаниях? Исходя из практики проведения и участия в них, к сожалению, 90% информации — это диалог докладчика и руководителя в разных его формах (доклад, предложения, а иногда оскорбления и даже угрозы). Примерно 90% участников не высказывают своего мнения по поводу той или иной производственной ситуации, боясь реакции руководителя, не желают вступать в диалоги с коллегами или в открытую конфронтацию с ними, так как это испортит настроение на оставшуюся часть дня, или человеку просто не интересен итоги общей работы, или он может просто выполнить любое задание, или оставить его «на потом» так как считает, что его не слушают.
Так эффективно ли совещаться, если большая часть находящихся на нем сотрудников просто просиживают время? Думаю, нет. Гораздо эффективнее собирать предметные совещания, не слишком затянутые по длительности. Собирать только нужных в этот момент сотрудников для решения определенных задач. Да, от руководителя потребуется больше усилий по организации и подготовке к этим совещаниям, но и эффекта от них будет гораздо больше. Меньшее отвлечение сотрудников от производственных дел, которые вместо, того, чтобы выслушивать диалоги или монологи могут заниматься своими прямыми обязанностями и приносить прибыль компании.
Каждая компания сама для себя выбирает формат этих совещаний. На сегодняшний день разработчики программного обеспечения практически не предлагают решений по организации процессов для проектных компаний, или мне об этом не известно, и итоги совещаний в лучшем случае заканчиваются протоколом еженедельного совещания, которые оформляются в текстовых редакторах. Возможно, удобнее ставить и отслеживать выполнение задач с привязкой к конкретному объекту инструментами одного программного обеспечения.