Если раньше для координации работы всех офисов и создания корпоративной сети необходимо было вложить средства в дорогостоящее телефонное оборудование и организовать отдельную АТС на основе аналоговой телефонии для каждого филиала, то сейчас облачная IP телефония предоставит более выгодные условия обслуживания.
Организация единой телефонной сети между филиалами
Благодаря VoIP телефонии, компания оптимизирует свои расходы на телефонные коммуникации, покупку оборудования, содержание серверов. При использовании виртуальных номеров количество пользователей сети может расти без ущерба для продуктивности. Поэтому с минимальными затратами времени получится объединить главный офис, региональные филиалы и удаленных сотрудников.
Чтобы удаленные филиалы могли без препятствий обмениваться звонками и данным, провайдер IP телефонии Freezvon предлагает несколько простых решений:
1. Подключаем виртуальный номер и IP АТС
Использование виртуальных номеров для организации корпоративной сети имеет много преимуществ: компания меньше тратит на телефонию, при переадресации на SIP входящие звонки от клиентов и сотрудников будут бесплатны или с минимальными тарифами, даже когда филиалы находятся в разных государствах.
Управление всем процессом общения происходит через виртуальную АТС. Благодаря тому, что она работает через облачный сервер, IP АТС автономна и не зависит от наличия специального оборудования. Для корпоративной телефонной сети не понадобится покупка новых телефонных аппаратов — на компьютеры сотрудников устанавливается программа для звонков (софтфон). Другой вариант — настроить переадресацию на офисные городские телефоны, но тогда тариф возрастает.
Виртуальная АТС обеспечивает стандартизацию телефонной связи и гарантирует, что каждый сотрудник, включая удаленных менеджеров, получает доступ к инструментам управления звонками. Для ведения клиентской базы данных виртуальную АТС можно подключать в CRM системе Bitrix24.
2. Создаем добавочные номера
Виртуальная АТС позволит создавать добавочные номера. Их можно назначать для различных отделов, но также их используют для быстрого соединения по телефону с региональным офисом. При звонке по главному номеру компании абонент сможет через голосовое IVR меню направить звонок в нужный отдел или филиал.
Если в компании есть работники, которые имеют разъездной характер работы, будет оптимально установить на их смартфоны софтфон. Тогда они даже во время поездки смогут участвовать в голосовой конференции, организованной руководителем направления. Опция виртуальная комната запускается через облачную АТС, после чего участники могут зайти по ссылке, введя код для входа.
3. Настраиваем голосовое IVR меню
Из виртуальной АТС можно самостоятельно настроить интерактивное IVR меню. Его задача — обеспечить быстрое соединение абонента с нужным отделом или региональным офисом с помощью ввода в тоновом наборе добавочного номера. Специалисты Freezvon помогут с разработкой структуры меню, записью голосовых файлов, чтобы вы были уверены, что система верно обрабатывает все команды.
4. Организовываем документооборот
Виртуальный номер для факса позволит принимать документы на электронную почту без подключения факсимильного аппарата. Такой сервис будет полезен как для организации совместной работы между филиалами, так и когда руководитель находится в отъезде, но требуется получить факс.
Полезные сервисы VoIP телефонии для руководителей
Виртуальная телефония сократит расходы на звонки и позволит провести объединение офисов в одну сеть. Это создаст комфортные условия для коммуникации между филиалами, благодаря чему руководителю будет проще контролировать работу региональных отделений.
Для этого в виртуальной АТС имеются следующие опции:
- Голосовая почта сохраняет сообщения от сотрудников, когда руководитель временно недоступен;
- Статистика звонков позволит получать информацию о продуктивности менеджеров. Для анализа следует учитывать информацию о количестве совершенных, пропущенных вызовов, продолжительности разговора;
- Конференц-связь устанавливает соединение между несколькими абонентами, что позволит общаться с менеджерами даже во время деловых поездок;
- Записи разговоров сотрудников можно анализировать, если замечено уменьшение продуктивности работы. А записи переговоров с партнерами и клиентами будут дополнительным аргументом на случай, если одна сторона захочет поменять условия сделки.
Freezvon поможет создать единую телефонную сеть для главного офиса и всех филиалов компании с помощью облачной IP телефонии. Обращайтесь! Мы на связи 24/7.