Здравствуйте уважаемые читатели. Сегодня в рамках разговора о различных видах документов, мы рассмотрим такой документ как справки.
Справка представляет собой документ, содержащий описание и подтверждение фактов событий . Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. Если есть документы, послужившие основанием для ее составления, на них делается ссылка. В отличие от докладных записок текст справки содержит только перечисление каких-то фактов или изложение истории вопроса. Данные могут оформляться в виде таблицы, которая включается в текст.При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения: полноты и достоверности фактов и сведений; правильности оформления средств обратной связи (адрес, в том числе и электронный, телефон, факс); точности датирования; соблюдения уровня подписания. Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки.
Спавки бывают служебного и личного характера.
Служебная справка является официальныим документом, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.). Справки служебного характера могут быть внешними и внутренними.
Внешние справки представляются по запросу вышестоящих организаций, сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.).
Внутренние справки представляются руководителю организации или коллегиальному органу по их указанию.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки. Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом составителем.Справки, за содержание которых несет ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями. При необходимости служебная справка может заверяться печатью. В обязательном порядке печатью организации заверяются личные справки.
Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки.Датой справки является дата ее подписания. Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом. Например:
По состоянию на 11.05.2008 или За период с 01.01.2007 по 31.12.2008
Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении внешней справки используются следующие реквизиты: адресат; заголовок к тексту;текст; отметка о наличии приложения (если оно имеется);отметка об исполнителе (при необходимости);визы;подпись; дата; регистрационный индекс. Поскольку внешняя справка является исходящим документом, на ней должен быть указан адресат, который оформляется в соответствии с установленными требованиями. Как правило, при оформлении внешних справок используются следующие виды адресования: руководителю вышестоящего органа; организации в целом; структурному подразделению организации; конкретному должностному лицу организации (не руководителю).
Состав реквизитов, используемых при составлении внутренней справки, идентичен составу реквизитов внешней справки, за исключением реквизитов бланка. Автор - составитель внутренней справки (структурное подразделение организации) указывается в заголовочной части документа в левом верхнем углу. Наименование организации, как правило, включается в наименование должности руководителя организации, при оформлении реквизита «адресат». Так как внутренняя справка составляется не на бланке, наименование структурного подразделения - автора документа допускается указывать не в заголовочной части справки, а в реквизите «подпись». В этом случае внутренняя справка будет иметь следующую структуру:
К служебным справкам (внешним и внутренним) должен составляться заголовок (для объемных справок с текстом, превышающим 15 строк). Заголовок формулируется с помощью предлога «О» («Об») и отглагольного существительного. В тексте служебной справки вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Кроме того, может даваться ссылка на соответствующий документ (распорядительный - приказ, распоряжение и др., письмо вышестоящего органа, план работы и т.п.), в соответствии с которым составляется справка. В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования. Далее в справке указываются установленные факты, описываются события по существу, нарушения, несоответствия законам и другим нормативным актам либо отмечаются положительные стороны работы. Могут указываться фамилии конкретных должностных лиц, структурные подразделения - исполнители, точные даты либо хронологические рамки.
Личная справка - официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый частному лицу. Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Если ситуации, по которым выдаются справки, являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретные бланки.
Текст справки биографического характера начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. На справке должны обязательно стоять дата ее подписания, подпись и печать. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в одном экземпляре. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные. В зависимости от назначения справки это могут быть руководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организации и начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатью организации.Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дата, текст, подпись, печать. В личных справках заголовок допускается не указывать.Типовой состав информации справок личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или с помощью клавиатуры компьютера.
Также зависимости от цели создания справка может носить информационный, аналитический или отчетный характер.
Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй - анализ ситуации или вопроса, в третьей - выводы и предложения.
Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например, (справка о текучести кадров за второе полугодие 2022 г.)
Информационные справки составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь заголовок, согласованный с текстом справки.
Текст и информационной, и отчетной справок может быть оформлен в виде, таблицы, включать разделы и подразделы.
Благодарю за уделенное внимание!!!!
#делопроизводство
#информационно-справочная документация
#справка
#виды справок